Tải lên và đồng bộ file
Google Drive khiến cho việc lưu trữ và truy cập vào các file online của bạn trong đám mây một cách dễ dàng hơn. Điều này cho phép bạn truy cập vào file của mình với điều kiện là bạn có máy tính kết nối Internet. Nếu bạn upload file từ các chương trình tương thích như: Microsoft Word hay Excel, bạn thậm chí có thể chỉnh sửa chúng trong Drive. Xem video dưới đây để học cách tải file lên Google Drive.
Tải file lên Google Drive
Google Drive cho bạn 15 gigabytes [15GB] khoảng trống lưu trữ miễn phí để tải file lên từ máy tính và lưu trữ chúng trong đám mây. Có hai dạng file chính mà bạn có thể lưu trong Google Drive là:
- Loại file bạn có thể chỉnh sửa: như các file trong Microsoft Office, PDFs và các file văn bản khác.
- Loại file bạn không thể chỉnh sửa được như nhạc, videos, file nén và hầu hết các file khác.
Một khi bạn đã tải file lên- không phân biệt định dạng, bạn hoàn toàn có thể xử lý, sắp xếp, chia sẻ và truy cập nó mọi lúc mọi nơi. Và bởi vì các file trên Google Drive được đồng bộ hóa với các thiết bị khác, nên bạn sẽ luôn luôn thấy các file được cập nhật mới nhất.
Bạn cũng có thể xem trước [preview] nhiều loại file khác nhau kể cả khi bạn không có phần mềm mở được file đó trong máy tính. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Google Drive để xem trước một file Photoshop khi mà phần mềm Photoshop đó không có trong máy tính của bạn.
Chuyển file về định dạng Google Drive
Nếu bạn tải file lên để chỉnh sửa online, bạn cần chuyển đổi chúng về định dạng Google Drive. Việc chuyển đổi này cho phép bạn chỉnh sửa online và kết hợp với những ứng dụng khác dễ dàng hơn. Chỉ những file như Microsoft Office files hay PDF mới có thể chuyển đổi về định dạng Google Drive.
xem thêm: hướng dẫn cách chỉnh sửa file PDF bằng microsoft Word
Không may thay, sự chuyển đổi này không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Dựa trên cấp độ định dạng đã được sử dụng trong tài liệu gốc mà những tài liệu khi chuyển đổi sẽ trông rất khác nhau. Hãy xem ví dụ sau đây:
Lưu ý: Sự thay đổi khi chuyển đổi không phải lúc nào cũng ăn khớp. Bạn thậm chí có thể bị mất thông tin từ file gốc. Vì vậy, nên kiểm tra lại file vừa được chuyển đổi trước khi chia sẻ với người khác. Nhớ rằng, bạn vẫn luôn có thể lưu file với định dạng gốc nếu như bạn không cần thực hiện chỉnh sửa online với nó.
Tải lên file và thư mục
Tải file lên Google Drive thì rất dễ. Nhưng nếu bạn sử dụng trình duyệt Google Chrome thì bạn thậm chí còn có thể tải lên toàn bộ cả thư mục.
Để tải lên một file:
1.Từ Google Drive, chọn “New” rồi chọn “File Upload”
2.Tìm và lựa chọn file cần tải lên trong máy và click “Open”
3.File này sẽ được tải lên Google Drive của bạn
Note: Tùy vào trình duyệt và hệ điều hành bạn sử dụng, bạn cũng có thể nhấp và kéo file từ máy tính vào Google Drive
Để tải lên một thư mục
Note: Tính năng này chỉ sử dụng được khi truy cập vào Google Drive từ Google Chrome
1.Chọn “New”, rồi chọn “File upload”
3.Thư mục và file bên trong nó sẽ được tải lên Google Drive của bạn
Chuyển file về định dạng Google Docs
Khi tải lên một dạng file nhất định như Microsoft Office file hay PDf thì bạn chỉ có thể xem chúng. Nếu bạn muốn chỉnh sửa trong Google Drive, thì bạn cần chuyển chúng về đinh dạng Google Docs.
Để chuyển đổi một file
1.Nhấp đúp chuột vào file muốn chỉnh sửa
2.Bản xem trước của file sẽ hiện ra. Chọn “Open” ở phía trên màn hình
3.File sẽ được chuyển về dạng Google tài liệu và xuất hiện trong tab mới.
4.Nếu quay lại Google Drive, ta sẽ thấy bây giờ có hai bản copies của file: một là file gốc và một là bản mới theo định dạng Google Docs.
Note: Bạn có thể cài đặt Google Drive để tự động chuyển định dạng file mỗi khi tải lên. Chọn vào biểu tượng lưới, chọn “Settings” và tích vào ô “Convert Uploads”.
Thử thách!
Mở Google Drive và tải lên một file Microsoft Office.
Chuyển file của bạn về thành Google tài liệu.
Google Drive là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây cho phép bạn lưu tệp, hồ sơ trực tuyến và truy cập chúng ở bất kỳ mọi nơi từ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính cây nào. Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive có rất nhiều lợi thế, chẳng hạn như chia sẻ tệp dễ dàng hơn và có thể sao lưu tệp dữ liệu từ xa. Ở bài viết này, Gitiho sẽ giới thiệu tới các bạn cách tải [up] file/ tệp hay dữ liệu bất kỳ lên Google Drive.
Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao, công cụ thay thế Excel tuyệt vời để làm việc
Lưu trữ tài liệu trên Google Drive
Tính năng của Google Drive
Chỉ với 1 tài khoản Gmail của bạn, bạn đã được Google Drive cho phép 15 gigabytes [15GB] khoảng trống lưu trữ miễn phí để tải file lên từ máy tính của bạn và lưu trữ chúng trong đám mây của Google. Có 2 dạng file chính mà bạn có thể lưu trong Google Drive là:
- Loại file bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp: như các file trong Microsoft Office, PDFs và các file văn bản khác.
- Loại file bạn không thể chỉnh sửa được: như nhạc, videos, file nén và hầu hết các file khác.
Tại bất kể định dạng nào, một khi bạn đọc đã tải/ up được file lên Google Drive thì bạn luôn có thể xử lý, sắp xếp, chia sẻ và truy cập nó mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, trên Google Drive có tính năng đồng bộ hóa tự động với các thiết bị khác, nên bạn sẽ luôn thấy cái file được cập nhật mới nhất.
Đồng thời, bạn đọc cũng có thể sử dụng tính năng xem trước [Preview] nhiều loại file có định dạng khác nhau, kể cả khi bạn không có phần mềm mở được file đó trong máy tính. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Google Drive để xem trước một file Photoshop khi mà phần mềm Photoshop đó không có trong máy tính của bạn.
Cách chuyển đổi file về định dạng Google Drive
Trong trường hợp bạn muốn sửa đổi file trực tiếp hay online ngay trên ứng dụng Google Drive, bạn cần đưa chúng về đúng định dạng mà dịch vụ này hỗ trợ. Việc chuyển đổi này sẽ giúp bạn chỉnh sửa trực tiếp và dễ dàng hơn khi kết hợp với các công cụ hỗ trợ khác.
Lưu ý: Chỉ những file như Microsoft Office files hay PDF mới có thể chuyển đổi về định dạng Google Drive.
Điều bất lợi duy nhất trong quá trình chuyển đổi này là không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Dựa trên cấp độ định dạng đã được sử dụng trong tài liệu gốc mà những tài liệu khi chuyển đổi sẽ trông rất khác nhau. Hãy cùng xem ví dụ sau đây:
Lưu ý: Tài liệu sau khi được chuyển đổi không phải lúc nào cũng giống y hệt tài liệu gốc, đôi khi bạn sẽ bị mất dữ liệu từ file gốc sau khi đã chuyển đổi. Do đó, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung file vừa chuyển đổi trước khi chia sẻ cho người khác. Và hãy nhớ rằng, ạn vẫn luôn có thể lưu file với định dạng gốc nếu như bạn không cần thực hiện chỉnh sửa online với nó.
Cách tải tệp và thư mục lên Google Drive
Google Drive không chỉ là nơi lưu trữ dễ dàng với các file/ tệp đơn lẻ mà thậm chí, nó còn cho phép bạn tải hẳn 1 thư mục trong máy tính lên.
Các thao tác bạn cần thực hiện để tải tệp/ thư mục lên như sau:
Đối với tệp/ file
Bước 1: Từ Google Drive, chọn “New” rồi chọn “File Upload”
Bước 2: Tìm và lựa chọn file cần tải lên trong máy và click “Open”
Bước 3: File này sẽ được tải lên Google Drive của bạn.
Cách khác: Tùy vào trình duyệt và hệ điều hành bạn sử dụng, bạn cũng có thể nhấp và kéo file từ máy tính vào Google Drive
Đối với thư mục
Lưu ý: Bạn cần nhớ rằng, tính năng này chỉ sử dụng được khi truy cập vào Google Drive từ Google Chrome
Bước 1: Chọn “New”, rồi chọn “File upload”
Bước 2: Tìm và chọn thư mục muốn up rồi click "OK"
Bước 3: Thư mục và file bên trong nó sẽ được tải lên Google Drive của bạn
Cách chuyển đổi file về định dạng Google Docs
Sau khi tải file bất kỳ lên, định dạng của file có thể là Microsoft Office File hay PDF thì bạn không thể trực tiếp sửa tài liệu đó trực tuyến, lúc này bạn cần chuyển đổi chúng về định dạng Google Docs. Cách làm như sau:
Đối với tệp/ file
Bước 1: Chọn file bằng cách nháy đúp chuột vào file muốn chỉnh sửa
Bước 2: Bản xem trước [Preview] của file sẽ hiện ra. Bạn chọn “Open” ở phía trên màn hình như hình dưới đây.
Bước 3: File sẽ được chuyển về dạng Google tài liệu [Google Docs] và xuất hiện trong cửa sổ mới [tab mới].
Bước 4: Nếu trở lại ứng dụng Google Drive, ta sẽ thấy bây giờ có hai bản khác nhau của file: một là file gốc và một là bản mới theo định dạng Google Docs.
Lưu ý: Bạn có thể cài đặt Google Drive để tự động chuyển định dạng file mỗi khi tải lên. Chọn vào biểu tượng lưới, chọn “Settings” và tích vào ô “Convert Uploads”. Cùng xem hình dưới đây để dễ thao tác hơn nhé.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã có thể thực hành tải file hoặc thư mục lên Google Drive thành công cũng như có thể chuyển chúng sang định dạng Google Docs để tiện cho việc chỉnh sửa trực tuyến. Tại Gitiho, có rất nhiều thủ thuật hữu hiệu khác bạn có thể áp dụng vào trong công việc và sử dụng tối ưu tính năng có sẵn của Google. Hãy tham khảo nhé!
Bài viết đọc thêm khác:
Hướng dẫn cách tạo và trang trí bảng trong Google Sheets
Cách sao chép thư mục Google Drive từ tài khoản của người khác sang tài khoản của bạn
Hướng dẫn cách chia sẻ để nhiều người cùng làm việc trên một file Google Drive
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng