Cách viết thư informal bằng tiếng Anh

Bài học nhằm cung cấp cho các bạn các bước căn bản để viết một email. Bạn có thể dùng những thông tin dưới đây để biết cách viết email tiếng Anh, viết một lá thư xin việc ở một công ty nước ngoài, nộp đơn xin học bổng, hoặc vì mục đích kinh doanh.

Có 2 loại email, đó là formal email và informal email. Fomal có nghĩa là trang trọng, những bức email loại này thường là email xin việc, email phàn nàn, khiếu kiện, email quảng cáo của công ty,.. Còn đối với informal thì đó thường là những email viết cho người thân, bạn bè, những người có quan hệ thân thiết, gắn bó, và không cần khách sáo, câu nệ câu chữ.

Một bức email chuyên ngiệp [gồm cả formal và informal] bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu [beginning], Thân [Body] và Kết thúc [Ending]

100_mẫu_thư_thương_mại_

I. Cách viết Formal Email

1. Beginning
Hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.
Ex:Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley [Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng first name trong trường hợp này]
Dear Sir/ Dear Madam [trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam]

Dear Mr/Ms [surname] [Nếu bạn biết tên người nhận]

Dear Sir/Madam | Dear Sir or Madam, [Nếu bạn không biết tên người nhận]

1. Reason for writing:Nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sư sau để nêu lến lý do viết thư của bạṇ.

I am writing/write to [tell about / let you know about ] Tôi viết e-mail nhằm

I would like to [tell/send/let ] Tôi muốn thông báo, gửi, trao đổi

I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to[+N] Tôi viết email về vấn đề

I am writing on behalf of [+N] Tôi viết email đại diện cho

to inform you that thông báo với bạn rằng

to confirm xác nhận

to request/ enquire about yêu cầu

I am contacting you for the following reason Tôi liên hệ với bạn vì

I recently read/heard about .. and would like to know . Tôi được biết rằng. và tôi muốn biết

1. Asking questions:Bạn dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi trong khi viết thư bởi người đọc chỉ dựa vào những câu văn của bạn để có cái nhìn ban đầu về bạn.

I would be grateful if Tôi sẽ biết ơn liệu

I wonder if you could Tôi tự hỏi liệu bạn có thể

Could you please ? Could you tell me something about ? Bạn có thể? Bạn có thể cho tôi biết về

I would particularly like to know Tôi đặc biệt muốn biết

I would be interested in having more details about Tôi mong muốn có thêm thông tin về

Could you please help me [inform the student of final exam], please? Bạn làm ơn có thể giúp tôi.

I would like to ask your help Tôi muốn đề nghị bạn giúp đỡ

1. Making a request:Đưa ra lời yêu cầu

We would appreciate it if you would Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể

I would be grateful if you could Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể

Could you please send me Bạn có thể gửi cho tôi

Could you possibly tell us / let us have Bạn có thể cho chúng tôi biết

In addition, I would like to receive Ngoài ra, tôi muốn nhận được.

It would be helpful if you could send us Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôithì thật tốt quá

Please let me know what action you propose to take. Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

1. Apology:Khi bạn tỏ ra hối tiếc về một việc gì đó, hãy dùng những mẫu câu sau để xoa dịu người đọc.

I regret to [tell/inform ] Tôi hối hận/lấy làm tiếc [kể/thông báo]

I am [very] sorry about/for Tôi rất xin lỗi về

I would like to apologize for Tôi muốn xin lỗi

1. Referring to their letter:Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó:

As you started in your letter, Như bạn đã trao đổi trong thư của bạn

Regarding Concerning With regards to Về việc Liên quan Về vấn đề

As you told me, Như bạn đã nói với tôi

As you mentioned in the previous one, Như bạn đã đề cập trong thư trước

Thank you for your e-mail of March 15. Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

Thank you for contacting us. Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

In reply to your request, Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn

Thank you for your e-mail regarding Cám ơn e-mail của bạn về việc

With reference to our telephone conversation yesterday Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,

Further to our meeting last week Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,

It was a pleasure meeting you in London last month. Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước

I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

1. Giving good news:Thông báo tin tốt

We are pleased to announce that Chúng tôi rất vui được thông báo rằng

I am delighted to inform you that .. Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng

You will be pleased to learn that Bạn sẽ rất vui khi biết rằng

1. Giving bad news:Thông báo tin xấu

We regret to inform you that Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng

Im afraid it would not be possible to Tôi e là không thể.

Unfortunately we cannot / we are unable to Rất tiếc chúng tôi không thể

After careful consideration we have decided [not] to Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không

1. Complaining:Trường hợp bạn muốn than phiền về một dịch vụ nào đó không đáp ứng được nhu cầu như mong đợi:

I am writing to complain about Tôi viết thư để phàn nàn/than phiền về

You said but in fact what happened Bạn nói nhưng thực tế điều xảy ra

We were supposed to stay with British families whereas we actually stayed in a guest house.

Chúng tôi mong đợi ở với những gia đình người Anh trong khi đó, thực tế lại ở nhà trọ.

Please note that the goods we ordered on [date] have not yet arrived. Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày .vẫn chưa đến

1. Closing:Khi bạn muốn kết thúc bức thư:

If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.

Nếu bạn yêu cầu thêm thông tin, làm ơn đừng ngại/ thẳng thắn liên hệ với tôi

I look forward to hearing from you.

Tôi mong đợi tin từ bạn

Please contact me if you have any further questions.

Làm ơn liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào

I am very happy to get your feedback.

Tôi rất vui nếu nhận được phản hồi của bạn

It is very kind of you if you drop me a line back.

Bạn thật tốt nếu có thể phản hồi thư cho tôi

1. Signing off:Cuối thư thường có phần chào tạm biệt, tùy vào đối tượng nhận thư là ai, hãy dùng những mẫu sau sẽ giúp bạn hoàn thiện lá thư.

[If Dear surname]: Yours sincerely, [nếu mở đầu thư bạn dùng Dear và tên người nhận]

[If Dear Sir/Madam]: Yours faithfully, [nếu mở đầu thư bạn dùng Dear Sir/Madam]

Best Regards,

Best Wishes,

Regards,

All the best!

Continues success,

Sincerely yours,

Sincerely,

Bye for now,

Talk to you later,

Talk to you soon,

Take care,

Have a nice/good/great/wonderful day!

Have a nice/good/great/wonderful weekend!

Have a good one!

1. Abbreviations used in letter writing:Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư mà người đọc vẫn hiểu.

asap: as soon as possible Ngay khi có thể

btw: by the way Nhân tiện

bfn: bye for now Tạm biệt

brb: be right back Trở lại ngay

iow: in other words Nói cách khác

cc = carbon copy gửi cho một ai đó thêm một bản sao.

enc. = enclosure đính kèm cái gì trong lá thư

pp = per procuration thay mặt ai ký lá thư [cái này ta vẫn thường thấy trong nhà trường: Hiệu Phó thay mặt Hiệu Trưởng ký văn bản khi Hiệu Trưởng đi vắng hay ủy quyền]

ps = postscript tái bút

pto [informal] nhắc người đọc lật trang kế tiếp để đọc

RSVP [viết tắt của Tiếng Pháp: répondez sil vous plait] Làm ơn hồi âm

Chú ý: Trong bức thư trang trọng, chúng ta nên dùng:

+ Những từ vựng trang trọng, không nên dùng cụm động từ:

Ex: tolerate nên dùng thay cho put up with

+ Những câu phức:

Ex: Knowing what a good reputation the restaurant has, I was disappointed with this service.

+ Dấu chấm phẩy:

Ex: The library offers no facilities for borrowing video; this is because of the high cost involved.

II. Cách viết Informal Email

1. Beginning
Cũng như trong bất kì lá thư nào, hãy mở đầu bằng một lời chào
Ex:Hi Julliet
Hello John
Dear mom/ dad
2. Body
Giống như phần trên đã trình bày, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email
Ex:Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother
[Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi]

This is to invite you to join us for dinner
[Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay]

Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói
Ex:Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you
[Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn]

Ngoài ra
Ex:I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days
[Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày]

Im writing to tell you about my last holiday
[Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi]

Một số nội dung cơ bản khác

* Making a request/ asking for information [Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin]
Ex:I was wondering if you could come and see me sometime next week
[Tôi đã băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm tôi vào tuần tới không]

Do you think you could call Hendry for me? I lost his phone number
[Bạn có thể gọi cho Hendry giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi]

Can you call me back asap [as soon as possible]?
[Bạn có thể gọi cho tôi càng sớm càng tốt không?]

* Offering help/ giving information [Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin]
Ex:Iam sorry, but I cant make it/ come tomorrow
[Tôi xin lỗi nhưng ngày mai tôi không đến được]

Im happy to tell you that my sister and Robert are getting married next month
[Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng chị gái tôi và Robert sẽ kết hôn vào tháng tới]

Do you need a hand with moving the furniture?
[Bạn có cần phụ một tay để di chuyển đồ nội thất không?]

Would you like me to come early and help you clear up the place?
[Bạn có muốn tôi đến sớm và phụ bạn dọn dẹp chỗ đó không?]

* Complaining [Phàn nàn]
Ex:Im sorry to say that youre late with the payments
[Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán]

I hope you wont mind me saying that the place youd recommended to us wasnt as nice as wed expected
[Tôi hi vọng bạn sẽ không buồn nếu tôi nói rằng chỗ mà bạn đề nghị chúng tôi chuyển đến không tốt như chúng ta mong đợi]

* Apologizing [Thư xin lỗi]
Ex:Im sorry for the trouble I caused
[Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra]

I promise it wont happen again
[Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa]

Im sorry, but I cant come to the preference next month
[Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự buổi hội thảo vào tháng tới được]

* Attaching files [Tệp đính kèm]
Ex:Im attaching/sending you our wedding photos
[Tôi đã gửi cho bạn những tấm ảnh cưới của chúng tôi]

Sorry, but I cant open it. Can you send it again in PDF format?
[Xin lỗi, tôi không thể mở nó ra được. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?]

3. Ending
Cũng như trong formal email, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây
Ex:Hope to hear from you soon
[Tôi hi vọng sẽ nghe tin tức từ bạn sớm nhất]

Im looking forward to seeing you
[Tôi đang trông chờ để gặp bạn]

Cuối cùng hãy kết thúc thư bằng 1 số ví dụ thưởng gặp:

• Thanks, [Cảm ơn]
• Thank you, [Cảm ơn bạn]
• With gratitude, [Với lòng biết ơn]
• Sincerely, [Trân trọng]
• Sincerely yours, [Trân trọng]
• Yours sincerely, [Trân trọng]
• Yours truly, [Trân trọng]
• Regards, [Kính trọng]
• Best,
• Best regards,
• Fond regards,
• Best wishes,
• Sincerely,

Ex:
Love, Jenny
Thanks, John
Take care, dad
Yours, Lily

Hãy làm theo từng bước trên, bạn sẽ có được một bức thư điện tử email dù là formal hay informal thì cũng thật chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho các bạn. Goodbye!

MẪU THƯ:

Thư hỏi hàng [Business Enquiry Letter]

1. Sample 1

To,

Jackson Brothers.

3487 23rd Street

New York, NY 120009

September 23, 2010.

Dear Kenneth,

With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.

If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.

Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.

Yours Sincerely

Max A. Webster.

[Marketing Manager]

1. Sample 2

From:

Robert Lake

1327 Euclid Avenue

Guadalupe, CA 93434

January 11, 2011

To:

Samurai Industry

3645 John Daniel Drive

Jefferson City, MO 65101

Dear Sir

RE: Business Inquiry

I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.

I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.

I would be extremely delighted if you could furnish me with more information on the type of design, colour and functionality based on my budget of $250.00. I would like to know the availability of product MD3940 as advertised on your leaflet.

I look forward to hearing from you on my enquiry soon.

Yours sincerely,

Robert Lake