Hóa đơn của đơn vị hành chính sự nghiệp năm 2024

Kế toán hành chính sự nghiệp là phân loại kế toán quản lý ngân sách nhà nước trong các tổ chức hành chính sự nghiệp, là công cụ quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế và tài chính của các đơn vị này. Do đó, người thực hiện cần chấp hành những nguyên lý kế toán cho đơn vị hành chính sự nghiệp như thế nào? Hãy tìm hiểu thêm thông tin trong bài viết ở phần dưới đây.

Đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Đơn vị hành chính sự nghiệp là các tổ chức có tài sản và đội ngũ cán bộ riêng biệt. Những đơn vị này hoạt động trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể và được tài trợ chủ yếu bằng ngân sách Nhà nước.

Ví dụ: Bệnh viện, trường học, học viện, viện nghiên cứu, và các tổ chức công lập khác.

Kế toán hành chính sự nghiệp là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành ngân sách, các hoạt động kinh tế và tài chính tại các tổ chức như ủy ban, trường học, bệnh viện,…. Để quản lý chi tiêu một cách hiệu quả và tự chủ, các đơn vị hành chính sự nghiệp thường phải lập dự toán. Dựa trên báo cáo dự toán, từng đơn vị sẽ nhận được kinh phí từ Nhà nước để thực hiện các hoạt động.

Trách nhiệm của nhân viên kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm việc lập dự toán chi tiêu và đảm bảo việc quản lý cũng như sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả và chủ động. Qua việc phân tích các báo cáo dự toán, kế toán hành chính sự nghiệp có khả năng đánh giá và dự đoán các chi phí cần thiết cho các hoạt động. Dựa trên những phân tích này, họ có thể đưa ra các đề xuất yêu cầu ngân sách từ Chính phủ hoặc cơ quan tài chính liên quan, nhằm bảo đảm rằng các hoạt động của đơn vị được thực hiện một cách tối ưu và hiệu quả.

Nhân viên kế toán hành chính sự nghiệp giữ vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài chính hiệu quả cho các đơn vị công lập, với các nhiệm vụ chính như sau:

• Đảm bảo việc thực hiện đúng các quy định và tiêu chuẩn về kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành.
• Đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và kinh tế, kiểm soát tài sản công, chi quỹ ngân sách Nhà nước, và nâng cao chất lượng công tác quản lý.
• Đảm bảo sự thống nhất về nội dung và phương pháp kế toán theo chế độ hiện hành và yêu cầu quản lý của Nhà nước.
• Lập và quản lý hồ sơ kế toán một cách khoa học và đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và kiểm tra số liệu tài chính.
• Xây dựng các báo cáo tài chính định kỳ và báo cáo quyết toán ngân sách đúng quy định, phản ánh chính xác tình hình tài chính của đơn vị.
• Tham gia vào quá trình lập và quản lý ngân sách, đảm bảo phân bổ tài chính hợp lý và hiệu quả.
• Thực hiện kiểm tra và giám sát tài chính, phát hiện và ngăn chặn sai sót, gian lận hoặc lãng phí trong việc sử dụng nguồn lực công.

Nhân viên kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định kế toán mà còn góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính, tối ưu hóa việc sử dụng tài sản công, và hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định tài chính.

2. Nguyên tắc kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Nguyên tắc kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn định mức quy định, phải được thực hiện đúng mục đích và theo dự toán đã được duyệt. Không được sử dụng các khoản chi này cho mục đích khác mà không có sự đồng ý của cơ quan tài chính.

Để ngăn chặn lãng phí, các đơn vị phải triệt để tiết kiệm. Các chi phí không cần thiết hoặc phô trương hình thức không được phép chi. Những tiết kiệm được tích lũy sẽ được sử dụng để cải thiện chất lượng hoạt động của đơn vị.

Việc lập dự toán và quyết toán theo quy định của Nhà nước là bắt buộc. Các khoản chi tiêu phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ và pháp lý để cơ quan tài chính có thể giám sát và kiểm tra.

Quản lý các khoản chi tiêu phải luôn liên kết với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan đơn vị. Điều này đảm bảo đơn vị vừa hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao vừa tuân thủ nguyên tắc quản lý tài chính.

Đối với hình thức kế toán, từng đơn vị có thể lựa chọn phương pháp phù hợp như nhật ký – sổ cái, chứng từ ghi sổ, hoặc nhật ký chung tùy theo quy mô, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của mình. Mục đích là đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kinh tế đầy đủ, kịp thời và chính xác để phục vụ cho công tác lãnh đạo.

3. Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ quản lý và kiểm soát việc sử dụng kinh phí và tài sản công theo định mức của Nhà nước, mà còn đóng vai trò cung cấp thông tin về mọi hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện ngân sách Nhà nước, từ đó giúp tối ưu hóa và hiệu quả hóa việc sử dụng vốn.

