Khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế có thỏa thuận thanh toán bằng L/C thì doanh nghiệp nhập khẩu cần nắm vững những vấn đề cơ bản trong giao dịch bằng L/C đó là:
– Mặc dù L/C được hình thành từ hợp đồng thương mại quốc tế nhưng khi đã được thiết lập thì L/C lại hoàn toàn độc lập với chính hợp đồng đó. Hệ quả là điều khoản nào của hợp đồng không được ghi vào L/C sẽ không có giá trị điều chỉnh đối với các bên liên quan. Mặt khác, những điều khoản mà hợp đồng không điều chỉnh nhưng lại được quy định trong L/C thì sẽ có giá trị ràng buộc đối với các bên liên quan. Chính vì vậy, khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu mà cả doanh nghiệp nhập khẩu cần phải đặc biệt chú ý đến điều khoản thanh toán. Một vấn đề nữa cần chú ý là doanh nghiệp xuất khẩu khi nhận được thông báo L/C phải kiểm tra chi tiết nội dung L/C và hợp đồng thương mại quốc tế đã ký kết, còn doanh nghiệp nhập khẩu khi chuyển tải các nội dung thanh toán vào đơn mở L/C cần phải đảm bảo độ chính xác cao.
– Doanh nghiệp xuất khẩu cần phải biết về khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành do cam kết trả tiền L/C được thực hiện bởi chính ngân hàng phát hành chứ không phải doanh nghiệp nhập khẩu. Do vậy, việc biết được chắc chắn khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành có ý nghĩa rất quan trọng nhằm đảm bảo khả năng thu được tiền bán hàng của doanh nghiệp xuất khẩu. Để biết được khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành, doanh nghiệp xuất khẩu cần yêu cầu ngân hàng phục vụ mình tư vấn về khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành, bởi trong hoạt động nghiệp vụ, các ngân hàng luôn thực hiện việc cập nhật thông tin của các ngân hàng khác trên thế giới. Bên cạnh đó, để lường trước rủi ro, trước khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, doanh nghiệp xuất khẩu nên đến ngân hàng phục vụ mình để yêu cầu tư vấn về khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành cũng như các điều khoản cụ thể trong L/C nhằm tránh trường hợp khi nhận được L/C mới đi tư vấn, như vậy thì đã quá muộn.
– Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý L/C chỉ căn cứ vào bộ chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa, do đó doanh nghiệp xuất khẩu có thể giao hàng không đúng như hợp đồng thương mại quốc tế nhưng lập bộ chứng từ phù hợp với L/C thì vẫn thanh toán được tiền từ ngân hàng phát hành L/C. Thực tiễn thương mại quốc tế cho thấy rằng đã có một số trường hợp xuất hiện chứng từ giả mạo mà UCP lại cho phép các ngân hàng miễn trách về chứng từ giả mạo, bởi thực tế ngân hàng cũng khó phát hiện được chứng từ giả mạo. Chính vì vậy, để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nhập khẩu cần tìm hiểu kỹ đối tác, giám sát chặt chẽ lô hàng, quá trình giao hàng cũng như có những quy định cụ thể đối với bộ chứng từ xuất trình.
Phòng ngừa ở giai đoạn tổ chức, thực hiện giao dịch L/C trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Khi thiết lập một bộ chứng từ L/C, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần thực hiện tốt các công việc theo trình tự sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp cần có sự phối kết hợp chặt chẽ trong các hoạt động xuất nhập khẩu bởi sai sót trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp hoạt động bán chuyên nghiệp, không được tổ chức tốt, ít tập huấn chuyên môn và không nắm vững L/C, UCP, ISBP và Incoterms.
Thứ hai, doanh nghiệp xuất khẩu cần chủ động thiết lập đề cương các điều khoản sẽ sử dụng trong thương lượng về nội dung L/C như một bộ phận cấu thành của hợp đồng thương mại quốc tế. Khi thương lượng phải làm rõ về số loại chứng từ, bản gốc, bản sao, số lượng mỗi bản, người phát hành, nội dung… và phải luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn.
Thứ ba, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ L/C ngay khi nhận được, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đổi, tu chính kịp thời nhằm tránh việc không thanh toán được tiền.
Thứ tư, doanh nghiệp xuất khẩu cần lập kế hoạch chi tiết cho các công việc như sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu, giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và tổ chức thực hiện, giám sát quá trình này.
Thứ năm, doanh nghiệp xuất khẩu chuẩn bị và tổ chức lập bộ chứng từ trên cơ sở nắm vững kiến thức chuyên môn, các quy tắc của UCP, ISBP và sử dụng danh mục kiểm tra chứng từ [Checklist] để đối chiếu khi lập chứng từ và gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại… để lập các chứng từ tương ứng cho phù hợp với yêu cầu.
Thứ sáu, doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình nhằm phát hiện ra các lỗi chính tả, đánh máy, in ấn… để tu chính kịp thời bởi biện pháp ngăn ngừa bao giờ cũng hữu hiệu hơn biện pháp sửa chữa.
Thứ bảy, doanh nghiệp xuất khẩu cần xuất trình bộ chứng từ đúng hạn cũng như tính toán để có đủ thời gian tu chính và xuất trình lại chứng từ nếu có sai sót xảy ra.
Thứ tám, doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra và kiểm soát thường xuyên quá trình lập bộ chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình chậm trễ. Để hạn chế các sai sót của bộ chứng từ, doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ tiêu chí 3P gồm: lập kế hoạch [Planning]; lập chứng từ [Preparation]; xuất trình [Presentation] cùng tiêu chí 3C trong lập chứng từ phù hợp gồm: hoàn chỉnh [Complete]; chính xác [Correct]; nhất quán [Consistent].
Phòng ngừa ở giai đoạn kiểm tra L/C
– Ngay khi nhận được L/C, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần kiểm tra L/C thuộc đối tượng điều chỉnh của UCP nào? Kiểm tra tính chân thực của L/C nhằm tránh trường hợp gặp L/C giả; kiểm tra nội dung chi tiết của L/C…
– Quy tắc của UCP cho thấy một L/C không chỉ rõ là loại nào thì được xác định là loại không hủy ngang và trong trường hợp này cần kiểm tra các vấn đề là: L/C có được thanh toán theo thời hạn và đúng địa điểm như thỏa thuận không?; kiểm tra L/C thuộc loại Payment at sight, Deferred, Usance hay Negotiation; kiểm tra tên và địa chỉ của người mua và người bán; kiểm tra khoản phí của ngân hàng…
– Cần kiểm tra chi tiết của L/C như giá trị của L/C và điều kiện thanh toán; mô tả hàng hóa và xuất xứ hàng hóa; cơ sở và điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại quốc tế; điều kiện về chuyển tải; ngày hết hạn của L/C…
Thực tiễn lập bộ chứng từ và thanh toán bằng L/C rất phức tạp, đòi hỏi bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải có kinh nghiệm và am hiểu pháp luật về thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế. Có như vậy mới hạn chế đáng kể các rủi ro phát sinh khi sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C.