Thiết kế môn học to chức thực hiện công tác kế toán

Tài liệu "Bài giảng môn tổ chức thực hiện công tác kế toán" có mã là 603665, file định dạng doc, có 95 trang, dung lượng file 2,808 kb. Tài liệu thuộc chuyên mục: Tài liệu chuyên ngành > Chuyên Ngành Kinh Tế > Kế Toán - Kiểm Toán. Tài liệu thuộc loại Bạc

Nội dung Bài giảng môn tổ chức thực hiện công tác kế toán

Trước khi tải bạn có thể xem qua phần preview bên dưới. Hệ thống tự động lấy ngẫu nhiên 20% các trang trong tài liệu Bài giảng môn tổ chức thực hiện công tác kế toán để tạo dạng ảnh để hiện thị ra. Ảnh hiển thị dưới dạng slide nên bạn thực hiện chuyển slide để xem hết các trang.
Bạn lưu ý là do hiển thị ngẫu nhiên nên có thể thấy ngắt quãng một số trang, nhưng trong nội dung file tải về sẽ đầy đủ 95 trang. Chúng tôi khuyễn khích bạn nên xem kỹ phần preview này để chắc chắn đây là tài liệu bạn cần tải.

Xem preview Bài giảng môn tổ chức thực hiện công tác kế toán

Nếu bạn đang xem trên máy tính thì bạn có thể click vào phần ảnh nhỏ phía bên dưới hoặc cũng có thể click vào mũi bên sang trái, sang phải để chuyển nội dung slide.Nếu sử dụng điện thoại thì bạn chỉ việc dùng ngón tay gạt sang trái, sang phải để chuyển nội dung slide.

Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ được phát huy khi đơn vị kế toán tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả.

>>> Xem thêm: Hình thức kế toán trên máy vi tính

Khái niệm, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán

Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Trong khoa học quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ được phát huy khi đơn vị kế toán tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả.

Vậy tổ chức công tác kế toán là gì? học xuẩt nhập khẩu ở đâu tốt

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị kế toán trên cơ sở vân dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị nhằm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

Để thu nhận, xử lý thông tin kế toán, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế toán. Đồng thời phải có yếu tố tổ chức bộ máy kế toán với những cán bộ làm công tác kế toán có hiểu biết về chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện các công việc kế toán. Hay nói cách khác là phải có sự tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế toán.

Như vậy, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kế toán một mặt phải giải quyết được việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán, mặt khác phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhằm tạo được sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực hiện tốt công tác kế toán trong đơn vị.

Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Thể hiện trên các khía cạnh sau:

- Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời.

- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị. Học kế toán ở đâu tốt tphcm

- Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong đơn vị.

Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán

Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành.

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ,  giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty.

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động của đơn vị.

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại doanh nghiệp.

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo và các đối tượng quan tâm.

- Tổ chức công tác kế toán cảu đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.

Để thực hiện được vai trò của mình trong công tác quản lý và điều hành, tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của đơn vị trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị.

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị.

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan của đơn vị cho các cấp lãnh đạo, quản lý.

- Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán.

- Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức.

Trên đây, Kế toán Lê Ánh đã thông tin đến các bạn chi tiết về khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Xem thêm: Nội dung tổ chức công tác kế toán [Phần 1]

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Nếu như bạn muốn theo học kế toán thì có thể liên hệ:

KẾ TOÁN LÊ ÁNH 

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành và làm dịch vụ kế toán trọn gói tốt nhất thị trường

 [Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm]

HOTLINE: 0904 84 88 55 [Mrs Ánh]

Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânTRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNHKHOA KINH TẾ - DU LỊCHGIÁO TRÌNH[Lưu hành nội bộ]TỔ CHỨC CÔNG TÁCKẾ TOÁN[Dành cho sinh viên hệ Đại học và Cao đẳng chính quy chuyênngành Kế toán]Tác giả: Trương Thuỳ VânNăm 20170Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânMỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………………………………......3Chương 1 ................................................................................................................................ 0NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ................................ 41.1. Nội dung công việc kế toán ở các đơn vị ........................................................................ 41.2. Sự cần thiết và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán ...................................................... 41.2.1. Sự cần thiết của công tác kế toán ................................................................................. 41.2.2. Một số khái niệm về tổ chức kế toán ............................................................................ 41.2.3. Ý nghĩa .......................................................................................................................... 51.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán......................................................... 51.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán .................................................................................. 6Chương 2 ................................................................................................................................ 8TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................. 82.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị ....................................................................... 82.2. Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp ......................................................................... 92.2.1. Khái niệm ...................................................................................................................... 92.2.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán .............................................................................. 92.2.3. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình bộ máy kế toán của doanh nghiệp.............................................................................................................................................. 102.3. Vai trò và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy kế toán ..................................... 122.3.1. Lao động kế toán ........................................................................................................ 122.3.2. Phân loại lao động kế toán ......................................................................................... 13Chương 3 .............................................................................................................................. 14TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN BANĐẦU...................................................................................................................................... 143.1. Chứng từ kế toán ........................................................................................................... 143.1.1. Khái niệm .................................................................................................................... 143.1.2. Những vấn đề cơ bản về chứng từ .............................................................................. 143.1.3. Phân loại chứng từ kế toán......................................................................................... 153.2. Mục đích, yêu cầu của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu ........ 163.3. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu .............................. 173.3.1. Tổ chức quá trình lập chứng từ .................................................................................. 173.3.2. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ .......................................................................... 183.3.3. Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán ................................................................... 183.3.4. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ ........................................................................... 193.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ ................................................................................... 20Chương 4 .............................................................................................................................. 26TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ............................................................. 264.1. Hệ thống tài khoản kế toán ............................................................................................ 264.2. Mục đích và yêu cầu của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị......................... 264.3. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị.................................................. 34Chương 5 .............................................................................................................................. 35TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỐ KẾ TOÁN ............................................................. 355.1. Sổ kế toán ...................................................................................................................... 355.1.1. Khái niệm .................................................................................................................... 355.1.2. Ý nghĩa:....................................................................................................................... 355.1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán ..................................................................... 355.1.4. Phân loại hệ thống sổ kế toán .................................................................................... 351Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân5.1.5. Các hình thức tổ chức sổ kế toán ............................................................................... 365.2. Thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán............................................................ 375.3. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng ........................................ 375.3.1. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: .................................. 375.3.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung ....................................... 395.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ..................................... 405.3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: ............................. 425.3.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán máy........................................... 44Chương 6 .............................................................................................................................. 45TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRAKẾ TOÁN ............................................................................................................................. 456.1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán ............................................................................. 