Mình đã có ý định viết bài này khá lâu bởi mình thấy việc nắm được quy tắc viết chính tả tiếng Việt sẽ giúp cho chúng ta chỉn chu và trở nên chuyên nghiệp hơn, kể cả khi bạn không phải là một content writer, copywriter hay nhà báo. Kỳ thựclúc đầu mình tính đặt tên bài viết là Quy ước thể hiện văn bản, tuy nhiên điều này dễ khiến nhiều bạn nhầm lẫn sang nội dung trình bày văn bản hành chính mà Bộ nội vụ quy định.
Những người bạn của mình hoạt động trong lĩnh vực marketing thường search các từ kiểu như: nguyên tắc viết hoa, các lỗi chính tả thường gặp, quy tắc chính tả, nguyên tắc viết tắt, quy tắc viết từ nước ngoài, v.v...Hiếm thấy ai nghĩ ra được cụm từ "thể thức trình bày văn bản"để tìm kiếm cả. Bởi vậy với cách đặt tiêu đề như thế này mình hi vọng nó sẽ đến được với nhiều bạn cần. À, mình viết bài này chủ yếu cho các bạn marketing hay hỏi mình, nên nó được để trong danh mục học marketing. ;]]]
Dành cho ai quan tâm Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:Tại đây
Trong thông tư này chi tiết từ những quy định chung [phông chữ sử dụng, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, v.v...] cho đến những quy định thể thức và kĩ thuật cụ thể [Quốc hiệu, tên cơ quan, số hiệu văn bản, chức vụ, quyền hạn, họ tên, chữ kí của người có thẩm quyền, v.v...].
Hôm nay là một buổi sáng chủ nhật, Sài Gòn lúc sớm mưa lất phất và một chút hơi mát khá dễ chịu. Nó là động lực để mình dậy sớm, đi xuống nhà ngồi trong Highland Coffee, Saigonres Plaza Nguyễn Xí soạn nội dung này. Đây là lần thứ 2 mình ngồi ở đây và mình quyết định chọn nó quán ruột thay vì The Coffee House như lúc trước.
30s dành cho cảm xúc của mình đã xong. Giờ thì mình quay trở về vấn đề 6 quy tắc sẽ trình bày, mình muốn lưu ý rằng đây là nội dung bạn hãy đón nhận với tâm lý thông tintham khảo,bạn sẽ gặp một số nội dung hiện vẫn còn nhiều tranh cãi. Vậy nên, hãy tự chọn cho mình cách thể hiện nào bạn cho là phù hợp và được nhiều tờ báo uy tín hiện nay sử dụng.
Quy ước này là tài liệu đào tạo team marketing, lưu hành nội bộ trong Công ty Viet Solution. Thời gian còn là trưởng phòng dự án, mình có nhờ anh Tăng Bá Sên [người từng là Journalist tại Báo Thanh Niên, Trưởng ban biên tập tại Báo Phụ nữ & gia đình, Head of PR & communications của Cityland Group], cố vấn truyền thông của mình thời điểm đó, biên tập tài liệu này để trainning cho các bạn content writer. Anh Sên có chia sẻ rằng nó là tài liệu tổng hợp do nhiều anh chị ở Báo Thanh Niên, không phải riêng anh.
Đương nhiên, trước khi public nội dung này, mình đã xin phép và được sự đồng ý của cả anh Tony Nguyen [CEO của Viet Solution] và anh Tăng Bá Sên. Đặc biệt, hi vọng các anh chị bên BáoThanh Niênsẽ không giận vì mình chưa xin phép anh chị.
Lưu ý nhỏ rằng trong bài, sẽ có vài chỗ mình biên tập lại hoặc bổ sung thông tin tham khảo theo ý của mình.
Bài viết này rất dài, bạn có thể bấm vào nút Mục lục bên phải để chuyển đến ngay nội dung cần nhé.
Quy tắc viết hoa
Mục tiêu là giảm thiểu những chữ viết hoa không cần thiết, giảm thao tác của người viết và đồng thời đỡ gây rối mắt người đọc.