Để hiệu quả trong quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ chính sau:

• Ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác về tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, hình thành kinh phí và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
• Kiểm soát và theo dõi thực hiện dự toán thu chi, các chỉ tiêu kinh tế tài chính và định mức của Nhà nước, đồng thời giám sát việc quản lý và sử dụng tài sản tại đơn vị, bao gồm cả kỷ luật thu, nộp ngân sách và thanh toán.
• Lập và nộp định kỳ các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo đúng quy định.
• Cung cấp thông tin và tài liệu hỗ trợ xây dựng kế hoạch dự toán, định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.

4. Hướng dẫn thực hiện phương pháp kế toán cho các hoạt động hành chính sự nghiệp

Hướng dẫn thực hiện phương pháp kế toán cho các hoạt động hành chính sự nghiệp

Quy trình hạch toán một số giao dịch chủ yếu của đơn vị hành chính sự nghiệp

Khi thực hiện việc xuất quỹ tiền mặt và gửi vào Ngân hàng hoặc Kho bạc, phương pháp hạch toán như sau:

• Nợ TK 112- Tiền được gửi tại các Ngân hàng và Kho bạc
• Có TK 111- Tiền mặt.

Khi rút tiền tạm ứng dự toán chi hoạt động để cho tiêu cho đơn vị

Ghi nhận khi rút tạm ứng dự toán:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 337 – Tạm thu (3371).
• Đồng thời, ghi: Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).

Chi trực tiếp từ quỹ tạm ứng bằng tiền mặt ngân sách Nhà nước:

• Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

Xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động:

• Nợ TK 141 – Tạm ứng.
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Trường hợp khi lao động thanh toán tạm ứng:
  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
  • Có TK 141 – Tạm ứng.
  • Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

Thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả:

• Nợ các TK 331, 332, 334…
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
• Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

Ứng trước cho nhà cung cấp:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Trường hợp khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:
  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
  • Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
  • Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước:

• Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
• Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).

Khi thu lệ phí hoặc phí, thực hiện ghi chép như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 337 – Tạm thu (3373).
• Hoặc Có TK 138 – Phải thu khác (1383).

Khi thu khoản phải thu từ khách hàng, ghi chép như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

Khi thu hồi khoản tiền đã tạm ứng cho lao động trong đơn vị, ghi chép như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 141 – Tạm ứng.

Khi thu hồi nợ phải thu nội bộ, ghi chép như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
• Có TK 136 – Phải thu nội bộ.

Khi phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân, ghi chép như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 338 – Phải trả khác (3388).

Khi thu lãi từ đầu tư vào trái phiếu, cổ phiếu, cổ tức, và các khoản đầu tư khác, ghi chép như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận bằng tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Lãi phải thu, 1382 – Cổ tức phải thu).
• Hoặc Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

Khi thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, kế toán cần phản ánh doanh thu theo giá chưa có thuế và tách riêng các khoản thuế theo từng loại.

• Khi tách riêng các khoản thuế:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
  • Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh (theo giá chưa có thuế GTGT).
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước (bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt, giá trị gia tăng, xuất khẩu, gián thu…).
• Nếu không tách ngay được các khoản thuế và ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
  • Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh (bao gồm cả thuế).
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước (bao gồm thuế).

Khi đơn vị vay tiền, ghi chép kế toán như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận tiền qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 338 – Phải trả khác (3382 – Phải trả vay ngắn hạn hoặc dài hạn).

Khi nhận vốn góp từ các cá nhân, tổ chức và ngoài đơn vị, ghi chép kế toán như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận tiền qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.

Khi nhận đặt tiền trước từ khách hàng (như đặt cọc khám chữa bệnh, đặt hàng hóa), ghi chép kế toán như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 331 – Phải trả người bán (nếu là đặt cọc cho nhà cung cấp)
• Hoặc Có TK 338 – Phải trả khác (3382 – Đặt cọc từ khách hàng) tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

Khi nhận ký quỹ, đặt cọc hoặc ký cược, ghi chép kế toán được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.

Khi phát sinh khoản thu hộ, ghi chép kế toán được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 338 – Phải trả khác (3381 – Thu hộ).

Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

Nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 711 – Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT).
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước (3331) (nếu có).

Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách Nhà nước:

• Phản ánh số thu nhượng bán, thanh lý:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (số tiền thu được).
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
  • Có TK 337 – Tạm thu (3378).
• Phản ánh số chi nhượng bán, thanh lý:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
  • Có TK 111 – Tiền mặt.
• Chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách Nhà nước:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước.
• Nộp ngân sách Nhà nước:
  • Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước.
  • Có TK 111 – Tiền mặt.
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.