456.2. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị ............................................................ 466.2.1. Bản chất của hệ thống báo cáo kế toán ...................................................................... 466.1.2. Mục đích của báo cáo kế toán .................................................................................... 476.1.3. Phân loại báo cáo kế toán .......................................................................................... 486.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo nội bộ ............................................................................... 486.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính ........................................................................... 516.3. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị .................................................................. 526.3.1. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu của công tác tự kiểm tra .............................................. 526.3.2. Các hình thức tự kiểm tra ........................................................................................... 536.3.3. Quy trình tự kiểm tra .................................................................................................. 546.3.4. Tổ chức tự kiểm tra một số nội dung chủ yếu ............................................................. 556.3.5. Kiểm tra kế toán ......................................................................................................... 57DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 592Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânLỜI NÓI ĐẦUNền kinh tế nước ta những năm gần đây đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốctế, trong xu thế đó tất yếu phải từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý phù hợp với các nướctrên thế giới. Hiện nay, hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam không ngừng được đổi mới vàphát triển từng bước đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường và xu hướng mở cửa,hội nhập kinh tế-tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế. Trên cơ sở hệ thống pháp lý vềkế toán của nhà nước, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặcđiểm của doanh nghiệp mình. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một khâucủa công tác tổ chức, quản lý và điều kiện để thực thi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phụcvụ công tác quản lý; những nội dung tổ chức công tác kế toán là trọng tâm xuyên suốt trongquá trình xây dựng và vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán vào từng doanh nghiệp cụ thể.Với nhận thức đó, cuốn giáo trình “Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp”được tổ chức biên soạn với cách tiếp cận khoa học có đổi mới và bổ sung nhiều nội dungmới hiện đại phù hợp với sự phát triển của khoa học kế toán cũng như nền kinh tế.Trong quá trình biên soạn giáo trình, tác giả đã nhận được sự đóng góp ý kiến hết sứcquý báu từ bạn đồng nghiệp và những thành viên trong hội đồng phản biện. Hy vọng rằng,ngày càng nhều ý kiến đóng góp sẽ được phản hồi đến tác giả trong quá trình sử dụng giáotrình để tài liệu này có thể hoàn thiện hơn trong tương lai.Người biên soạnTrương Thùy Vân3Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânChương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN1.1. Nội dung công việc kế toán ở các đơn vịTổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị vàkế toán trưởng. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chínhtrong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộphận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trangthiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chínhliên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tếtài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằmphục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp.- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng kháctrong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.1.2. Sự cần thiết và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán1.2.1. Sự cần thiết của công tác kế toánKế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hang hóa, lúc đầu hình thành từ việcghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thànhcác hình thức kế toán như ngày nay.Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc giaphải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệthống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính.Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lýkinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt độngkinh tế.Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền vớihoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết địnhkinh tế.Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà nước vàrất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp.1.2.2. Một số khái niệm về tổ chức kế toánĐơn vị kế toán:4Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânMột thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và cần có đơn vị kế toán nhưngtùy thuộc vào qui mô của doanh nghiệp [tập đoàn, tổng công ty, công ty, công ty mẹ - côngty con… và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý].Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ chức thực hiệncông tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán.Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phảihình thành đơn vị kế toán.Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:+ Đơn vị kế toán cấp chủ quản.+ Đơn vị kế toán cấp cơ sở [doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập].+ Đơn vị kế toán phụ thuộc [chỉ hạch toán kinh tế nội bộ].Tổ chức công tác kế toán:Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phốihợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện cácchức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng sốliệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiếtvới các lĩnh vực quản lý khác.Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phươngpháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở.Tổ chức công tác kế toán [TCCTKT] là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tinthông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán chomục đích quản lý.Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máynhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơnvị. [Yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích choquản lý].1.2.3. Ý nghĩa- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tincậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính [vĩ mô và vi mô].- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làmtổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệtrong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chínhxác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quantrọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp.1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán* Yêu cầu:5Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chínhở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho công tác quản lýkinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp.- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị cácphương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp.- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán* Đối tượng kế toán: [theo luật kế toán năm 2003] tùy theo từng lĩnh vực.- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:+ Tài sản cố định, tài sản lưu động+ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu+ Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập.+ Thuế và các khoản nộp ngân sách+ Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh.+ Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế* Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán:Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự chuchuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh.* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán:- Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đếnkhối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận.- Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụngphục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.- Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định.- Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng.1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán- Xác định mô hình tổ chức kế toán: Dựa vào đặc điểm của đơn vị để xác định môhình tổ chức kế toán [tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…].- Tổ chức khối lượng công tác kế toán: Theo các giai đoạn hạch toán kế toán thì tổchức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau:+ Tổ chức chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu,cách luân chuyển và sử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý.+ Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời.Ngoài ra việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần hànhkế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị.- Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệuvà chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả.- Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị KT, đảm bảophát huy vai trò của kế toán trưởng.6Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânTK: Nội dung công tác kế toán trong DN bao gồm việc thu nhận, sử lý, hệ thống hóavà cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưuchuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp,cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô.Các nội dung kinh tế được chi tiết hóa thành các công việc kế toán cụ thể và cầnđược thực hiện một cách khoa học.Công việc kế toán trong doanh nghiệp được phân theo nhiều tiêu thức khác nhau:* Theo yêu cầu và phạm vi sử dụng thông tin KT công việc kế toán được phân chiathành kế toán tài chính và kế toán quản trị.+ Kế toán tài chính hệ thống hóa cung cấp thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế,tài chính tổng hợp được qui định trong báo cáo tài chính nhằm phục vụ công tác quản lý kếtoán, tài chính vĩ mô và vi mô, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.Kế toán tài chính có pháp lý cao và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quảnlý kinh tế tài chính của nhà nước.+ Kế toán quản trị không có tính chất pháp lý cao, thông tin kế toán quản trị chỉ phụcvụ cho quản trị kinh doanh nội bộ trong doanh nghiệp.* Theo mức độ chi tiết của chỉ tiêu kinh tế tài chính cần hệ thống hóa: Công tác kếtoán được chia thành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết:+ Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 và sổ kế toán tổng hợp để hệthống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong bảng cân đối kế toán,báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo định kỳ khác.+ Kế toán chi tiết hệ thống hóa thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức độ hệ thốnghóa thông tin kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính của doanhnghiệp và những điều kiện cụ thể như tính phức tạp, chi phí hạch toán có thể chấp nhậnđược.7Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânChương 2TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vịTuỳ thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý và phạm vi sử dụng thông tinkế toán của doanh nghiệp mà công việc kế toán của doanh nghiệp được chia làm 2 bộ phận:Kế toán tài chính và kế toán quản trị, tuy nhiên cả 2 bộ phận trên đều do bộ máy kế toán củadoanh nghiệp thực hiện theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng doanh nghiệp. Có 2 phương ántổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị: phương án tổ chức riêng và phương án tổ chứckết hợp.* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính- Theo phương án này kế toán ở doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toánthống nhất dùng cho các doanh nghiệp và hệ thống sổ thống nhất để ghi chép nhằm phảnánh, hệ thống hoá và sử lý thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý.- Tổ chức kế toán tài chính hỗn hợp với kế toán quản trị tránh được sự trùng lắp giữahạch toán chi tiết với kế toán quản trị [mặc dù ranh giới khá rõ ràng]. Bộ máy kế toán trongdoanh nghiệp được tổ chức thống nhất bao gồm các bộ phận kế toán theo các phần hànhcông việc, mỗi bộ phận kế toán đều thực hiện cả phần kế toán tài chính và kế toán quản trịtheo phần hành kế toán được phân công.- Để tổ chức theo mô hình này đơn vị phải giải quyết 1 số vấn đề sau:+ Xác định rõ yêu cầu về thông tin cụ thể cần hệ thống hoá và cung cấp phục vụ chonhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Xác định mức độ cụ thể hoá đến đâu của các chỉ tiêu cầnchi tiết từ đó xây dựng kế hoạch, lập dự toán. [ví dụ: mức độ cụ thể hoá các khoản mục chiphí sản xuất…].+ Xác định hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng. Giới hạn của việc mở hệthống tài khoản chi tiết là chi phí hạch toán có thể chấp nhận và khả năng kế toán có thểthực hiện được [không thể, hay không cần thiết tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhđến từng sản phẩm cụ thể hoặc mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí trong chi phí bánhàng, chi phí quản lý doanh nghiệp]. Trường hợp không thể mở chi tiết theo yêu cầu của kếtoán quản trị thì phải dùng phương pháp khác để thu nhận và cung cấp thông tin nhằm đápứng yêu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp [Phương pháp thống kê KN, ước tính tỷ lệgiữa chi phí biến đổi và chi phí cố định…].+ Xây dựng các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh thông tin cụ thể, cácbảng tính toán phân bổ, các sổ hạch toán nghiệp vụ để có thể hệ thống hoá và cung cấpthông tin phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh.+ Xác định hệ thống các chỉ tiêu dùng để phân bổ chi phí vì trong kế toán quản trị córất nhiều khoản chi phí cần phải phân bổ cho các đối tượng tính toán, đối tượng chịu chi phí[kế toán tài chính không cần phân bổ].* Tổ chức thực hiện kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính- Theo mô hình này về mặt tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp có 2 bộ phận: kếtoán tài chính và kế toán quản trị.8Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân- Bộ phận kế toán quản trị vẫn sử dụng những thông tin do bộ phận kế toán tài chínhcung cấp để hệ thống hoá và sử lý thông tin theo các chỉ tiêu cụ thể nhằm phục vụ yêu cầuquản trị kinh doanh đặt ra.- Kế toán quản trị có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho cácdoanh nghiệp bằng cách mở tài khoản chi tiết các cấp và các phương pháp khác để thu nhậnvà sử lý thông tin. Trong trường hợp này cần phân định rõ ranh giới để tránh trùng lắp.- Kế toán quản trị cũng có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng phù hợp vớicách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh và các yếu tố chi phí cấu thành giá, cách tập hợpchi phí để tính giá thành các đối tượng kế toán phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, giá thànhvà kết quả kinh doanh.