File excel quản lý theo dõi hàng hóa năm 2024
Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,...Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều đấy. Show
Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý kho hàng mà cửa hàng nào cũng nên biết. Không chỉ đơn giản, tiện lợi, phần mềm ứng dụng này còn không đòi hỏi bạn phải trả bất kì khoản chi phí nào. Cùng tham khảo cách quản lý kho bằng Excel qua bài viết dưới đây nhé. 1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng bằng ExcelKho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào. Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,... mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel. Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng. 2. Quản lý kho bằng Excel2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng ExcelMiễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel. Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi. Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn. Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm. Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này. 2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng ExcelKhông có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn. Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này. Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng. Xem thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel - Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel 3. Các bước quản lý kho bằng ExcelHướng dẫn tạo file quản lý kho xuất nhập trên excel chi tiết hiệu quả 3.1.Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệuBước 1: Mở một file mới Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO. Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet Với sheet NHAP Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú. Nhập tên hàng hóa và dữ liệu Với sheet XUAT Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng. Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú. Nhập dữ liệu xuất hàng Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.Pos Với sheet DANH MUC Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm. Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây. Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên. Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ. Danh mục hàng hóa được lưu trữ Với sheet BAO CAO Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn. Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối Báo cáo nhập xuất kho Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:
3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn khoNhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó…. Tuy nhiên lại không phải thế. Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc. Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ. Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang. Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.
Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về N/ATa dùng hàm Iferror để bẫy lỗi N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi. VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ với số lượng hang ít. Nếu cửa hàng của bạn có quy mô lớn hơn thì tốt nhất là bạn nên dùng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tối ưu nhất. 4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng
4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàngNhược điểm duy nhất của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng là sẽ mất phí. 5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vnPhần mềm quản lý kho hàng, bán hàng Nhanh.vn đang được hơn 80.000 doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho hàng của Nhanh.vn ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn , nhưng đến với Nhanh.vn mọi việc trở nên dễ dàng hơn. |