người ta có thể thuê các helper [người phụ việc] này để đảm nhận nhiều việc làm. Cao cấp nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đó, thường dân hơn là để phụ những việc làm lặt vặt như thuê mua, liên hệ để tránh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê kíp.
Helper thường có 2 dạng:
Một là những người làm freelancer tổ chức sự kiện hoặc không chuyên, hiện đang có một việc làm toàn thời gian nào đó, hoặc là hoàn toàn hòa bình về thời gian, ai gọi là có thể sẵn sang chạy sô. Các nhân sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một sự kiện nào đó mà công ty bắt buộc tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời gian, nhân sự để hoàn thành.
Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm sự kiện với ý định gặp gỡ hoặc trang trải thu nhập. Họ thường được sử dụng để làm các công việc ít yêu cầu khả năng bởi xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper này chưa đáp ứng được các địa điểm quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ các việc làm PG, promotion boy, Supervisor khi công ty thuê mướn xét thấy họ là người được việc, hoặc cũng có thể bởi vì giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm promotion boy, promotion girl, helper với nhau.
dùng lực lượng helper, chúng ta sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên tâm quản lý event của mình mà không nên lo ngại về chuyện thiếu nhân sự và những đầu việc không có người làm.
Chị Thùy Trang, nhân viên truyền thông của một công ty chuyên nhập khẩu các SP & DV dành cho em bé chia sẻ: Công ty tôi cũng thường xuyên làm các event cao nhỏ để quảng bá tới đối tác. do trong công ty chỉ có mình tôi làm quảng cáo cần khá cực để xoay sở hoàn thành quả việc. Mới đầu tôi thường nhờ lực lực đội ngũ nhân viên bán hàng bên phòng kinh doanh trợ giúp, nhưng họ cũng có công tác riêng của họ, có các áp lực về lợi nhuận, cho buộc phải cần bỏ việc làm chính của mình qua phụ công tác bên phòng marketing, họ cảm thấy không mặn mà lắm và thường thiếu chủ động trong công việc. Tôi rất đau đầu về việc này và quyết định thử tuyển một vài helper phụ giúp mình các công tác như nhập liệu, giám sát set up gian hàng, giám sát treo bandrol Kết quả thật tuyệt vì các helper của tôi khá biết việc và có trách nhiệm lớn hơn. Tính về chi phí thì thực ra tốn kém không đáng kể vì nếu tôi nhờ vả các đội ngũ nhân viên phòng bán hàng, doanh nghiệp sẽ phải tính lương làm ngoài giờ và thưởng sau event cho họ. Với việc thuê helper, bạn chỉ tốn một khoản ngân chi nhỏ mà mọi việc sòng phẳng, bạn không cần mang tiếng nhờ vả ai cả và có quyền phàn nàn khi họ làm không tốt.
Tuy nhiên bạn cũng có thể gặp một số không may. thứ 1 là một số helper thiếu năng lực và kinh nghiệm, phải họ không biết việc và thiếu chủ động, chỉ có thể dùng theo kiểu thiên lôi chỉ đâu đánh đó, nhiều khi họ có thể làm đổ bể công tác. Thứ hai bởi vì không có nhiều sự ràng buộc, nhiều helper có thể bỏ việc giữa chừng nếu họ cảm thấy quyền lợi không thỏa đáng hoặc cảm thấy việc làm vất vả ngoài sức tưởng tượng.
vì vậy bạn cần cân nhắc kỹ khi để ý năng lực của helper trước khi tuyển họ vào ê kíp của mình. ta cũng phải giữ lại giấy tờ tùy thân của helper nếu ta chưa biết rõ về họ. Một phần vì helper là không phải là người của doanh nghiệp, nhưng được tự do ra vào trong doanh nghiệp, và được lấy danh nghĩa nhân viên doanh nghiệp bạn, thì bạn nên bắt buộc có sự ràng buộc để tránh các sự cố đáng tiếc xảy ra. Thứ hai nữa là đối với các helper muốn nghỉ việc giữa chừng, sự ràng buộc sẽ làm cho họ nên suy tính lại trước khi phủi tay một bí quyết vô trách nhiệm.
ta buộc phải có một bản mô tả việc làm trong đó nêu rõ hạn mức bổn phận, các việc làm cần làm, thời gian buộc phải cộng tác, nếu thường xuyên cần làm trễ vào buổi tối cũng nên ghi chú lại để helper chuẩn bị tinh thần. Khi helper đọc bản mô tả này và đồng ý với nó thì hai bên cùng ký vào và bắt đầu việc làm. Sở dĩ phải cẩn thận như vậy bởi trên thực tế đã có nhiều xung chợt xảy ra giữa người thuê và helper bởi các helper cho rằng họ bị lạm dụng quá mức so với các thỏa thuận lúc đầu. Khi tuyển helper vào, những cá nhân thuê mướn thường chỉ nói chung chung bằng miệng Vào phụ tôi làm event mà không nói trước về tính chất công việc, thời gian nên làm phải khi bước vào thực tế các helper cảm thấy mọi thứ không như họ hình dung, và như vậy xung đột là tất yếu.
Khi helper bước vào ê kíp của chúng ta, ta buộc phải giới thiệu các helper với đội ngũ nhân viên doanh nghiệp để họ biết về nghĩa vụ của helper nhằm có những phối hợp quan trọng trong công tác, đồng thời việc này cũng giúp helper cảm thấy hòa nhập tốt hơn với một công ty mới, họ cảm thấy đỡ bở ngỡ trong công việc và các mối giao tiếp hơn.
Đừng nghĩ rằng bạn là cá nhân trả tiền cần helper cần có nghĩa vụ làm tất cả theo ý bạn. Hãy lắng nghe ý kiến của helper bởi biết đâu, với kinh nghiệm phụ việc cho sự kiện ở nhiều nơi, họ có những đóng góp quý giá mà chúng ta chưa nhìn ra được trong sự kiện của mình. ta cũng phải biết cách động viên helper, vì nếu họ hài lòng, họ có thể nỗ lực làm việc ở mức cao nhất, vượt qua những gì ta trông đợi.
chúng ta cũng cần lưu ý về vấn đề chi trả tiền lương và thuế thu nhập. Đối với các agency chuyên nghiệp, đã thân thuộc với việc thuê mướn PG, helper họ thường biết phương pháp giải quyết những trường hợp này nhưng đối với một doanh nghiệp năm thì mười thưở mới tuyển nhân sự thời vụ, nếu không biết cách giải quyết khéo léo, ta có thể sẽ bắt buộc đối diện với những rắc rối.
Chẳng hạn như trường hợp của một doanh nghiệp thương mại điện tử nọ. Có tất cả 10 helper được huy động vào làm việc 2 tháng cho một dự án activation dài ngày. đến khi chi trả tiền lương vào cuối lễ, kế toán của doanh nghiệp nói rằng các helper này bị trừ 10% để nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nhà nước, và còn đòi họ bắt buộc có mã số thuế người nữa. Vậy là các helper tụ tập trước cổng công ty để phản đối, một helper bức xúc: Họ đòi chúng tôi nên đi làm mã số thuế người mới trả lương. Họ còn trừ 10% lương để nộp thuế và nói với chúng tôi rằng số tiền thuế này sẽ được hoàn lại vào cuối năm nếu tổng thu nhập của tôi không quá 60,000,000 VND. Nhưng chẳng biết cả năm nữa có ai đủ siêng mà lên cơ quan thuế đòi lại ba trăm ngàn không.
Kế toán của công ty không làm sai nhưng cách giải quyết thiếu tế nhị và không báo trước về việc này đã làm các helper bức xúc. Trên thực tế các công ty thường chịu luôn các khoản thuế này cho helper để họ thu được đúng số tiền như đã thỏa thuận thuở đầu, hoặc nếu có trừ lương để nộp thuế, cũng phải báo trước để helper biết.
Việc thuê mướn helper dễ mà không dễ. Để vận hành được ê kíp helper của bạn một cách hiệu quả, sẽ trông đợi rất nhiều vào tài năng quản lý và team work của ta.
event Channel