- Đối với doanh nghiệp nhà nước tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị cóquan hệ chặt chẽ với nhau, số liệu kế toán tài chính và số liệu kế toán quản trị phải phù hợpvới nhau vì thông tin kế toán của doanh nghiệp đều được thu nhận hệ thống hoá và sử lýdựa trên một căn cứ chung là chứng từ kế toán. Vì vậy tổ chức phương án kế toán quản trịkết hợp với kế toán tài chính thường được coi là phương án tốt và có thể thực hiện được.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp2.2.1. Khái niệm- Theo quy định của luật kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hội nước cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí ngườilàm kế toán hoặc thuê người làm kế toán.- Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thựchiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán đượchiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kếtoán [lao động kế toán]. Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc tổ chức phương tiện,thiết bị cho lao động kế toán.- Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhautrong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận.2.2.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán- Các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán bộkế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độkế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc kế toán.- Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong luật kế toán khôngđược bố trí người không được làm kế toán làm kế toán tại đơn vị.- Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán,thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ củamình. Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịutrách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế toán cũphải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách.9Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân- Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế toán đềuphải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm cung cấp đầyđủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải chịu trách nhiệm vềtính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp.- Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăngnăng xuất lao động.2.2.3. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình bộ máy kế toán của doanhnghiệp- Hình thức tổ chức công tác kế toán là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm việctheo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ chức sảnxuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp.- Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hợp lý:+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh.+ Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp [không gian bố trí các đơn vị].+ Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài chính.+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị.+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật.+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp cácnhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ chức bộmáy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý.Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức côngtác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán.* Tổ chức công tác kế toán tập trung- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn vịtrực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với nhữngdoanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễdàng.- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp [công ty, tổng công ty] chỉ có một phòng kếtoán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toánriêng. Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chínhnội bộ ở mức độ chưa cao.- Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tàichính trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệmvụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển vềphòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán.- Tổ chức theo hình thức này thì bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là chủ yếu có thểchia làm nhiều bộ phận như sau:+ Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: Làm nhiệm vụ giúp kếtoán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính doanh nghiệp, theo dõi tình hình biến10Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vânđộng về vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu phải trả, lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và cácbáo cáo nội bộ khác.+ Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho.+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh+ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra- Ưu điểm của hình thức này: Chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tácquản lý được chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hoá công tác kếtoán.- Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở,không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở.* Tổ chức công tác kế toán phân tán- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có cácđơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địabàn phân tán. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâmlàm đơn vị kế toán cơ sở [ở đơn vị chính: Công ty , tổng công ty...], vừa tổ chức phòng kếtoán ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấpquản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinhdoanh.- Trong trường hợp này toàn bộ công việc kế toán tài chính của doanh nghiệp đượcphân công như sau:+ Phòng kế toán trung tâm: Thực hiện các phần công việc kế toán phát sinh ở đơn vịchính và báo cáo kế toán phần công việc thực hiện. Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính,hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thông kê, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ởcác đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc để tổnghợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính củađơn vị, tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán ở đơn vị để định kỳ lập báo cáo kế toán gửi vềphòng kế toán trung tâm, tổ chức thống kê các chỉ tiêu kinh tế trong phạm vi đơn vị để phụcvụ yêu cầu quản lý của đơn vị trực thuộc.- Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinhdoanh giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn.- Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kịp thời,khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không được kịpthời.* Tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán.- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn địa bànhoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khácnhau.- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làmđơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh11Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vândoanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phầnhành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp hai hình thứctrên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ caothì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tàichính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị nàydo phòng kế toán trung tâm đảm nhận.- Công tác kế toán theo hình thức này được phân công như sau:+ Phòng kế toán trung tâm: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanhnghiệp, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và đơn vị trựcthuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trựcthuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộcđể lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng và quảnlý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, định kỳ lậpbáo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.+ Ở đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng: Bố trí các nhân viên hạch toánlàm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể dophòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn giảm các phần hành vềphòng kế toán trung tâm.- Ưu điểm: Kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụthể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý.- Nhược điểm: Bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng cònphải mất thời gian.2.3. Vai trò và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy kế toán2.3.1. Lao động kế toán* Đặc điểm của lao động kế toán- Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề nghiệp tronglĩnh vực quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổchức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các phương pháp khoa học riêng donhững người làm kế toán thực hiện.- Sự phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán được gọi là laođộng kế toán. Người làm kế toán [lao động kế toán] thường xuyên va chạm đến lợi ích vàvật chất kinh tế, nếu làm không đúng sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp, phản ánhkhông đúng sự thật sẽ làm sai lệch các thông tin kế toán ảnh hưởng đến công tác quản trịkinh doanh.* Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hànhpháp luật.Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, được đào tạo chuyên nghành về kếtoán.12Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân2.3.2. Phân loại lao động kế toánCăn cứ vào tính chất, nội dung công việc chuyên môn nghiệp vụ, lao động kế toáncó thể được chia thành:Nhân viên hạch toán: Là nhân viên kế toán làm việc tại các đơn vị kế toán cơ sở,thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, độ phức tạp thấp [hạch toán ban đầu], trình độ đàotạo thấp.Kế toán viên: Là nhân viên có nghiệp vụ kế toán, làm việc tại đơn vị kế toán. Kếtoán viên phải có trình độ chuyên môn nghề nghiệp, được đào tạo chuyên ngành kế toán.Chuyên viên kế toán: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ kế toán trong hệ thốngquản lý nhà nước, thực hiện các công việc nghiên cứu, soạn thảo chế độ kế toán..., căn cứvào tính chất và nội dung công việc chuyên viên kế toán có thể được chia thành nhiều cấpbậc chuyên viên khác nhau, có chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp.Trong doanh nghiệp kế toán viên có thể có các chức danh sauKế toán phần hành: Là kế toán viên được chuyên môn hoá sau theo từng phần hànhhoặc có thể kiêm nghiệm một số phần hành có trách nhiệm phản ánh thông tin kế toán, thựchiện sự kiểm tra thông qua việc ghi chép đối tượng kế toán phụ trách từ khâu hạch toán banđầu đến việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra... cuối cùng là lập báo cáo phần hành được giao.Kế toán phần hành còn có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành việc ghisổ tổng hợp hoặc lập báo cáo kế toán chung khác ngoài báo cáo kế toán phần hành.Kế toán tổng hợp: Có chức năng nhiệm vụ tổng hợp các phần hành kế toán tại đơn vịkế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp.Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo các phần hành kế toán, kiểm tra, giám đốc toàn bộcác mặt hoạt động tài chính tại đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị để có thể đưa ra quyếtđịnh hợp lý.13Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânChương 3TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁNBAN ĐẦU3.1. Chứng từ kế toán3.1.1. Khái niệm- Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánhnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.- Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng củadoanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và quichế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hìnhthành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằmthiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngàyvà ghi sổ kế toán.- Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu nhậpthông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trungthực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thểthiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.3.1.2. Những vấn đề cơ bản về chứng từ* Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp vụkinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực chấtchứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghichép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành trong quá trìnhhoạt động của đơn vị.* Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trênchứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt,không được tẩy xoá, sửa chữa.- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quanđến đơn vị.- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, nhữngchứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vịkinh tế [nếu có].- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viếttay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.* Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảocác yêu cầu sau:- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian,thời gian, địa điểm và giá cả.14Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉtiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ.- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thìphải có chữ ký của người kiểm soát [kế toán trưởng] và người phê duyệt [thủ trưởng đơnvị], đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấpdịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từcó thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù củangành.3.1.3. Phân loại chứng từ kế toánĐể thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loạichứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đốitượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhậpxuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất. Chứng từ bắt buộccó một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tínphiếu, công trái…+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanhnghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểmnghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng ngành từngđơn vị.- Phân loại theo công dụng của chứng từ:+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của ngườiquản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện kếtquả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi,phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đínhkèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau như:Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ:15Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân+ Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đượclập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiệnnó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý.+ Chứng từ tổng hợp: [Chứng từ thủ tục kế toán] được lập trên cơ sở nhiều chứng từgốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại [chứng từ trung gian] nhằm giúp cho việcghi sổ kế toán được gọn nhẹ. Chứng từ tổng hợp lập theo định kỳ [3 ngày, 5 ngày, 10 ngàyhoặc hàng ngày] như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử làchứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã hoákhông có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mangtin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.Theo các cách phân loại trên tổ chức công tác kế toán là phải xác định số lượng,chủng loại chứng từ, sau đó tiến hành phân loại, xắp xếp chứng từ để xác định danh mụcchứng từ sử dụng đối với từng loại chứng từ khi được lập để phản ánh một nghiệp vụ kinhtế tài chính nào đó.Bộ chứng từ được hình thành thường bao gồm hai loại chứng từ mệnh lệnh hoặc từcơ sở và chứng từ thực hiện như: Chi tiền mặt cần lệnh chi tiền và phiếu chi; hoá đơn bánhàng và phiếu thu, phiếu lĩnh vật tư và phiếu xuất kho…3.2. Mục đích, yêu cầu của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán banđầu- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấpthông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý,kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng choquản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp.- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới cógiá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tinvà áp dụng tin học trong công tác kế toán.- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân cóliên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tàikinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kếtoán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngaytừ giai đoạn đầu của công tác kế toán.Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. Tổchức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được đúngđắn, làm cơ sở cho việc sử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác.16Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân3.3. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu3.3.1. Tổ chức quá trình lập chứng từ- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đềuphải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tếtài chính.- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của chứngtừ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêucầu ghi sổ kế toán.- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ xung+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ [tên chứngtừ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụthể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm].+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt củachứng từ [quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…].- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:+ Lập đúng mẫu quy định [bắt buộc hoặc hướng dẫn]+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phậntrong đơn vị và các phần hành kế toán.- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận đầy đủthông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân chuyểnchứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán đượckịp thời.- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trongdoanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằngcác chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán banđầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàntoàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanhnghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toándoanh nghiệp.- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghisổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Doanhngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập.Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nộisinh thường phát sinh trong doanh nghiệp [là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước chi phíđể tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kếtquả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển].17Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân3.3.2. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện truyềntin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp.- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từngloại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểmtra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: [khi tiếp nhận chứng từ kế toán phảikiểm tra].+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý củasố liệu kế toán.+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm đảmbảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kịp thờicác hiện tượng tham ô lãng phí.+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trongchứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch,với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luậtthanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ [bao gồm nộidung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị]. Kiểm tra căn cứ và phươngpháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của sốliệu kế toán.Kiểm tra chứng từ kế toán [các thông tin về hoạt động kế toán tài chính] là một chứcnăng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trướckhi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độquản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định mứckinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả thị trườngvề các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp.3.3.3. Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từgốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từtheo các tiêu thức phân loại đã được xác định.- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phảiđược dịch ra tiếng việt.- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ kếtoán [sổ tổng hợp và sổ chi tiết]:+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc [theo trình tự thờigian] lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi vào thẻ, sổchi tiết.18Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào 2 sổkế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dung các số liệu trên chứngtừ ghi vào sổ kế toán chi tiết.+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ kếtoán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào chứng từhàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi sổ kế toántổng hợp [sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái]. Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là cácchứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập.+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán tiếnhành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập thành cácnhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có các tài khoảnvà ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc và các bảng phânbổ để ghi sổ.Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tinkế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra chứng từ kế toánthật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp.3.3.4. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từNghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng dẫn thihành luật kế toán. QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng bộ tàichính ban hành chế độ chứng từ kế toán.- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểmtoán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trìnhsử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sửdụng.- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bảnchính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ saochụp.- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui địnhlưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặcbiệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thànhtừng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảoquản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán.- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài liệu kếtoán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quyđịnh của pháp luật.19Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn[theo điều 40 của pháp luật kế toán]. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt.- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyếtđịnh của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.3.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ* Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ- Khái niệm: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứngtừ kế toán luân phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình tự nhất địnhphù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một chu trình gọi làsự luân chuyển chứng từ.- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài.+ Kiểm tra chứng từ [tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ].+ Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ [phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ kếtoán]+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.+ Lưu trữ chứng từ- Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụkinh tế tài chính khác nhau để các bộ phận chức năng, các kế toán viên thực hiện được việckiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công.- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:+ Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra,ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán [các phòng nghiệp vụ…]+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minhnghiệp vụ kinh tế. [thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…].+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng tínhchính xác kịp thời.+ Qui định rõ thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận để kịp thời chuyển cho các bộphận kế tiếp và chuyển đến kế toán để hạch toán kịp thời.- Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp cần quyđịnh rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức năng, của từng cá nhân có tráchnhiệm đến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từkhông cần thiết.* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặtChứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởnghoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.- Nghiệp vụ thu chi tiền mặt20Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân+ Thu tiền:1. Thu từ bán SP, hàng hoá, dịch vụ2. Thu từ đi vay3. Thu từ rút tiền gửi về quỹ4. Thu từ các khoản nợ phải thu5. Thu hồi các khoản đầu tư chứngkhoán, hoạt động tc, hoạt động khác.+ Chi tiền:1. Chi do xuất quỹ nộp vào NH2. Chi cho vay3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốnđầu tư chứng khoán4. Chi thanh toán các khoản nợ phải trả5. Chi khác cho hoạt động SX KD- Chứng từ sử dụng:+ Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tậptrung của đơn vị.+ Phiếu thu: MS01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên đặt giấy than viết1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luânchuyển và ghi sổ kế toán.+ Phiếu chi: MS02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2hoặc 3 liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 [nếu có] chuyển chokế toán cấp trên.- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2 phươngán sau:Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặckế hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêucầu sau:+ Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1để đảmbảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảotính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2.Phương án 1:Trách nhiệm LCCác bộ phận chức năngKế toánNgười nộpKTT thủThủ quỹthanh toántiềntrưởng ĐVBiểu công việc[KTTT]1. Đề nghị nộp tiền2. Lập phiếu thu3. Ký phiếu thu4. Thu tiền5. Ghi sổ6. Bảo quản Chứng từ21Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy VânPhương án 2:Trách nhiệm LCCác bộ phận chức năngNgười nộptiềnKTT thủtrưởng ĐVThủ quỹKế toánthanh toán[KTTT]Biểu công việc1. Đề nghị nộp tiền2. Lập phiếu thu3. Thu tiền4. Ghi sổ5. Ký phiếu thu6. Bảo quản Chứng từ- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi+ Phương án 1:Trách nhiệm LCCác bộ phận chức năngNgười cóKế toánKTT thủnhu cầuThủ quỹthanh toántrưởng ĐVBiểu công việcchi tiền[KTTT]1. Đề nghị chi tiền2. Duyệt lệnh chi3. Lập phiếu chi4. Ký phiếu chi5. Chi tiền6. Ghi sổ7. Bảo quản Chứng từ+ Phương án 2:Trách nhiệm LCCác bộ phận chức năngNgười cóKế toánKTT thủnhu cầuThủ quỹthanh toántrưởng ĐVBiểu công việcchi tiền[KTTT]1. Đề nghị chi tiền2. Duyệt lệnh chi3. Lập phiếu chi4. Chi tiền5. Ghi sổ6. Ký phiếu chi7. Bảo quản Chứng từ- Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặckết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:+ Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằmđảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền.22Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân+ Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt độngsản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi sổ kế toánta sử dụng phương án 2.* Trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất:- Khái niệm hàng tồn kho:Hàng tồn kho là 1 bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua khomà doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụhoặc để bán.Hàng tồn kho là NVL, công cụ, phụ tùng, doanh nghiệp mua về dùng cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh, hàng hoá doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.Thành phẩm doanh nghiệp sản xuất ra nhập kho để bán.- Chứng từ sử dụng+ Biên bản giao nhận là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác củanghiệp vụ nhập hàng tồn kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản vàthủ kho về mặt lý thuyết biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàngtồn kho, nhưng trên thực tế bán hàng này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây.- Hàng nhập với khối lượng lớn- Hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ.- Hàng nhập có tính chất cơ khí hoá phức tạp.- Phiếu nhập kho: MS01-PNK: Phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhậphàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.- Phiếu xuất kho: MS02-PXK do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhucầu sử dụng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó liên 1 lưu tạiquyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu nhập kho.Các bộ phận chức năngTrách nhiệm LCNgười cóBanCán bộKTPhụ trách Thủnc nhậpkiểmphònghàngcung ứng khoBiểu công việchàngnghiệm cung ứngTK1. Đề nghị nhập hàng2. Biên bản kiểmnghiệm3. Lập phiếu nhập4. Ký phiếu nhập5. Nhập kho6. Ghi sổ7. Bảo quản chứng từ23Tổ chức công tác kế toánTrương Thùy Vân* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu xuất kho.Các bộ phận chức năngTrách nhiệm LCCán bộ KTT [thủNgười cóphòngtrưởngThủnhu cầucungđơn vị]khoBiểu công việcứng1. Đề nghị xuất dùng2. Duyệt lệnh xuất3. Lập phiếu xuất4. Ký phiếu xuất5. Xuất kho6. Ghi sổ7. Bảo quản chứng từKT hàngTKPhiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên:Liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toánLiên 2: Người nhận vật liệuLiên 3: Kế toán vật tư ghi sổ [sổ chi tiết vật tư] sau đó chuyển sang cho kế toántập hợp chi phí sản xuất.* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng [hóa đơn]- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn [hóa đơn vó VAT và hóa đơn có VAT trực tiếp –hoá đơn thông thường].+ Hóa đơn in từ máy+ Hóa đơn điện tử+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toánBộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bánhàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:Các bộ phận chức năngTrách nhiệm LCKTT [ThủNgườiCán bộThủ Thủ KT HTKtrưởngmua hàng phòng KDkho quỹ [KTBH]Biểu công việcđơn vị]1. Đề nghị mua hàng2. Viết hoá đơn3. Ký hoá đơn4. Viết phiếu thu5. Ký phiếu thu6. Thu tiền7. Xuất hàng8. Ghi sổ24