Nội dung hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng.. đúng theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng nếu có. Đặc biệt, với hóa đơn điện tử thì có thêm một số điểm chú ý như sau:
- Một số Cục Thuế yêu cầu ngày ký điện tử phát hành hóa đơn [xuất hóa đơn] phải trùng với ngày lập. Trừ các trường hợp đặc thù như kinh doanh Xăng dầu, Điện nước
- Trên Hóa đơn phải có thông tin Ngày ký
- Hóa đơn điện tử thì nội dung hàng hóa không ghi theo kiểu đính kèm bảng kê.
→ Xem thêm: Các tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử P.A Việt Nam
Cùng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thông minh để tiết kiệm chi phí và vận hành nhanh hơn X2 ƯU ĐÃI KHI ĐĂNG KÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI P.A VIỆT NAM
✜ Để kiểm tra chính xác hóa đơn điện tử hợp pháp, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra 04 bước theo thứ tự sau:
Bước 1: Đầy đủ chữ ký, mã tra cứu và link tra cứu của nhà cung cấp HĐĐT
Khi nhận hóa đơn điện tử từ email, doanh nghiệp cần mở ra và kiểm tra có đầy đủ chữ ký số người bán, link tra cứu và mã tra cứu hay không.
Bước 2: Phải có 2 file pdf và .xml
Khi nhận hóa đơn điện tử từ email phải có đính kèm 2 file là file hóa đơn hiển thị .pdf và file gốc .xml
Bước 3: Tra cứu hóa đơn trên link tra cứu được Bên bán cung cấp
Doanh nghiệp lấy mã tra cứu vào link tra cứu có trong tờ hóa đơn để kiểm tra xem và so sánh với tờ hóa đơn nhận từ email có trùng khớp nội dung không.
Tìm hiểu dịch vụ Hóa đơn điện tử thông minh của P.A Việt Nam BẮT ĐẦU CHỈ TỪ 99.000 ĐỒNG
Bước 4: Tra cứu thông tin phát hành hóa đơn và tình trạng của MST trên các cổng thông tin của Tổng Cục Thuế
Khi nhận được hóa đơn cần kiểm tra xem bên bán đã gửi Thông báo phát hành cho CQT chưa? Và mẫu số ký hiệu hóa đơn của bên bán xuất có khớp với các thông tin gửi cho CQT không qua website của Tổng Cục Thuế và khớp với thông tin trên tờ hóa đơn đã nhận không → Link kiểm tra
Tra cứu tình trạng hoạt động của MST – Người Nộp Thuế đang hoạt động [đã được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Thuế] → Link tra cứu MST tại đây
------
Để tránh những rắc rối sau này, khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn điện tử cần phải kiểm tra kỹ tính hợp lệ và hợp pháp của nó. P.A Việt Nam có hơn 19 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và tiên phong khuyến khích chuyển đổi hóa đơn số.
Bài viết liên quan
TRIỂN KHAI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XĂNG DẦU THEO TỪNG LẦN BÁN
Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần quan trọng trong quản lý và giao dịch thương mại hiện đại. Trong ngành xăng dầu, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn góp phần quan trọng vào sự chuyển đổi số trong quản lý ngành năng lượng. Theo Thông Tư 78 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử xăng dầu đã được đưa vào thực hiện, mở ra một loạt các ưu điểm và thách thức. Bài sau sẽ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử xăng dầu
Để có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, nghiệp vụ tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ cần thiết. Cùng tham khảo 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 trong bài viết dưới đây.
Chỉ cần truy cập vào trang Web của MeInvoice, mọi thao tác kiểm tra hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử.
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của MeInvoice được cụ thể hóa như sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: //www.meinvoice.vn/tra-cuu/
Bước 2: Tải lên file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình lúc upload file cần tra cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải xuống kết quả tra cứu hoặc gửi email thông báo về tài khoản đăng ký.
Lưu ý: Hiện nay trên website MeInvoice.vn đã cập nhật giao diện kiểm tra hóa đơn đầu vào. Bạn có thể tra cứu tại URL //www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/ theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập vào đường link: //www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/
Bước 2: Tải file xml của hóa đơn cần kiểm tra
Bước 3: Kết quả kiểm tra sẽ được hiển thị ngay trên màn hình website, ví dụ như hình sau:
Đồng thời, bạn có thể tải về kết quả hoặc nhận kết quả kiểm tra hóa đơn qua email.
Xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây:
Cách 2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của tổng cục thuế TCT
[Sử dụng cho các doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123]
Với những doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 32 thì có thể tra cứu thông tin tại cổng //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.
Tuy nhiên, theo nội dung tại Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ kiểm tra trên một trang tra cứu mới, thay cho trang tra cứu cũ của Thông tư 32. Tại trang tra cứu hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn theo TT 78, NĐ 123, HĐĐT, …
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: //hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập thông tin theo yêu cầu bao gồm mã số thuế bên bán, ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn điện tử, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng thanh toán và xác nhận capcha sau đó nhấn tìm kiếm.
Bước 3: Sau khi nhấn tìm kiếm, thì kết quả sẽ hiển thị trên màn hình. Nếu nhận được kết quả “Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn của bạn đã hợp lệ, trong trường hợp kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.
Một vài lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế:
- Thông tin có đánh dấu sao [*] thì bắt buộc phải điền vào, không được bỏ qua.
- Tại trường “Loại hoá đơn” thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.
- Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” chỉ điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
- Tại trường “Số hóa đơn” có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.
- Tại trường “Tổng tiền thanh toán” cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo dạng số.
Cách 3. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 bằng cách đăng nhập tại cổng thông tin hóa đơn điện tử
[Sử dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123]
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: //hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đăng nhập theo thông tin mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” sau đó lựa chọn “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào“. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình và tất cả thông tin về TT 78 và NĐ 123.
Để xem cụ thể các thông tin về hóa đơn, ấn “Tìm kiếm”. Ở vùng hiển thị kết quả, chọn hóa đơn muốn xem và thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.
Trên đây là 3 cách hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử, kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mà MeInvoice chia sẻ đến các bạn. Để có thể hiểu rõ và nắm bắt những quy định về HĐĐT, người bán và người mua phải nắm chắc những thông tin quy định về hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hợp pháp của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.
Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị quyết 43/2022/QH15… Đồng thời, MISA meInvoice là phần mềm tiên phong áp dụng công nghệ Blockchain bảo mật – an toàn dữ liệu tuyệt đối cho người dùng.
Làm sao để biết hóa đơn điện tử hợp lệ?
Doanh nghiệp có thể truy cập vào website: //tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Tại trang chủ doanh nghiệp nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, và chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” [hoặc có thể tra cứu nhiều hóa đơn tùy vào nhu cầu tra cứu]. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn qua website của Bộ Tài Chính.
Làm thế nào để biết hóa đơn đầu vào có hợp pháp hay không?
Để kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định mới [Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC] hợp pháp, hợp lệ, doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?
Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: //hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng. Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử và các thông tin khác theo yêu cầu của nền tảng tra cứu.
Mà Tra cứu hóa đơn ở đâu?
Bước 1: Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn. Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết: MST của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha. Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.