1. Viết hoa
a]Viết hoa tất cả các chữ của danh từ riêng.
Ví dụ: Hà Nội, Sài Gòn, tỉnh Thanh Hóa, sân bay Tân Sơn Nhất, nhà thơ Tố Hữu.
b] Viết hoa chữ đầu các tổ chức, cơ quan cấp cao nhất của Đảng và thuộc các hệ thống lập pháp, hành pháp, tư pháp.
Ví dụ: Đảng, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ, Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân.
Lưu ý: khi những từ nói trên giữ vai trò tính từ thì không viết hoa, ví dụ: thẻ đảng, điều lệ đảng, đại biểu quốc hội, chuyên trách quốc hội, ngân sách nhà nước, thành viên chính phủ, v.v...
Việc viết hoa các tổ chức, cơ quan cao nhất của Việt Nam là để thể hiện sự tôn trọng. Không áp dụng cho các cơ quan tương tự của nước ngoài [ví dụ, chỉ viết là đảng Cộng sản Trung Quốc, đảng Cộng hòa Mỹ, chính phủ Anh].
c]Viết hoa chữ đầu của các từ, cụm từ chỉ chức vụ, chức danh khi chúng đi kèm với danh từ riêng [nếu đứng một mình như một danh từ chung thì không viết hoa].
- Chức vụ: Tổng bí thư, Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ tịch UBND, Phó tổng giám đốc, Ủy viên thường vụ, Ủy viên ban chấp hành trung ương Đảng, v.v...
Ví dụ: Tổng bí thư Trần Phú, Tổng thống Obama.
- Danh hiệu, huân huy chương: Nhà giáo nhân dân, Thầy thuốc ưu tú, v.v...
Ví dụ: Giáo sư Võ Tòng Xuân, Bà mẹ Việt Nam anh hùng Nguyễn Thị Thứ.
- Tên cơ quan, đơn vị cụ thể: Nhà xuất bản, Đoàn kịch nói, Tỉnh đoàn, Thành hội, Đài phát thanh và truyền hình, Trường đại học, Báo Thanh Niên, Báo Sài Gòn Giải Phóng, v.v...
Ví dụ: Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP. HCM.
d] Viết hoa chữ đầu của từ thứ nhất và chữ đầu của từ [hoặc cụm từ] tiếp theo chỉ tính chất đặc trưng của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Ban Tổ chức chính quyền, Bộ Tài chính, Hội Liên hiệp thanh niên, Đoàn Thanh niên cộng sản.
đ] Viết hoa chữ đầu của từng thành phần hợp lại tạo thành tên cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ủy ban Văn hóa, Giáo dục, Thanh thiếu niên và Nhi đồng của Quốc hội.
e] Một số lưu ý khác
- Viết hoa tất cả các chữ tên năm âm lịch.
Ví dụ: Canh Dần, Giáp Thân.
- Viết hoa chữ đầu tên các ngày tết trong năm.
Ví dụ: tết Trung thu, tết Nguyên đán.
- Viết hoa chữ đầu tên các luật, bộ luật.
Ví dụ: luật Nghĩa vụ quân sự, bộ luật Lao động.
- Viết hoa chữ đầu và tên thương hiệu của doanh nghiệp[không viết hoa từ hoặc cụm từ chỉ ngành nghề, chức năng].
Ví dụ: Công ty xuất nhập khẩu Thăng Long, Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Đại Phát.
Lưu ý: viết hoa từ Tổ quốc mang ý nghĩa tổ quốc Việt Nam.
2. Không viết hoa
Đương nhiên, nội dung này trừ trường hợp bắt buộc viết hoa đầu câu.
a] Không viết hoa danh từ chung chỉ địa điểm, nơi chốn: xã, phường, quận, huyện, tỉnh, thành phố, nước, châu, sông, núi, biển, vịnh, cầu, đường, quốc lộ, v.v...
