Phương pháp xác định thời hạn bảo quản tài liệu
|
Xác định giá trị tài liệu là một vấn đề khó khăn, có liên quan hầu hết đến các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, chúng ta đều thống nhất khẳng định 3 nguyên tắc: Nguyên tắc tính chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Nội dung ba nguyên tắc trên là chân lý, là phương pháp luận để mỗi chúng ta nhìn nhận, đánh giá chính xác giá trị của từng loại tài liệu lưu trữ. Show
Lưu trữ lịch sử tỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu trong mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội của địa phương. Phân tích phương án xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản “tạm thời” và “lâu dài” này khi có quy định chỉ những tài liệu có giá trị bảo quản “vĩnh viễn” mới được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Tại Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu hướng dẫn xác định mức bảo quản tài liệu gồm 03 loại: Loại có ý nghĩa lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn; loại bảo quản lâu dài (10 năm trở lên); loại bảo quản tạm thời ( 5 năm trở xuống). Theo pháp Lệnh lưu trữ quốc gia Điều 14, Khoản 2 và Điều 07 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (không quy định cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Điều 6 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cũng quy định Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập. Sau khi Luật lưu trữ ra đời từ năm 2011 cho đến nay về thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: “Trong thời hạn 10 năm; kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử”. Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tham mưu trình Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo 02 Thông tư này, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được xác định theo mức vĩnh viễn; 70 năm; 20năm; 10 năm và dưới 10 năm. Qua nghiên cứu về công tác lưu trữ và tình hình thực tế khối tài liệu có thời hạn bảo quản “lâu dài” đang được bảo quản tại Lưu trữ Lịch sử, chúng tôi đưa ra một phương án giải quyết là cần xem xét giá trị của có thời hạn bảo quản đối với việc nghiên cứu lịch sử ở địa phương, nâng thời hạn bảo quản “lâu dài” thành thời bảo quản “vĩnh viễn”. Để thực hiện được công việc này, phải căn cứ vào văn bản hướng dẫn chỉnh lý của từng phông tài liệu, cần có sự đánh giá kỹ lưỡng tài liệu này để nâng thời hạn bảo quản của tài liệu, tránh trạng trạng tiêu hủy tài liệu có giá trị lịch sử. Như vậy, Lưu trữ lịch sử chứa đựng những thông tin xác thực,về nhiều vấn đề, sự kiện thuộc mọi lĩnh vực của đời sống xã hội mang tính vĩnh viễn. Kho tài liệu này không chỉ phục vụ công tác nghiên cứu lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong thực tiễn xây dựng và bảo vệ Tổ quốc./.
 Nguyễn Trinh 09:40, 12/01/2018 Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Vậy pháp luật về lưu trữ quy định như thế nào về thời hạn bảo quản tài liệu này?
Theo quy định tại Điều 17 Luật lưu trữ 2011, thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ như sau: Thứ nhất, tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Thứ hai, tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm. Thứ ba, tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Xêm thêm: Luật lưu trữ 2011 được ban hành ngày 11/11/2011 và chính thức có hiệu lực ngày 01/7/2012. Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của LawNet. Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email: Skip to content
I. Khái quát chung về thời hạn bảo quản tài liệuThời hạn bảo quản tài liệu (sau đây viết tắt là THBQ) là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Cụ thể là được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc kết thúc đó. THBQ được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ, tài liệu và dựa trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ. Do lượng hồ sơ, tài liệu giấy hình thành phổ biến trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng nhiều, và tùy vào mức độ quan trọng của từng nhóm hồ sơ. Mà hiện nay, rất nhiều Bộ/Ngành đã ban hành những quy định khác nhau về THBQ phù hợp với hoạt động thực tiễn của Bộ/Ngành đó. Đức Thịnh Phát Jsc đã tổng hợp lại những nội dung chính, cũng như cập nhật Bảng thời hạn bảo quản chi tiết của từng nhóm hồ sơ, tài liệu của mỗi Bộ/Ngành ở các liên kết dưới bài viết này. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu chi tiết hơn, thì có thể tham khảo các Thông tư, Quyết định, Hướng dẫn của Bộ/Ngành mà bạn đang công tác như sau:
Căn cứ vào hai Thông tư nêu trên, một số Bộ/ngành đã xây dựng và ban hành Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành như:
II. Quy định về thời hạn bảo quản tài liệuThời hạn lưu trữ bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau: 2.1. Bảo quản vĩnh viễn– Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của Pháp luật về Lưu trữ. – Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm: Hồ sơ, tài liệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối; chủ trương, chính sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm Quốc gia; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ; công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề sự kiện quan trọng… hình thành trong quá trình thực hiện chứ năng, nhiệm vụ hành chính của cơ quan, tổ chức. – Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc Ủy ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương thì hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm các nhóm cụ thể như sau:
2.2. Bảo quản có thời hạn– Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết THBQ sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của Pháp luật về Lưu trữ. Tìm hiểu ngay: Dịch vụ hủy hồ sơ hết thời hạn lưu trữ bảo quản – Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh những công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định, gồm các mức sau đây: Từ 5 năm trở xuống: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu hành chính sự vụ, giao dịch thông thường, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương. Bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính như: Lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng: Giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo lấy ý kiến thông tin trong quá trình giải quyết công việc; thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; Từ 10 năm đến 15 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dưới 10 năm và không có giá trị lịch sử, những tài liệu có thông tin được phản ánh trong những tài liệu khác. Bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi. Từ 20 năm trở lên: Bao gồm các nhóm hồ sơ: Giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai: Dự án xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng kí và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến. Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài. tài liệu có giá trị hiện hành, sổ tay công tác của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương ít có giá trị bổ sung cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và không phải là Ủy viên Trung ương Đảng. Thời hạn bảo quản 70 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ tài liệu của các cá nhân, các đồng chí Ủy viện Bộ chính trị, Ban Bí thư, Ủy viên Trung ương Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng. III. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến3.1. Đặc điểm của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu– Là Bảng thống kê có hệ thống các nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức, kèm theo chỉ dẫn thời hạn bảo quản. Cấu tạo của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu được quy định như sau:
3.2. Các nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Bạn có thể xem chi tiết hoặc tải bảng thời hạn bảo quản của các nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức: Tại đây 3.3. Các lĩnh vực trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Ủy ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương
3.4. Một số điểm lưu ý khi sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến– Bảng THBQ này được áp dụng làm tiêu chuẩn để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức khi lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành trong văn thư, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
– Trường hợp phông lưu trữ thiếu những tài liệu phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông được phép nâng mức THBQ đối với những hồ sơ, tài liệu hiện có lên mức thời hạn bảo quản cao nhất. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng theo quy định có thời hạn bảo quản 10 năm đánh giá, khi không có báo cáo tổng kết năm sẽ được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn. – Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệu có THBQ khác nhau, thì THBQ của hồ sơ được xác định theo tài liệu có mức thời hạn bảo quản cao nhất. – Bảng THBQ tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyển ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào quy định ở các Thông tư để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực và nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời quy định THBQ cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng. – Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng THBQ tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức THBQ của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng THBQ tài liệu phổ biến để xác định. Xem thêm: 4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.
|
