Google Docs là công cụ xử lý văn bản trực tuyến tuyệt vời của Google với nhiều tính năng thông minh giúp mọi người có thể làm việc cùng nhau trên cùng một bản thảo trong khoảng thời gian vô tận. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa thực sự hiểu về ứng dụng này, vì thế chúng tôi xin ra các thông tin về Google docs là gì? Bật mí một số tính năng có trên Google Docs để các bạn tham khảo.
1. Google Docs là gì?
Google Docs là một ứng dụng dùng để soạn thảo trực tuyến và được cung cấp bởi nhà phát hành Google cùng với 2 bộ ứng dụng khác Google Sheets để soạn thảo bảng tính, trình chiếu văn bản trên Google Slides.
Google docs đặc biệt ở chỗ cho phép người dùng có thể tạo ra những tài liệu trực tuyến và chia sẻ với người khác dễ dàng. Điều này sẽ làm tăng sự liên kết và trao đổi trực tiếp ngay bản tài liệu.Vào tháng 10 năm 2006 Google Docs quyết định kết hợp những tính năng của cả hai dịch vụ Writely và Spreadsheets và phát hành vào năm 2007.
Google Docs hoạt động thông qua tài khoản đăng nhập Google của người dùng để liên kết thông tin với máy chủ của Google. Người sử dụng được cung cấp 10GB lưu trữ sử dụng và 1GB các định dạng kiểu dữ liệu chưa được chuyển đổi hoàn toàn miễn phí, khi quá mức này bạn sẽ phải mua thêm dung lượng.
2. Các ứng dụng nổi bật của Google Docs
Document: Đây là công cụ đã được tích hợp nhiều tính năng cải tiến như định dạng, thay đổi kích thước font, căn chỉnh lề, cách dòng, tạo mục lục, danh sách... tương tự như trong ứng dụng Microsoft Word.
Spreadsheet: Công cụ Spreadsheet có chức năng tương tự như Spreadsheet của OpenOffice hay Excel của Microsoft Office. Về cụ thể, nó còn được tích hợp thêm nhiều chức năng tính toán khác phụ vụ nhiều công việc trong các ngành nghề khác nhau như kỹ thuật, kế toán, tài chính, thống kê, phân tích...
Presentation: Đây đơn giản là 1 chương trình để làm thành file trình chiếu slide – show và nó tương tự như Microsoft Presentation.
Drawing: Công cụ này cho phép người sử dụng tạo biểu đồ hoặc các đường vẽ cơ bản.
Form: Giúp người dùng hoàn tất các bản mẫu khảo sát trực tuyến nhanh chóng chỉ với vài thao tác cơ bản.
3.Một số tính năng đáng chú ý trên Google Docs
Sau khi bạn đã hiểu được Google Docs có nghĩa là gì rồi, chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về những công cụ hữu ích nhất mà hiện tại công cụ Google Docs đang sở hữu.
a. Nói để nhập dữ liệu
Thay vì phải ngồi lóc cóc gõ văn bản, bạn có thể sử dụng tính năng nhập dữ liệu bằng giọng nói trên Google Docs, đặc biệt trên ứng dụng này hiện còn đang hỗ trợ cả ngôn ngữ Tiếng Việt nên sẽ rất thuận lợi cho công việc của bạn.
Cách sử dụng tính năng này cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn vào mục Công cụ -> Nhập bằng giọng nói. Bạn làm theo những chỉ dẫn hiện trên màn hình để kích hoạt công cụ bằng giọng nói.
Khi xuất hiện một cửa sổ bạn chọn ngôn ngữ và biểu tượng mic dùng để ghi âm và nhận lệnh người dùng xuất hiện. Tuy nhiên , bạn cần phải lưu ý tính năng này hiện mới được hỗ trợ làm việc ở trên trình duyệt Google Chrome
b. Xóa định dạng văn bản
Việc bạn sao chép và dán quá nhiều dữ liệu có nhiều định dạng khác nhau ở các nguồn khác nhau, sẽ làm văn bản của bạn bị xáo trộn, đó là lúc tác dụng của xóa định dạng văn bản được phát huy tác dụng.
Để làm được việc này, đầu tiên bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn xóa định dạng, sau đó bạn ấn chuột phải và chọn vào mục Clear Formatting hoặc có thể nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + \
Sau đó bạn chọn vào mục Normal text từ menu xuất hiện ở ngay dưới phần Format và Tools để xóa định dạng văn bản.
c. Ở chế độ gợi ý
Đây có lẽ là một chế độ vô cùng tuyệt vời hỗ trợ đắc lực cho việc làm nhóm cực kỳ tốt , người được quyền truy cập có thể sử dụng chế độ gợi ý để thông báo cho những người biết rằng những vấn đề cần chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn còn có thể đưa ra được quyết định chỉnh sửa hoặc không chỉnh sửa vấn đề đó.
Cách bật tính năng này khá đơn giản,người dùng hãy nhìn góc bên phải phía trên, tìm kiếm và chọn vào mục Suggesting.
d. Tag một ai đó vào trong phần bình luận
Để nhắc nhở một ai đó vào một phần văn bản cần chú ý, bạn có thể sử dụng tính năng tag người dùng vào phần bình luận. Bạn cần gõ: @ hoặc là dấu “+” và chọn tài khoản Gmail của bất kỳ ai đó vào trong phần bình luận, nêu nội dung cần trao đổi và người được tag đó sẽ nhận được một email thông báo. Ngoài ra, khi người đó nhấn vào nút Giải quyết thì người tạo bình luận cũng nhận được Email thông báo.
e. Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến
Ngay cả khi không kết nối mạng, bạn vẫn có thể làm việc trên Google Docs với đầy đủ các tính năng chỉnh sửa, lưu dữ liệu,... với chế độ Ngoại tuyến. Đây là một tính năng vô cùng hữu ích khi người dùng không thể kết nối Internet ngay khi cần.
Để sử dụng tính năng này người dùng nhấn vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang rồi nhấn chọn Cài đặt. Trong giao diện cài đặt hãy bật chế độ ngoại tuyến lên rồi thực hiện các thao tác tiếp theo hướng dẫn.
Ngoài những tính năng nổi bật đã kể ở trên đây, Google docs vẫn còn rất nhiều tính năng thông minh khác giúp hỗ trợ người dùng tối đa trong việc soạn thảo, lưu trữ và trình chiếu văn bản.
Với những chia sẻ về Google docs là gì? Bật mí một số tính năng có trên Google docs chúng tôi hy vọng đã giúp bạn có những thông tin cần thiết. Bạn hãy chia sẻ nếu thấy nó hay và hữu ích nhé.
Google Tài liệu là một trình xử lý văn bản trực tuyến cho phép bạn tạo và định dạng tài liệu cũng như cộng tác với người khác. Xem 5 mẹo hàng đầu của chúng tôi dành cho Google Tài liệu. Cách tạo một tài liệu mới:
Bạn cũng có thể tạo tài liệu mới trên URL docs.google.com/create.
Cách chỉnh sửa tài liệu:
-
Trên máy tính, hãy mở một tài liệu trong Google Tài liệu.
- Để chọn một từ, hãy nhấp đúp vào từ đó hoặc sử dụng con trỏ để chọn văn bản bạn muốn thay đổi.
- Bắt đầu chỉnh sửa.
- Để hủy hoặc thực hiện lại một thao tác, ở phía trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Hủy .
Lưu ý: Để chỉnh sửa tài liệu trên thiết bị màn hình cảm ứng, chẳng hạn như Pixel Book, hãy nhấn đúp vào tài liệu đó để bắt đầu nhập.
Bước 3: Chia sẻ và cộng tác với người khác
Bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục với mọi người và cho phép họ xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tệp và thư mục đó.
Bài viết liên quan
Thông tin này có hữu ích không?
Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?
Cũng giống như những công cụ soạn thảo văn bản khác, Google Docs là một dịch vụ soạn thảo văn bản khá nổi tiếng của Google hoạt động trên nền web. Trong bài viết này, Sforum.vn sẽ giới thiệu đến bạn 8 tính cơ bản của Google Docs bạn cần biết.
Chắc hẳn bạn đã quen thuộc với Google Docs – 1 tiện ích của Google cho phép bạn lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ trực tuyến các file văn bản, bảng tính cũng như các file trình chiếu. Tuy vậy, bạn sẽ tiếp tục thích thú với 8 tính năng thú vị sau đây. Hãy cùng theo dõi bài viết nhé.
1. Nói để nhập liệu
Nói để nhập liệu chắc chắn sẽ đơn giản hơn việc phải ngồi gõ các đoạn văn bản dài vô tận. Đặc biệt, Google Docs hiện nay đã hỗ trợ nhập liệu bằng Tiếng Việt rồi bạn nhé.
Để mở công cụ này, bạn cần làm theo các bước: Nhấn chon Công cụ [Tool] > Nhập bằng giọng nói [Voice typing].
Một cửa sổ chọn ngôn ngữ hỗ trợ và biểu tượng mic để ghi nhận lệnh người dùng xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy có ngôn ngữ Tiếng Việt. Tuy nhiên cần lưu ý, tính năng này hiện chỉ mới làm việc trên trình duyệt Google Chrome.