Ví dụ: xã Tân Hiệp, huyện Châu Thành, tỉnh Tiền Giang [không viết: Tỉnh Tiền Giang]; châu Á, đường Đồng Khởi, quốc lộ 51[không viếtQuốc lộ 51].
Lưu ý giữa các đơn vị hành chính chỉ dùng dấu phẩy, không dùng dấu gạch ngang [-] để tránh tình trạng lặp trong các địa danh đã có dấu này [chẳng hạn Thừa Thiên - Huế, Bà Rịa - Vũng Tàu, Tân Kỳ - Tân Quý, v.v...].
Ví dụ: thôn Trà Phương, xã Thụy Hương, huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng [không viết: thôn Trà Phương - xã Thuỵ Hương - huyện Kiến Thuỵ - thành phố Hải Phòng].
b] Không viết hoa những từ chỉ ngành nghề, cấp độ khi đứng sau một danh từ khác: hải quan, bộ đội, công an, thủy sản, trung ương, cao đẳng, trung học, tiểu học, v.v...
Ví dụ: Trường tiểu học Bàu Sen [không viết: Trường Tiểu học Bàu Sen], Ban chấp hành trung ương Đoàn TNCS [không viết:Ban chấp hành Trung ương Đoàn], ngành hải quan, bộ đội biên phòng, lực lượng cảnh sát nhân dân.
c] Không viết hoa những từ chỉ mùa, vụ: xuân, hè, thu, đông, chiêm, v.v...
Ví dụ: mùa xuân [không viết: mùa Xuân], lúa xuân, khoai vụ đông, vụ hè thu [không viết: vụ Hè Thu].
d] Không viết hoa những từ chỉ phương hướng: đông, tây, nam, bắc, đông nam, tây bắc, v.v...
Ví dụ: gió đông nam, phía tây huyện Bình Chánh.
Lưu ý, nếu trường hợp các từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ khác thành từ ghép chỉ địa danh thì viết hoa.
Ví dụ: Nam bộ, Đông Nam bộ, Tây nguyên, miền Bắc, miền Nam.
- Thống nhất dùng các từ: miền Bắc, miền Trung, miền Nam thay cho cách gọi bất nhất hiện nay [phía Bắc, miền Trung, phía Nam].
Đoạn này chắc nhiều bạn sẽ thắc mắc nè. Nội dung này chỉ đang nói trong phạm vi ý nghĩa liên quan đến khu vực[miền] không nói đến phương hướng [phía]. Nói đến phương hướng tất nhiên vẫn dùng phía bắc, phía nam.
Ở đây, nội dung đang nhấn mạnh thống nhất dùng từ "miền" hết khi nói về khu vực miền Bắc, khu vực miền Nam, khu vực miền Trung, không có kiểu khu vực Bắc - Nam dùng "phía" còn Trung thì dùng từ "miền".
đ] Không viết hoa những từ chỉ cấp bậc, học vị, chức danh: tiến sĩ, thạc sĩ, tú tài, cử nhân, bác sĩ, kỹ sư, giảng viên, binh nhất, hạ sĩ, đại tá, thượng tướng.Tuy nhiên, có thể cho phép ngoại lệ với những người quá nổi tiếng, chẳng hạn Đại tướng Võ Nguyên Giáp.
Ví dụ: bác sĩ Nguyễn Khắc Viện, tiến sĩ Mai Hồng Quỳ, thượng sĩ Phan Lê Sơn, thượng tướng Lê Văn Dũng.
e] Không viết những từ chỉ đoàn thể, tổ chức xã hội khi kết hợp với từ khác thành từ ghép.
Ví dụ: đảng viên, đoàn viên, hội viên, chi đoàn, Huyện đoàn Quảng Trạch [không viết: Huyện Đoàn Quảng Trạch], Tỉnh hội LHTN Vĩnh Long, Chi bộ Khoa Ngữ văn [không viết: Chi Bộ Khoa Ngữ văn].
g] Không viết hoa những từ chỉ ngày trong tuần, tháng trong năm: hai, ba, tư, mười một, giêng, chạp, v.v...
