Make an attendee Teams là gì

Nếu bạn sử dụng Microsoft Teams để cộng tác và nhắn tin theo thời gian thực với đồng nghiệp hoặc tổ chức lớp học trên Teams, hãy chú ý đến việc thiết lập vai trò và an toàn trong cuộc họp để cuộc họp của bạn được diễn ra hiệu quả nhất. Trong bài viết này Cẩm nang dạy học sẽ gợi ý cho bạn một số thiết lập an toàn cần lưu ý khi lên lịch hay tổ chức cuộc họp hoặc lớp học trong Teams

1. Hướng dẫn lên lịch họp trong Teams

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây: Hướng dẫn lên lịch cuộc họp trên Microsoft Teams

Để lên lịch một cuộc họp trên Teams, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở Microsoft Teams.

2. Bấm vào Calendar.

3. Nhấp vào nút New meeting từ góc trên bên phải.

4. Sử dụng menu drop-down Time zone và chọn múi giờ (nếu có).

5. Chỉ định một tiêu đề cho cuộc họp.

6. (Tùy chọn) Thêm những người sẽ tham dự cuộc họp. Bạn có thể thêm người từ danh sách liên lạc của mình hoặc mời người khác bằng cách thêm địa chỉ email của họ.

7. Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

8. (Tùy chọn) Nhấp vào tab Scheduling Assistant.

9. Chọn thời gian để tổ chức cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người, bằng cách xem xét tất cả những người tham dự.

10. (Tùy chọn) Chọn thời điểm lặp lại cùng một cuộc họp.

11. Chọn kênh để tổ chức cuộc họp trong Teams.

Mẹo nhanh: Bạn có thể chỉnh sửa kênh sau khi bạn gửi lời mời. Bạn cần phải tạo một sự kiện mới và gửi lời mời mới để thay đổi kênh.

12. (Tùy chọn) Chỉ định vị trí. (Thông thường, đây là tên của phòng làm việc).

13. Chỉ định chi tiết bổ sung về cuộc họp khi cần thiết.

14. Nhấp vào nút Send.

Khi bạn hoàn thành các bước, lịch họp sẽ được tạo với các chi tiết bạn đã chỉ định và nó sẽ xuất hiện trong phần Posts của kênh.

2. Danh sách kiểm tra các thiết lập an toàn

Sử dụng danh sách các phương pháp tốt nhất này thiết lập các chế độ an toàn và bảo mật cho cuộc họp hoặc lớp học ảo trong Teams

1. Lên lịch cuộc họp của bạn trong kênh.
2. Tạo phòng đợi ảo cho sinh viên.
3. Gán vai trò cuộc họp.
4. Luôn kết thúc cuộc họp cho toàn bộ lớp của bạn.
5. Đảm bảo rằng bạn và học viên của bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Teams.
6. Kiểm tra tại chỗ các cài đặt an toàn của bạn trước lớp.

Thiết lập vai trò và an toàn của cuộc họp trong Teams

Gán vai trò cuộc họp và chọn cài đặt an toàn bổ sung trước lớp học.

Đi tới mục Lịch 

. Chọn cuộc họp của bạn và chọn Chỉnh sửa –> Meeting Options

Sau đó một cửa sổ trên trình duyệt mặc định sẽ được mở ra để bạn có thể thiết lập vai trò và an toàn trong cuộc họp trên Microsoft Teams

Lưu ý: Bạn có thể sửa tất cả các cuộc họp trong một chuỗi cuộc họp hoặc chỉ một cuộc họp.

 Thực hiện các lựa chọn sau: 

1. Who can bypass the lobby – Who thể bỏ qua phòng chờ? Chọn Chỉ tôi. Điều này tạo ra một phòng đợi ảo nơi học viên đợi bạn tiếp nhận họ.
2. Always let caller bypass the lobby – Luôn cho phép người gọi bỏ qua phòng đợi. Chọn Không để học viên gia nhập từ thiết bị di động cũng chờ ở phòng đợi ảo.
3. Announce when callers join or leave – Thông báo khi người gọi gia nhập hoặc rời khỏi. Chọn Có để nhận thông báo khi học sinh tham gia và rời khỏi lớp trên bất kỳ thiết bị nào.
4. Who can present – Ai thể trình bày? Chọn Chỉ tôi. 
5. Allow mic for Attendees – Cho phép người dự bật tiếng. Chọn Không. 
6. Allow camera for Attendees – Cho phép người dự bật camera
7. Alow meeting chat – Cho phép trò chuyện
8. Allow reaction – Cho phép phản hồi
9. Bấm Lưu. 

Lưu ý: Kiểm tra các cài đặt này trước mỗi lớp học. Nếu bạn cần điều chỉnh chúng trong cuộc họp, hãy chọn Hành động khác để > chọn Cuộc họp. Đừng quên lưu các thay đổi của bạn. 

Kết thúc lớp học cho mọi người

Khi lớp học kết thúc, hãy luôn đóng không gian cuộc họp để học sinh không thể tiếp tục nếu không có bạn. 

1. Bấm vào mũi tên trên nút Rời khỏi.
2. Chọn Kết thúc cuộc họp.
3. Chọn Kết thúc.

Trên đây là một vài gợi ý nhanh về việc thiết lập vai trò và an toàn trong Microsoft Teams giúp bạn có những giờ họp và lớp học trực tuyến an toàn và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công.

Tham khảo thêm

Cẩm nang dạy học

4/6/2020

Lên lịch một cuộc họp trong Teams

Desktop1

Desktop

Lịch của bạn trong Teams được kết nối với lịch Exchange của bạn. Nói cách khác, khi bạn lên lịch một cuộc họp trong Outlook, nó sẽ hiển thị trong Teams và ngược lại.

Mỗi cuộc họp được lên lịch trong Teams được tự động thực hiện thành cuộc họp trực tuyến. Tạo lịch từ Outlook?

Lên lịch một cuộc họp

Có một số cách để lên lịch một cuộc họp trong Teams:

• Chọn Schedule a meeting 
   trong một cuộc trò chuyện (bên dưới bạn nhập một tin nhắn mới) để đặt một cuộc họp với những người trong cuộc trò chuyện.
• Chuyển đến Calendar 
  ở phía bên trái của ứng dụng và chọn New meeting ở góc trên cùng bên phải.
• Chọn một phạm vi thời gian trong lịch. Một biểu mẫu lên lịch sẽ mở ra.

Biểu mẫu lên lịch là nơi bạn sẽ đặt tiêu đề cho cuộc họp của mình, mời mọi người và thêm chi tiết cuộc họp. Sử dụng Scheduling Assistant  để tìm thời gian phù hợp với mọi người.

Khi bạn đã điền xong các chi tiết, chọn Save. Thao tác này sẽ đóng biểu mẫu lập lịch và gửi lời mời đến hộp thư đến Outlook của mọi người.

Mời mọi người bên ngoài tổ chức của bạn

Teams cho phép bạn mời những người bên ngoài tổ chức của mình, bao gồm cả những người không có license Teams. Bạn sẽ cần địa chỉ email đầy đủ của họ để mời họ.

1. Đi đến Add required attendees. Nếu bất cứ ai là người tham dự tùy chọn, chọn Optional thay thế.
2. Nhập địa chỉ email đầy đủ của người đó (ví dụ: ).
3. Chọn Invite. Họ sẽ nhận được một email có liên kết đến cuộc họp.

Tạo thành một channel meeting

1. Chọn New meeting.
2. Nhập tên của một hoặc nhiều channel có ghi Add channel (trong trường thời gian và ngày).

Channels không thể được chỉnh sửa hoặc thêm sau khi lời mời được gửi. Bạn sẽ cần gửi một lời mời mới với các channel được cập nhật.

Lưu ý:  Khi bạn có một cuộc họp trong một channel, mọi người trong nhóm sẽ có thể xem và tham gia vào channel đó.

Khi bạn đã thêm những người bạn muốn, hãy chọn Scheduling Assistant  để tìm thời gian tốt nhất.

Nếu đó là một cuộc họp định kỳ, hãy mở menu thả xuống bên cạnh Does not repeat (ngay dưới ngày). Chọn tần suất bạn muốn nó xuất hiện từ các tùy chọn mặc định hoặc chọn Custom.

Thay đổi chế độ xem lịch

Theo mặc định, bạn sẽ được hiển thị tuần làm việc của mình và có thể được thay đổi từ menu thả xuống ở phía trên bên phải lịch của bạn. Dưới đây là các tùy chọn xem hiện tại của bạn:

• Day cung cấp cho bạn một agenda view tập trung vào một ngày tại một thời điểm.
• Work week cho bạn thấy từ thứ Hai đến thứ Sáu.
• Week cho bạn thấy cả tuần.

Ở góc trên bên trái, bạn sẽ tìm thấy tháng và năm. Chọn tháng để thay đổi chế độ xem lịch của bạn thành bất kỳ ngày nào trong quá khứ hay tương lai. Chọn các mũi tên bên cạnh tháng để cuộn theo ngày hoặc tuần tùy thuộc vào chế độ xem lịch của bạn.

Chọn Today để quay lại ngày hiện tại.

Lưu ý: Lịch hiển thị cho bạn mọi thứ đã được lên lịch trong Teams, Exchange hoặc Outlook.

Nhấp chuột phải để có thêm tùy chọn

Nhấp chuột phải vào một sự kiện trong lịch của bạn để RSVP, xóa nó nếu nó bị hủy hoặc mở lời mời để xem chi tiết cuộc họp. Nếu sự kiện là cuộc họp Teams, bạn cũng sẽ có các tùy chọn Join online và Chat with participants.

Teams sẽ hiển thị nút tham gia vào một sự kiện trong lịch của bạn năm phút trước khi bắt đầu cuộc họp. Khi ai đó tham gia cuộc họp, sự kiện sẽ thay đổi màu sắc để cho bạn biết họ đang trực tuyến.

Chọn Join để mở cửa sổ cài đặt cuộc họp để xác nhận cài đặt camera và mic của bạn trước khi tham gia cuộc họp trực tuyến.

Lưu ý:  Nếu bạn có các cuộc họp chồng chéo trong lịch của mình, nút tham gia sẽ không khả dụng. Nhưng bạn vẫn có thể nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Join online.

Mobile1

Mobile

Để lên lịch cuộc họp, hãy đi tới Calendar 

 ở dưới cùng của ứng dụng, sau đó chọn Schedule a meeting  ở trên cùng bên phải.

Chuyển đến Add participants 

và chọn những người bạn muốn mời.

Tiếp theo, đi đến Share to a channel:

• Nếu bạn muốn có cuộc họp của mình trong một channel, hãy chọn channel thích hợp.
• Nếu bạn không thích, hãy bỏ qua nó.

Lưu ý:  Khi bạn có một cuộc họp trong một channel, mọi người sẽ có thể xem và tham gia vào một channel đó.

Sau đó, đặt thời gian bắt đầu và kết thúc và viết mô tả cho sự kiện.

Cuối cùng, chọn Done để lên lịch cuộc họp của bạn.

Desktop2

Desktop

Tham gia các cuộc họp nhóm mọi lúc, mọi nơi, từ mọi thiết bị.

Teams meetings là tốt nhất khi bạn tham gia cùng họ từ ứng dụng Teams hoặc Teams trên web và có rất nhiều cách để làm điều đó mà đọc được để biết chi tiết về việc tham gia theo liên kết, từ lịch của bạn và hơn thế nữa. Nếu bạn không thể sử dụng ứng dụng hoặc web, một số cuộc họp cho phép bạn gọi bằng số điện thoại. 

Trong bài viết này

• Tham gia bằng liên kết
• Tham gia từ lịch
• Tham gia vào một channel
• Tham gia trò chuyện
• Cuộc gọi đến
• Thêm phòng họp trong khi bạn tham gia

Để tìm hiểu thêm, hãy xem video Join a Teams Meeting.

Tham gia bằng liên kết

Tất cả những gì bạn cần để tham gia một cuộc họp Teams là một liên kết.

Chọn Join Microsoft Teams Meeting trong cuộc họp của bạn để được đưa đến một trang nơi bạn có thể chọn tham gia trên web hoặc tải xuống ứng dụng máy tính để bàn. Nếu bạn đã có ứng dụng Teams, cuộc họp sẽ tự động mở ở đó.

Nếu bạn không có tài khoản Teams và người tổ chức đã cho phép, bạn có thể có tùy chọn nhập tên của mình để tham gia cuộc họp với tư cách là khách. Nếu bạn có tài khoản Teams, hãy chọn Sign in để tham gia trò chuyện với cuộc trò chuyện và hơn thế nữa. Sau đó, tùy thuộc vào cài đặt của người tổ chức, bạn có thể tham gia cuộc họp ngay lập tức hoặc đến sảnh nơi mọi người trong cuộc họp có thể kết nạp bạn.

Tham gia từ lịch

Chọn Calendar 

ở bên trái của ứng dụng để xem các cuộc họp của bạn. Tìm cuộc họp bạn muốn, sau đó chọn Join.

Hoặc, nếu ai đó bắt đầu cuộc họp, bạn sẽ nhận được thông báo bạn có thể sử dụng để tham gia.

Tham gia vào một channel

Nếu một cuộc họp diễn ra trong một channel, bạn sẽ thấy lời mời tham gia, nội dung có liên quan và ai sẽ tham gia cuộc họp ngay trong channel. Chỉ cần chọn Join.

Tham gia trò chuyện

Nếu cuộc họp đã bắt đầu, nó sẽ xuất hiện trong danh sách trò chuyện gần đây của bạn. Chọn cuộc họp trong danh sách trò chuyện của bạn và sau đó chọn Join ở đầu cuộc trò chuyện.

Cuộc gọi đến

Nếu bạn không thể sử dụng ứng dụng Teams hoặc Teams trên web, bạn có thể tham gia một số cuộc họp bằng cách gọi một số điện thoại.

Nếu có số điện thoại và ID hội nghị trong lời mời họp, chỉ cần quay số để tham gia.

Số trong thư mời của bạn có thể không phải là địa phương của bạn. Chọn Local numbers để tìm.  

Thêm phòng họp trong khi bạn tham gia

Khi bạn chọn cài đặt âm thanh và video, bạn có tùy chọn thêm phòng họp để bạn có thể sử dụng các thiết bị âm thanh và video của phòng họp. Thiết bị cá nhân của bạn thậm chí có thể phát hiện một phòng gần đó bằng Bluetooth. Nếu vậy, bạn sẽ thấy tên của phòng họp và tùy chọn Join and add this room. Nếu phòng gần đó đã tham gia cuộc họp, bạn có thể Join with audio off để tránh làm gián đoạn cuộc họp.

Nếu thiết bị của bạn không phát hiện phòng gần đó, hãy chọn Add a room trong Add a room under Other join options và tìm kiếm phòng bạn đang sử dụng.

Mobile2

Mobile

Có nhiều cách để tham gia cuộc họp Teams từ thiết bị di động.

Trong bài viết này

• Tham gia bằng liên kết
• Tham gia từ lịch
• Tham gia từ một thông báo
• Tham gia vào một channel
• Tham gia trò chuyện
• Quay số
• Tham gia trên nhiều thiết bị

Tổng quát

Tham gia bằng liên kết

Để có được các cuộc họp Teams tốt nhất trên thiết bị di động, bao gồm chia sẻ âm thanh, video và nội dung, bạn sẽ cần tải xuống và cài đặt ứng dụng Teams di động.

Nếu bạn có ứng dụng, hãy chọn Join Microsoft Teams Meeting trong lời mời họp để mở ứng dụng và tham gia cuộc họp. Nếu bạn không có ứng dụng này, bạn sẽ được đưa đến cửa hàng ứng dụng nơi bạn có thể tải xuống ứng dụng.

Lưu ý: Cố gắng tải xuống ứng dụng trước khi cuộc họp bắt đầu. Có thể mất một hoặc hai phút, tùy thuộc vào kết nối internet của bạn.

Nếu bạn không có tài khoản Teams, hãy chọn Join as a guest  và nhập tên của bạn để tham gia cuộc họp với tư cách là khách. Nếu bạn có tài khoản Teams, chọn Sign in and join để tham gia trò chuyện và hơn thế nữa. Tùy thuộc vào cài đặt của người tổ chức, bạn có thể tham gia cuộc họp ngay lập tức hoặc đến sảnh nơi người khác có thể kết nạp bạn.

Tham gia từ lịch

Chọn Calendar 

ở dưới cùng của ứng dụng để xem các cuộc họp của bạn. Tìm cuộc họp bạn muốn, sau đó chọn Join.

Tham gia từ một thông báo

Khi cuộc họp Teams bắt đầu, bạn sẽ nhận được thông báo sẽ đưa bạn trực tiếp đến cuộc họp mà không tìm thấy nó trên lịch của bạn. Chỉ cần nhấn vào thông báo để tham gia.

Lưu ý: Hiện tại, điều này chỉ khả dụng trên iOS. Sắp có trên Android!

Tham gia vào một kênh

Nếu một cuộc họp diễn ra trong một channel, bạn sẽ thấy lời mời tham gia, nội dung có liên quan và người tổ chức ngay trong kênh. Chỉ cần chọn Join.

Tham gia trò chuyện

Nếu cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện đã bắt đầu, nó sẽ xuất hiện trong danh sách trò chuyện gần đây của bạn. Chọn cuộc họp trong danh sách trò chuyện của bạn và sau đó chọn Join ở đầu trò chuyện.

Quay số

Một số cuộc họp cho phép bạn tham gia bằng cách quay số điện thoại nếu bạn không thể sử dụng ứng dụng Teams.

Nếu có số điện thoại trong lời mời họp, hãy chọn số đó để quay số và ID hội nghị. Khi bạn đã kết nối, quay số 1 để tham gia cuộc họp.

Nếu bạn thấy một số trong lời mời nhưng nó không phải là địa phương đối với bạn, hãy chọn Local numbers để tìm một số phù hợp với bạn.

Tham gia trên nhiều thiết bị

Tham gia cuộc họp trên nhiều thiết bị để có thêm tùy chọn cộng tác và chia sẻ nội dung. Ví dụ, nếu bạn đang có một cuộc họp trên máy tính xách tay của mình, bạn cũng có thể tham gia trên điện thoại của mình để chia sẻ video trực tiếp, điều khiển bản trình bày với điện thoại và hơn thế nữa.

Lưu ý: Xem Share content in a meeting để biết thêm thông tin về việc sử dụng điện thoại của bạn làm thiết bị đồng hành.

Khi bạn đã tham gia một cuộc họp trên một thiết bị, hãy mở Teams trên điện thoại di động của bạn. (Đảm bảo cả hai thiết bị được đăng nhập vào cùng một tài khoản Teams.)

Bạn sẽ thấy một tin nhắn ở phía trên màn hình điện thoại di động của bạn với tùy chọn tham gia cuộc họp trên thiết bị này. Nhấn Join để chia sẻ nội dung từ điện thoại của bạn với mọi người trong cuộc họp.

Nếu bạn tham gia theo cách này, chúng tôi sẽ tắt tiếng loa điện thoại và mic của bạn để tránh gây ra hiệu ứng tiếng vang.

Nguồn: Microsoft