2. Xóa định dạng
Việc sao chép và dán nhiều đoạn văn bản từ nhiều nguồn khác nhau, cộng với việc font chữ bị khóa sẽ khiến văn bản trên Google Docs của bạn vô cùng lộn xộn. Đó là lúc nên sử dụng tính năng xóa định dạng có sẵn trong dịch vụ này.
Bước 1: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản, sau đó nhấn chuột phải chọn Xóa định dạng [Clear formartting]Ctrl + .
Bước 2: Truy cập Định dạng [Format] > Xóa định dạng [Clear formartting].
Bước 3: Nhấn chọn Normal text từ menu xuất hiện ngay dưới mục Định dạng và Công cụ.
3. Bổ sung font chữ
Để thêm font cho Google Docs, bạn cần nhấn vào menu Font ở trên cùng của văn bản. Sau đó, bạn chọn More font để thêm vào hàng trăm mẫu font khác nhau tuyệt đẹp.
Ngoài ra, nếu muốn kiểm tra sự khác biệt khi thay đổi font chữ trên Google Docs, bạn có thể sử dụng công cụ Google Font.
4. Chế độ gợi ý
Đây là một chế độ thông minh hỗ trợ làm việc nhóm rất tốt. Người dùng có thể sử dụng chế độ gợi ý để thông báo cho bạn bè biết về chỉnh sửa trên Google Docs, đồng thời đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối những thay đổi đó.
Bật tính năng Chế độ gợi ý [Suggetion mode] bằng cách nhấn chọn vào nút bấm hình bút chì ở góc trên bên phải của tài liệu, sau đó nhấn chọn mục Đề xuất [Suggesting].
5. Tag ai đó vào bình luận
Tính năng này khá thú vị vì bạn có thể dễ dàng tag một ai đó vào phần bình luận trong Google Docs. Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần gõ: “@” hoặc dấu “+” và chọn email của một người nào đó vào trong phần bình luận.
Người được tag sẽ nhận được thông báo qua email.
6. Chế độ Offline
Chế độ offline sẽ cho phép người dùng có thể sử dụng Google Docs ngay cả khi không có kết nối Internet. Lưu ý rằng, tính năng này sẽ chỉ hỗ trợ trên Google Chrome.
Bật tính năng này bằng cách truy cập Google Drive > nhấn chọn biểu tượng bánh răng ở góc phải > Cài đặt [Settings].
Trong mục Ngoại tuyến [Offine], bạn nhấn chọn ô Đồng bộ hóa Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến [Syncs Google Docs, Sheets, Slide Drawings files to this computer so that you can edit offline].
Từ đây, bạn đã có thể chỉnh sửa các file văn bản, bảng tính hay văn bản trình chiếu một cách dễ dàng ngay cả khi không có Internet.
7. Chuột phải để tìm kiếm
Thật dễ dàng nếu bạn muốn tìm kiếm một định nghĩa về ngôn ngữ hoặc tìm thông tin liên quan đến từ đó trên mạng Internet. Hãy thử với tính năng Định nghĩa [Define]và Khám phá [Research]trên Google Docs.
Bạn chỉ cần bôi đen, sau đó nhấn chuột phải vào mỗi từ bạn muốn tìm định nghĩa hoặc tìm kiếm trên Internet, Google Docs sẽ cho bạn hai tùy chọn gồm Định nghĩa [Define] và Khám phá [Research] để thực hiện.
8. Xem lại lịch sử hoạt động
Cũng giống như tính năng tự động lưu trữ trên bộ công cụ văn phòng của Microsoft, Google Docs cũng cho phép người dùng có thể lưu lại lịch sử hoạt động và xem lại khi cần thiết.
Để xem lại lịch sử hoạt động trên Google Docs, bạn cần nhấn Tệp [File]> Lịch sử phiên bản [See revision history] [Ctrl + Alt + Shift + H] . Sau khi thực hiện thao tác này, Google Docs sẽ hiển thị cho người dùng danh sách các phiên hoạt động trước đó, sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Nếu muốn khôi phục lại phiên bản nào, bạn chỉ cần nhấn vào phiên bản đó và click chọn Khôi phục [Restore] để khôi phục lại.
Trên đây là bài viết giới thiệu 8 tính năng cơ bản của Google Docs bạn cần biết. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Sforum.vn, bạn đọc có thể hình dung thêm được nhiều cách sử dụng với Google Docs, một công cụ chỉnh sửa, trình bày văn bản trực tuyến khá hoàn thiện của Google.
Nếu thấy mẹo Windows trên đây hữu ích đừng quên chia sẻ đến bạn bè nhé!