Hiện nay, nếu hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy, người dùng có thể tham khảo quy định hủy hóa đơn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn nếu hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy, người dùng có thể tham khảo quy định hủy hóa đơn điện tử tại Thông tư số Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Cụ thể, tại Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về việc hủy hóa đơn như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.” Tại Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về việc hủy hóa đơn điện tử như sau: “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”
Như vậy, khi phát hiện hóa đơn xảy ra sai sót, không có bất cứ quy định pháp luật nào cho phép hóa đơn đầu vào đã kê khai được phép hủy bỏ. Điều này đồng nghĩa rằng, trường hợp hóa đơn đầu vào đã khai thuế bị hủy sai quy định, trái với pháp luật. Khi phạm phải vi phạm này, bên mua tự ý hủy hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn theo quy định của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
3. Quy định xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn
Tại Điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định rất rõ các mức xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng cũng như là tự ý hủy bỏ hóa đơn đầu vào như sau: - Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng đối với các đối tượng phạm phải hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập [là liên hóa đơn giao cho khách hàng] trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ. - Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. - Tùy mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ. Tuy nhiên mức phạt này sẽ không áp dụng với các trường hợp đã chịu xử phạt theo 1 trong 2 mức phạt bên trên. Lưu ý rằng: Bên mua khi làm mất, cháy, hỏng hay tự hủy hóa đơn sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.
4. Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đơn giản, hợp pháp
Hiện nay, cách hủy hóa đơn điện tử đơn giản nhất, bạn và doanh nghiệp có thể tiến hành theo 03 bước sau:
- Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để hủy hóa đơn điện tử, bước đầu tiên DN cần thực hiện là lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, nội dung của biên bản hủy bỏ cần phải ghi rõ lý do, nội dung sai cần phải lập lại hóa đơn mới.
Lưu ý rằng, biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của hai bên theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp có được hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế đầu ra hay không là câu hỏi của rất nhiều kế toán. 3 bước đơn giản để hủy hóa đơn sai sót khi chưa kê khai thuế.
Có thể thấy những năm gần đây ngành kế toán đã có những biến chuyển đáng mừng khi các phần mềm kế toán ngày càng phát triển, cùng với đó là sự hiện diện của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc tiếp nhận hóa đơn điện tử vào doanh nghiệp đã gây không ít xáo trộn đối với bộ phận kế toán. Cụ thể:
- Kế toán mới ra trường chưa có kinh nghiệm hạch toán dễ phát sinh sai sót.
- Kế toán lâu năm đã quen với lối làm việc thủ công khó tiếp nhận cách làm việc mới.
Do đó, Ở bài viết hôm nay, MISA meIvoice sẽ giải quyết một trong những thắc mắc điển hình của đội ngũ kế toán về hóa đơn điện tử: “Doanh nghiệp có được hủy hóa đơn điện tử khi đã kê khai thuế?”
Ví dụ thực tế về việc phải hủy HĐ đã kê khai thuế đầu ra
Ngày 3/2/2021 kế toán xuất hóa đơn bán ra cho đơn vị mua hàng. Tới tháng 4/2021 mới phát hiện hoá đơn điện tử bán ra phát hiện sai sót đã kê khai thuế. Vậy kế toán phải làm sao để chỉnh sửa hóa đơn khi đã khai thuế? Liệu kế toán có được hủy hóa đơn sai sót và xuất hóa đơn mới không?
Quy định về việc hủy HĐ đã kê khai thuế đầu ra
Theo Khoản 1,2 của Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định cụ thể về việc hủy bỏ – xóa bỏ hóa đơn điện tử:
“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký số điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-]”.
Như vậy trường hợp trên thuộc quy định số 2 của thông tư. Theo đó, kế toán không được phép hủy hóa đơn đã kê khai thuế đầu ra mà chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử xuất sai.
\>>> Xem ngay: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất.
Cách hủy hóa đơn điện tử chính xác nhất 2021
Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử
Kế toán thực hiện lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử, nội dung ghi rõ lý do, nội dung sai sót. Biên bản cần có chữ ký và đóng dấu của hai bên theo quy định.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
Thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Kế toán vào Vào phân hệ Hóa đơn\tab Hóa đơn xóa bỏ, nhấn Xóa bỏ hóa đơn.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế phải được lập đúng theo quy định pháp luật, đáp ứng đầy đủ các trường yêu cầu. Ví dụ như: Hóa đơn được lập lại luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… Ký hiệu… Ngày… tháng… năm…”
\>>> Xem chi tiết: Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế trên phần mềm MISA meInvoice
Hy vọng bài viết có thể giải quyết được thắc mắc của bạn về các trường hợp được hủy hóa đơn đã kê khai thuế đầu ra và cách bước thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo quy định.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có chương trình hỗ trợ vô cùng thiết thực và ưu đãi, cụ thể:
- Quy đổi hóa đơn giấy để lấy hóa đơn điện tử mới.
- MIỄN PHÍ hơn 300 hóa đơn điện tử không giới hạn thời gian sử dụng.
- MIỄN PHÍ phí thuê bao hàng năm.
- MIỄN PHÍ phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản.
- MIỄN PHÍ chi phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị.
- MIỄN PHÍ 100% phí tư vấn.
- MIỄN PHÍ 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm.
Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí 7 ngày sử dụng với nhiều chức năng khác nhau. Đăng ký ngay để sử dụng miễn phí phần mềm meInvoice.
Hủy hóa đơn có ảnh hưởng gì không?
Các hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn sẽ bị phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng hoặc phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng, tùy thuộc vào thời gian hủy hóa đơn và các tình tiết liên quan. Ngoài ra, việc hủy hóa đơn không tuân theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
Xử lý thế nào khi bên bán tự hủy hóa đơn đã kê khai thuế mà chưa có sự đồng ý của bên mua?
Trong trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế thì hóa đơn này được xem là bất hợp phát và bên mua sẽ phải giải trình, chứng minh rằng giao dịch có xảy ra.
Hóa đơn đầu ra năm trước bị sai thì phải làm sao?
Nếu có hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thì NNT có thể xử lý như sau: Kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào bị bỏ sót trên phần mềm HTKK: NNT có thể kê khai bổ sung vào bất cứ thời điểm nào nhưng phải trước khi cơ quan thuế có quyết định kiểm tra tại trụ sở DN.
Hóa đơn điều chỉnh khắc kỳ thi kê khai như thế nào?
Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế [HĐ gốc] phát sinh tại 2 kỳ khác nhau [khác tháng/quý kê khai] thì NNT cần kê hóa đơn thay thế/điều chỉnh trên tờ khai bổ sung của kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế. Ví dụ: Hóa đơn số HĐ01 ngày 15/11, số tiền 10 triệu.