Ví dụ: thứ hai,[không viết: thứ Hai],thứ ba, chủ nhật [không viết: Chủ Nhật], tháng sáu, tháng chạp[không viết: tháng Chạp].
h] Không viết hoa những từ có gốc tiếng nước ngoài, thông dụng trong đời sống: vitamin, internet, fax, karaoke, heroin, container, taekwondo, wushu, web, v.v...
Ví dụ: truy cập internet [không viết: truy cập Internet], thu giữ 5 kg heroin.
Lưu ý, có những từ nước ngoài đã được Việt hóa, phiên âm và dùng phổ biến thì viết theo dạng phiên âm, không có gạch nối, không viết hoa.
Ví dụ: a xít, vi rút, ki ốt, vắc xin, xi măng, sốc.
i] Không viết hoa sau dấu hai chấm [:], trừ trường hợp danh từ riêng hoặc bắt đầu câu.
Ví dụ: Hội thao lần này gồm các môn: bóng đá, cầu lông, bơi, cờ tướng.
k] Không viết hoa những từ vốn là tên chỉ khu vực địa lý hoặc chủng tộc nào đó đã mất tính chất tên riêng.
Ví dụ: mực tàu [không viết mực Tàu], gió lào [không viết: gió Lào].
l] Không viết hoa các môn học,trừ các môn dính tới tên riêng [môn Anh văn, tiếng Pháp, Việt Nam học, v.v...].
Ví dụ: môn toán [không viết: môn Toán], môn hoá học [không viết: môn Hoá học], môn vật lý [không viết: môn Vật lý].
Quy tắc viết tắt
- Nguyên tắc chung: không lạm dụng việc viết tắt, không viết tắt quá nhiều cụm từ trong một bài hoặc tin.
- Quy ước: không quá 3 cụm từ viết tắt trong tin và 5 cụm từ trong bài. Phần quy ước này tùy mỗi đơn vị thôi nhé. Bạn không nhất định phải theo nếu thấy nó cứng nhắc.
a]Viết tắt từ đầu của những từ, cụm từ đã thông dụng ở dạng viết tắt, khi đọc có thể hiểu ngay,nhưng phải viết chữ in hoa.
Ví dụ 1: HTX, CLB, XNK, TAND, Viện KSND, UBND, HĐND, GD-ĐT, LĐ-TB-XH, T.Ư, LHQ, TP.HCM, ĐBSCL.
Ví dụ 2: Bộ GD-ĐT, khu vực ĐBSCL, T.Ư Đoàn, Tổng thư ký LHQ, UNESCO.
b]Viết tắt ở dạng rút gọn những tên riêng, nếu chỉ có một [nhất thể].
Ví dụ: T.Ư Đảng [thay vì phải viết đầy đủ là Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt Nam], Bộ Chính trị, T.Ư Đoàn.
c]Viết tắt những từ được dùng nhiều lần [ít nhất 3 lần] trong một tin [hoặc bài] sau khi đã có một lần viết đầy đủ. Lưu ý, nguyên tắc chỉ viết tắt khi thật cần thiết.
Ví dụ: Công ty liên doanh Phú Mỹ Hưng [PMH].
d]Viết tắt những từ chỉ đơn vị đo lường, tiền tệ, thời gian: m [mét], m2 [mét vuông], km [ki lô mét], ha [héc ta], kg [ki lô gam], gr [gam], kWh [ki lô wat/giờ], đ [đồng], USD [đô la Mỹ], g [giờ], v.v...
Lưu ý, một vài trường hợp đặc biệt nên giữ nguyên không nên viết tắt.
Chẳng hạn: lít [không viết: l], tấn, tạ, mẫu, sào, công, cái, chiếc, v.v...
đ] Viết tắt những danh từ chỉ nơi chốn có tần suất sử dụng cao: quận [Q], huyện [H], thành phố [TP]. Sau chữ viết tắt phải dùng dấu chấm chứ không để khoảng trắng.
Ví dụ: Q. Tân Bình, H. Từ Liêm, TP. HCM, TP. Thanh Hóa.
Quy định kỹ thuật
a] Viết ngày tháng năm
Phải sử dụng dấu chấm để ngăn cách.
Ví dụ: ngày 3.12.2004, ngày 19.5.1890 [không viết:3-12-2004; 03.12.2004 hoặc 19.05.1890].
Nội dung này bạn sẽ thấy khác với điểm b khoản 2 Điều 9Thông tư 01/2011/TT-BNV. Trong thông tư quy định rằng:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ. Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập [bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12]. Đặc biệt lưu ý, những số chỉngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Tức là ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm. Cụ thể:
- Hưng Yên, ngày 28 tháng 02 năm 2019
- Thành phố Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2019
b] Viết số và chữ số
- Thông thường nên dùng số, khi nào cần rút gọn thì dùng chữ.
Ví dụ: Hội LHTN tỉnh Kiên Giang năm nay tổ chức được 758 đội nhóm thanh niên tình nguyện; Ngân hàng Thế giới cho Việt Nam vay ưu đãi 230 triệu USD.
Ví dụ: viết thế kỷ 21 [không viết:thế kỷ XXI], quý 4/2004 [không viết: quý IV/2004].
- Không sử dụng dấu [&] thay cho cho từ [và]. Trường hợp tên của tổ chức, có thể dùng dấu gạch ngang [-] thay cho từ [và].
Ví dụ: Bộ Giáo dục - Đào tạo.
c] Khoảng cách các dấu và từ
- Dấu hai chấm [:] đặt sát từ trước đó.
Ví dụ: Ông A cho biết:[không viết: Ông A cho biết :]
- Dấu chấm than [!], dấu nghi vấn [?] đặt ngay sau từ trước đó.
Ví dụ: Ai chịu trách nhiệm? [không viết: Ai chịu trách nhiệm ?]
- Hạn chế hết sức dùng những dấu cảm thán kèm theo đóng mở ngoặc đơn, như [!], [?], đặc biệt là [!?]. Cách này chỉ dùng khi thể hiện định kiến của người viết mang tính nghi ngờ, mỉa mai.
Tiện nói về chủ đề dấu câu, mình xin trích nguyên nội dung từ bài viết của Luật sư Trương Thanh Đức mà mình cảm thấy khá thú vị & chi tiết:
"Có thể tạm thời phân dấu câu tiếng Việt thành các loại như sau:
- Các dấu chấm, phẩy, bao gồm: dấu phẩy [,]; dấu phẩy trên []; dấu chấm [.]; dấu chấm phẩy [;], dấu hai chấm [;], dấu chấm than hay còn gọi là dấu cảm [!]; dấu hỏi hay còn gọi là dấu chấm hỏi [?]; dấu chấm lửng, hay còn gọi là dấu ba chấm [].
- Các dấu ngoặc, bao gồm: dấu ngoặc đơn, gồm dấu mở ngoặc [[] và dấu đóng ngoặc []]; dấu ngoặc kép, gồm dấu mở ngoặc [] và dấu đóng ngoặc []; dấu ngoặc vuông, gồm dấu mở ngoặc [[] và dấu đóng ngoặc []]; dấu ngoặc nhọn, gồm dấu mở ngoặc [{] và dấu đóng ngoặc [}].
- Các dấu gạch, bao gồm: dấu gạch nối hay còn gọi là dấu gạch ngang ngắn [-]; dấu gạch ngang hay còn gọi là gạch đầu dòng []; dấu gạch chéo, gồm dấu xiên phải [\] và dấu xiên trái [/].
- Các dấu toán học, bao gồm: dấu nhân [x], dấu chia [:], dấu cộng [+], dấu trừ [-], dấu bằng [=], dấu gần bằng [~], dấu lớn hơn [>] và dấu nhỏ hơn [,,