Các khoản thu và chi liên quan đến bán hồ sơ mời thầu công trình xây dựng cơ bản bằng tiền ngân sách Nhà nước

• Số thu từ bán hồ sơ mời thầu:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt).
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thu qua tài khoản ngân hàng).
  • Có TK 337 – Tạm thu (3378).
• Số chi cho lễ mở thầu:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
  • Có TK 111 – Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt).
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu chi qua tài khoản ngân hàng).
• Chênh lệch giữa chi nhỏ hơn thu (phải nộp ngân sách Nhà nước):
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước.
• Khi nộp số tiền vào ngân sách Nhà nước:
  • Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước.
  • Có TK 111 – Tiền mặt (nếu nộp bằng tiền mặt).
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nộp qua tài khoản ngân hàng).

Duy trì hoạt động của đơn vị thông qua việc đấu thầu mua sắm

Khoản thu từ đấu thầu để duy trì hoạt động đơn vị:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thu qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 337 – Tạm thu (3378).

Chi phí cho quá trình đấu thầu:

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
• Có TK 111 – Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt).
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu chi qua tài khoản ngân hàng).

Chênh lệch giữa chi và thu:

• Nếu chi nhỏ hơn thu:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
  • Có TK 511 – Thu do ngân sách Nhà nước cấp (5118).
• Nếu chi lớn hơn thu:
  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
  • Có TK 111 – Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt).

Khi nhận các khoản thu như bồi thường thiệt hại từ bên thứ ba, tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng, thu nợ khó đòi, hoặc hoàn thuế, ghi chép kế toán như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu nhận bằng tiền mặt).
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nhận qua tài khoản ngân hàng).
• Có TK 711 – Thu nhập khác (7118).

Khi mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ và nhập kho, ghi chép kế toán được thực hiện như sau:

• Khi thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng:
  • Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
  • Có TK 111 – Tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng).
• Khi sử dụng ngân sách Nhà nước, vay nợ nước ngoài, hoặc nguồn viện trợ:
  • Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
  • Có TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373).
  • Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
  • Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại.

Khi mua tài sản cố định và đưa vào sử dụng ngay, ghi chép kế toán như sau:

• Khi thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng:
  • Nợ TK 211 – Tài sản cố định (nếu mua tài sản cố định).
  • Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (nếu mua tài sản cố định vô hình).
  • Có TK 111 – Tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng).
• Khi sử dụng ngân sách Nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, hoặc nguồn viện trợ:
  • Nợ TK 211 – Tài sản cố định (nếu mua tài sản cố định).
  • Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (nếu mua tài sản cố định vô hình).
  • Có TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373).
  • Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631).
  • Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ.

Khi mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa

Khi mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hoặc hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và giá được phản ánh theo giá chưa có thuế, các bút toán kế toán như sau:

• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 156 – Hàng hóa (không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ dở sang, sản xuất kinh doanh (nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế GTGT).
• Nợ TK 211 – Tài sản cố định (nếu mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (nếu mua tài sản cố định vô hình chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT).
• Có TK 111 – Tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng).

5. Các câu hỏi thường gặp về kế toán hành chính sự nghiệp

5.1 Nhân viên kế toán hành chính sự nghiệp cần quản lý gì?

Nhân viên kế toán hành chính sự nghiệp phải quản lý nhiều nội dung quan trọng:

• Kế toán tiền và vật tư: Theo dõi tình hình giao nhận dự toán, thu chi ngân sách Nhà nước, và quản lý vật tư cùng nguồn kinh phí.
• Kế toán tài sản cố định: Hạch toán mua sắm, cấp phát, tính hao mòn tài sản cố định, và thanh lý tài sản. Hao mòn tài sản trong đơn vị hành chính sự nghiệp tính theo năm, khác với doanh nghiệp tính theo tháng.
• Kế toán các khoản thu: Phân biệt hạch toán thu giữa đơn vị hành chính có thu và đơn vị có sản xuất kinh doanh, so với doanh nghiệp sử dụng tài khoản phải thu.
• Kế toán tiền lương và bảo hiểm: Tính và chi lương cùng các khoản bảo hiểm như xã hội, y tế, và thất nghiệp.
• Kế toán các khoản phải trả và nguồn kinh phí: Quản lý các khoản phải trả cho đối tượng và các nguồn kinh phí hoạt động, dự án, và kinh doanh, với sự khác biệt so với kế toán doanh nghiệp.

Những nhiệm vụ này giúp đảm bảo quản lý tài chính và thực hiện các nghĩa vụ tài chính một cách hiệu quả.

5.2 Nguyên lý kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là nền tảng quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của các tổ chức công. Việc áp dụng chính sách này không chỉ giúp tăng cường sự tin cậy từ phía cộng đồng mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Mọi thắc mắc về nguyên lý này xin vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline: 0932.383.089 để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp.