Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm 2024

Khi nào phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là thắc mắc nhiều người đưa ra . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78 . Cùng Mobifone tìm hiểu nhé !

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là quy trình điều chỉnh giảm giá trị hoặc thông tin trên một hóa đơn đã lập trước đó. Dưới đây là một số tình huống phổ biến mà cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm:

• Viết sai hóa đơn: Điều này xảy ra khi thông tin trên hóa đơn (như giá trị, số lượng, hoặc thông tin khách hàng) bị nhập sai hoặc thiếu sót. Ví dụ, bạn có thể đã ghi sai giá tiền hoặc thuế trong hóa đơn.
• Giảm giá bán hàng hóa: Khi sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, bạn phát hiện sản phẩm hoặc dịch vụ có lỗi hoặc chất lượng kém, và quyết định giảm giá cho khách hàng. Trong trường hợp này, bạn cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.
• Chiết khấu thương mại: Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng sau khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh giảm giá thương mại.
• Điều chỉnh doanh thu trong xây dựng hoặc lắp đặt: Khi giá trị quyết toán cuối cùng của một công trình xây dựng hoặc lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính trước đó, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số tiền được thu từ khách hàng.
• Thay đổi điều khoản hợp đồng: Nếu hợp đồng giữa bạn và khách hàng thay đổi, và điều này ảnh hưởng đến giá trị hóa đơn, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để cập nhật thông tin theo thỏa thuận mới trong hợp đồng.
• Hủy giao dịch hoặc trả lại hàng hóa/dịch vụ: Khi có sự hủy bỏ giao dịch hoặc khách hàng trả lại hàng hoá hoặc dịch vụ và cần hoàn lại tiền, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh sự điều chỉnh này.
• Thay đổi thuế suất: Nếu thuế suất thay đổi sau khi bạn đã lập hóa đơn gốc, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh số tiền thuế cần trả.
• Chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hoặc ngược lại: Trong trường hợp chuyển đổi định dạng hóa đơn, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật thông tin theo định dạng mới.

Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm

Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm thường phải tuân thủ các quy định và mẫu mà cơ quan thuế hoặc cơ quan tài chính có thẩm quyền đưa ra. Dưới đây là một ví dụ về mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm dựa trên thông tư 78/2021/TT-BTC .

HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH

Số hóa đơn điều chỉnh: [Số hóa đơn điều chỉnh] Ngày lập: [Ngày lập] Ký hiệu hóa đơn: [Ký hiệu hóa đơn] Mã số thuế người bán: [Mã số thuế người bán] Tên người bán: [Tên người bán] Địa chỉ người bán: [Địa chỉ người bán] Số điện thoại người bán: [Số điện thoại người bán]

Mã số thuế người mua: [Mã số thuế người mua] Tên người mua: [Tên người mua] Địa chỉ người mua: [Địa chỉ người mua] Số điện thoại người mua: [Số điện thoại người mua]

Lý do điều chỉnh: [Lý do điều chỉnh, ví dụ: “Điều chỉnh giảm giá sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg”]

STT Tên hàng hoá/dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 [Tên hàng hoá/dịch vụ] [Đơn vị tính] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] 2 [Tên hàng hoá/dịch vụ] [Đơn vị tính] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] 3 [Tên hàng hoá/dịch vụ] [Đơn vị tính] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] …

Tổng tiền trước thuế: [Tổng tiền trước thuế] % Thuế GTGT: [Phần trăm thuế GTGT] Tiền thuế GTGT: [Tiền thuế GTGT] Tổng tiền sau thuế: [Tổng tiền sau thuế]

Thông tin điều chỉnh: – Giảm giá sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg – Điều chỉnh thuế GTGT từ [Thuế GTGT gốc] thành [Thuế GTGT mới]

Ký tên và đóng dấu

Người bán (Ký và đóng dấu): ___________________ Người mua (Ký tên): ___________________

Lưu ý rằng thông tin trong mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm phải được điền đầy đủ và chính xác, bao gồm các thông tin về người bán, người mua, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, và lý do điều chỉnh.

Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78

Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử mà bạn sử dụng và đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Bước 2: Chọn tùy chọn xuất hóa đơn điều chỉnh: Trong hệ thống hóa đơn điện tử, bạn sẽ thấy tùy chọn để xuất hóa đơn điều chỉnh. Thường thì nó sẽ được hiển thị là “Xuất hóa đơn điều chỉnh” hoặc tương tự.

Bước 3: Chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh: Bạn cần chọn hóa đơn gốc mà bạn muốn điều chỉnh. Hệ thống thường cho phép bạn tìm kiếm hóa đơn dựa trên số hóa đơn hoặc các thông tin liên quan.

Bước 4: Ghi rõ lý do điều chỉnh: Theo quy định của thông tư 78, bạn cần ghi rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn điều chỉnh. Ví dụ: “Điều chỉnh giảm giá sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg”. Điều này cần phải được điền vào mục “Lý do điều chỉnh” trên hóa đơn điều chỉnh.

Bước 5: Chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điều chỉnh: Sau khi chọn lý do điều chỉnh, bạn cần chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điều chỉnh để phản ánh sự điều chỉnh giảm. Bạn chỉ cần sửa các thông tin bị sai hoặc cần điều chỉnh (ví dụ: giá trị sản phẩm, số lượng, thuế GTGT).

Bước 6: Ký số và lưu hóa đơn điều chỉnh: Sau khi điều chỉnh hóa đơn, bạn cần ký số hóa đơn điều chỉnh theo quy định và lưu hóa đơn này trong hệ thống.

Bước 7: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua hoặc cơ quan thuế: Tùy thuộc vào quy định của khu vực và tình huống cụ thể, bạn cần gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua hoặc cơ quan thuế. Điều này có thể được thực hiện trực tiếp thông qua hệ thống hoặc qua email.

Bước 8: Lập biên bản điều chỉnh (nếu cần): Nếu phần mềm hóa đơn điện tử không hỗ trợ tính năng lập biên bản điều chỉnh, bạn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và đóng dấu (nếu cần).

Bước 9: Kiểm tra và báo cáo với cơ quan thuế (nếu cần): Tuỳ thuộc vào quy định của khu vực, bạn có thể cần báo cáo với cơ quan thuế về hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế.

Bước 10: Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải được bảo quản theo quy định của pháp luật. Bạn cần lưu trữ hóa đơn điều chỉnh trong một thời gian nhất định để phục vụ cho mục đích kiểm tra và kiểm toán sau này.

Một số lưu ý về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét để đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế:

• Lý do điều chỉnh rõ ràng: Lý do điều chỉnh phải được ghi rõ trên hóa đơn điều chỉnh. Điều này giúp cơ quan thuế hoặc kiểm toán dễ dàng kiểm tra và xác minh hóa đơn.
• Sửa chữa đúng thông tin sai sót: Khi chỉnh sửa hóa đơn, chỉ sửa các thông tin bị sai sót hoặc cần điều chỉnh. Không cần phải sửa toàn bộ hóa đơn, chỉ những phần liên quan đến lý do điều chỉnh.
• Tuân theo quy định về thuế: Nếu điều chỉnh liên quan đến thuế (ví dụ: giảm thuế GTGT), bạn cần tuân theo các quy định về thuế của quốc gia hoặc khu vực của bạn. Điều này bao gồm tính toán lại số tiền thuế phải trả và ghi rõ trên hóa đơn điều chỉnh.
• Kiểm tra với chuyên gia kế toán: Nếu bạn không chắc chắn về quy trình điều chỉnh giảm hóa đơn hoặc cách tính toán thuế, hãy tham khảo ý kiến của một chuyên gia kế toán hoặc luật pháp. Việc này có thể giúp bạn tránh sai sót và vi phạm quy định.
• Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải được bảo quản một cách an toàn và theo quy định của pháp luật. Bạn cần lưu trữ hóa đơn này trong một thời gian nhất định để phục vụ cho mục đích kiểm tra và kiểm toán sau này.
• Báo cáo với cơ quan thuế (nếu cần): Tùy thuộc vào quy định của khu vực, bạn có thể cần báo cáo với cơ quan thuế về hóa đơn điều chỉnh. Điều này đặc biệt quan trọng nếu điều chỉnh liên quan đến thuế.
• Xem xét thường xuyên: Xem xét và kiểm tra các quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thường xuyên để đảm bảo bạn luôn tuân thủ các quy tắc mới nhất và tránh vi phạm.
• Hợp lý hóa quy trình nội bộ: Đảm bảo rằng quy trình nội bộ của bạn cho việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là hợp lý và dễ dàng thực hiện để tránh sai sót.
• Hợp pháp và minh bạch: Luôn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến xuất hóa đơn điều chỉnh giảm và đảm bảo tính minh bạch trong tất cả các giao dịch.
• Số lượng hóa đơn điều chỉnh hợp lý: Hãy sử dụng quyền xuất hóa đơn điều chỉnh giảm một cách hợp lý và không lạm dụng để tránh vi phạm quy định.

Bài viết trên đây đã giới thiệu toàn bộ kiến thức khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !