Lùi ngày, cách số là thói quen và là nhu cầu không thể thiếu của nhiều kế toán viên doanh nghiệp do đặc thù các doanh nghiệp thường chốt số liệu vào cuối tháng trước khi xuất hóa đơn hoặc yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên điều này có lẽ sẽ không còn khả thi nữa khi doanh nghiệp chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Dễ dàng lùi ngày, cách số khi xuất hóa đơn theo quy định cũ
Theo quy định của khoản 3 Điều 15 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thì:
Ngày lập hoá đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hoá đơn là ngày bàn giao hàng hoá.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng.
Như vậy, quy định hiện hành về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đã có quy định rõ ràng về Ngày lập hóa đơn mà các doanh nghiệp phải tuân thủ khi thực hiện xuất hóa đơn. Tuy nhiên, do đặc tính của hóa đơn giấy doanh nghiệp có thể dễ dàng chừa lại vài số hóa đơn để xuất sau theo nhu cầu nên việc xác định thời điểm lập khó khả thi với cơ quan chức năng.
Ngay cả đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc lùi ngày cách số để xuất sau cũng khá dễ dàng do:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử được lập nội bộ trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bản thân các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm cũng thể hiện sự “chiều lòng” với nhu cầu của khách hàng của mình để “giữ khách” nên việc lùi ngày giữ số có thể nói vẫn thực hiện được khá dễ dàng với nhiều doanh nghiệp.
\>> Tổng đài tư vấn các quy định về hóa đơn điện tử 1900.6192
Không còn được lùi ngày, cách số khi lập hóa đơn điện tử? [Ảnh minh họa]
Nghị định 123 yêu cầu chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế
Theo các quy định mới của Nghị định 123 và Thông tư 78, việc lùi ngày cách số có thể sẽ không thực hiện được nữa do những ràng buộc về quy định chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Theo đó, Nghị định 123 quy định về 2 hình thức hóa đơn như sau:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: doanh nghiệp, người nộp thuế sau khi nhập liệu, xuất hóa đơn sẽ thực hiện ký số và gửi hóa đơn lên cơ quan Thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua. Như vậy ngay tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp đã phải gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã mới có giá trị pháp lý.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo 2 phương thức:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng [theo tháng hoặc quý], áp dụng với một số doanh nghiệp loại hình kinh doanh đặc thù.
+ Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế [chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua].
Như vậy, với việc hầu hết doanh nghiệp khi xuất hóa đơn phải thực hiện chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế thì việc lùi ngày cách số sẽ khó khả thi do thời điểm chuyển dữ liệu cùng thời điểm hoặc cùng ngày lập hóa đơn.
Mặt khác, chiếu theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đưa ra các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế. Chi tiết doanh nghiệp có thể tham khảo nội dung bài viết tại đây.
Bước đầu sử dụng hóa đơn điện tử chắc hằn nhiều kế toán băn khoăn liệu hóa đơn điện tử có được để cách ngày và lùi ngày được không. Hãy cùng M-Invoice tìm hiểu quy định pháp luật về vấn đề này để có câu trả lời.
1. Quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn điện tử
- Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được chia thành các trường hợp như sau:
Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn điện tử cụ thể:
“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm [ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019] và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Bên cạnh đó, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC cũng quy định cụ thể cách xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể đối với các loại hình kinh doanh đặc thù như: cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định, hoạt động xây dựng, lắp đặt, kinh doanh bất động sản, xây dựng,chuyển nhượng…
2. Hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày được không? Với những quy định rõ ràng trên về thời điểm lập hóa đơn điện tử có thể khẳng định rằng: hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp pháp, hợp lệ. Theo nguyên tắc, hóa đơn điện tử được cấp số liên tục và tự động nên doanh nghiệp cũng không thể cách số hoặc chừa số hóa đơn. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau hoặc không có ngày ký sẽ không được công nhận tính hợp pháp. Đối với hóa đơn xuất sai thời điểm, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC nêu trên thì bên mua được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định còn bên bán sẽ bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch, chính xác cho cả bên bán, bên mua và cơ quan thuế.
Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử minvoice vui lòng liên hệ Hotline: 0901 80 16 18.