Đoạn văn bản trong Word là gì

Các khái niệm về dòng và đoạn trong xử lý văn bản

Dòng - Line

Trong quá trình soạn thảo bạn cứ nhập nội dung bình thường, khi số lượng ký tự trong một dòng vượt quá chiều ngang của trang giấy thì nó sẽ tự rớt xuống dòng kế tiếp. Nội dung trong văn bản có thể có một hoặc nhiều dòng.

Ngắt dòng - Line Break

Trong kỹ thuật xử lý văn bản, ngắt dòng được dùng để buộc một hay nhiều ký tự xuống dòng khi nó chưa đủ dài để tự xuống dòng hoặc khi muốn các từ nối, từ ghép được liền nhau trong cùng một dòng. Trong MS Word, khi muốn ngắt dòng bạn hãy đặt dấu nháy ngay phía trước từ muốn ngắt xuống dòng sau đó nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn tiếp phím Enter

Đoạn - Paragraph

Trong quá trình soạn thảo mỗi bạn khi nhấn phím Enterđể xuống dòng thì có nghĩa là đã kết thúc một đoạn và bắt đầu đoạn một mới. Nội dung trong văn bản có thể có nhiều đoạn và mỗi đoạn có thể có một hoặc nhiều dòng.

Tính chất của dòng và đoạn

Các dòng trong cùng một đoạn sẽ có tính liên kết với nhau kể cả khi sử dụng ngắt dòng. Còn các đoạn thì có tính độc lập và không bị ảnh hưởng lẫn nhau.

Điều này có nghĩa là khi định dạng văn bản nào đó mà bạn không đánh dấu chọn thì tất cả các dòng trong cùng một đoạn đều luôn được áp dụng theo. Điều này sẽ không xảy ra đối với các đoạn văn bản vì mỗi đoạn văn bản độc lập với nhau.

Trong hình minh họa dưới đây văn bản đã được định dạng canh giữa cho đoạn thứ 1, canh đều cho các dòng trong đoạn thứ 2 và canh phải cho đoạn thứ 3.

Tính chất của dòng và đoạn

Sau khi bạn đã hoàn thành soạn thảo trên Word điều đầu tiên bạn cần phải làm đó là định dạng lại văn bản để có thể giúp người đọc có thể hiểu về nội dung hơn và làm cho văn bản trở nên lịch sự và trang trọng hơn. Điện máy XANH sẽ thông tin đến bạn các định dạng văn bản trong Word để có một file Word đúng chuẩn nhé!

1Định dạng văn bản là gì? Mục đích của việc định dạng văn bản

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản là trình bày các phần văn bản trên Word theo từng loại thuộc tính riêng biệt với nhau.

Mục đích của việc định dạng văn bản

• Giúp cho văn bản được trình bày đẹp hơn.
• Nội dung trình bày trong văn bản rõ ràng, dễ nhìn.
• Nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, cho người đọc dễ nắm bắt phần cốt lõi của vấn đề bạn muốn truyền tải trong văn bản.

Các lệnh định dạng văn bản thường gặp

Định dạng văn bản gồm 2 lệnh chủ yếu:

• Định dạng đoạn văn bản:Giúp nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung cốt lõi.
• Định dạng kí tự:Làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản, cho người đọc nắm rõ, dễ nhìn.

2Căn lề và kích thước cho văn bản

Bước 1:Bạn chọntab Layout, sau đó chọnSizeđể căn lề chuẩn cho văn bản.

Bước 2:Bảng điều chỉnh căn lề hiện ra, bạn chọnMarginsvà tiến hànhđiều chỉnh kích thước lề chuẩn theo khổ giấy A4rồi nhấpOKđể hoàn thành. [Top: 2 - 2.5 cm, Bottom: 2 - 2.5 cm, Left: 3 - 3.5 cm, Right: 1.5 - 2 cm]

Bước 3:Bạn chọnOrientationđể chỉnh sửa khổ giấy của văn bản.

• Portrait để chọn khổ dọc.
• Landscape để chọn khổ ngang.

3Định dạng font chữ trong Word

Định dạng font chữ với trang mới

Bước 1:Bạn vào thẻHomehoặc bấmCtrl+Dđểmở cửa sổ định dạng font chữ.

Bước 2:Bạnchọnfont chữ bạn muốn rồi nhấpOKđể hoàn thành.

Định dạng khoảng cách các chữ

Bước 1:Bạn nhấnCtrl+Dđể mở cửa sổ Font, sau đó chọnAdvanced.

Bước 2:Bạnthiết lập khoảng cách chữtrong văn bản tại mụcSpacing.

• Normal: Bình thường.
• Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.
• Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.

Bước 3:Bạn nhấpOKđể hoàn thành.

Vậy là bạn đã điều chỉnh khoảng cách các chữ thành công rồi.

Sao chép định dạng bằng Format Painter

Bước 1:Bạnbôi đenvùng văn bản cần định dạng.

Bước 2: Sau khi đã bôi đen văn bản, bạn hãy chọn mục Format Painter tại tab Home.

Bước 3: Cuối cùng, văn bản của bạn đã được định dạng.

4Định dạng văn bản dùng cách phím tắt

Để có thể rút ngắn được thời gian trong lúc định dạng lại văn bản Điện máy XANH sẽ hướng dẫn bạn một số phím tắt phổ biến trong định dạng văn bản nhé!

Ctrl+B: Dùng để in đậm văn bản.

Ctrl+D: Để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Ctrl+I: Dùng để in nghiêng font chữ.

Ctrl+U: Dùng để gạch chân font chữ.

Ctrl + Shift + >: Dùng để tăng kích cỡ văn bản.

Ctrl + Shift + : Dùng để giảm kích cỡ văn bản.

5Định dạng văn bản bằng chức năng Paragraph

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Word muốn định dạng và bôi đen văn bản.

Bước 2: Sau khi bôi đen văn bản, tại tab Home, bạn hãy click chuột vào mũi tên ô Paragraph.

Bước 3: Tại cửa sổ Paragraph, tại mục General, bạn hãy chọn Alignment [canh lề đoạn văn bên trái hoặc phải], Outline Level [chọn kích cỡ của văn bản].

TạiIndentation bao gồm Left và Right [chọn khoảng cách đoạn văn lề trái và lề phải].

TạiSpecial [chọn kiểu thụt đầu dòng của đoạn văn], By [khoảng cách thụt đầu dòng].

Ở phần Spacing bao gồm:

• Before: Khoảng cách giữa dòng đầu với dòng bên trên].
• After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng với dòng bên dưới].
• Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn].
• At: Khoảng cách dòng giữa các đoạn văn].

Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào mục OK để áp dụng.

6Định dạng văn bản bằng nút mũi tên

Bước 1: Bạn vào Layout, sau đó bấm vàobiểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.

Bước 2: Tại bảng điều chỉnh lề, bạn chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4.

Bước 3:Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào mụcOKđể áp dụng.

7Định dạng văn bản bằng thước ngang

Để định dạng văn bản bằng thước ngang bạn hãy làm các bước dưới đây nhé!

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở hiển thị thước ngang bằng cách chọn tab View, sau đó chọn vào Ruler.

Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn là xong.

​

Bài viết đã hướng dẫn bạn cách định dạng văn bản trong Word để có một file đúng chuẩn, nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hãy để bình luận bạn nhé!

Đặt văn bản theo chiều ngang trong đoạn văn, hình hoặc hộp văn bản

Định vị văn bản theo chiều dọc trong hình hoặc hộp văn bản

1. Bấm chuột phải vào viền của hình dạng hoặc hộp văn bản.

2. Trên menu lối tắt, chọn Định dạng Hình.

3. Trong ngăn Định dạng Hình dạng, chọn Kích cỡ/Bố trí & tính

   .

4. Chọn tùy chọn bạn muốn trong danh sách Căn dọc.

Ngắt dòng văn bản trong hình dạng hoặc hộp văn bản

Khi văn bản ngắt dòng, văn bản sẽ tự động tiếp tục trên dòng mới khi đến đường viền bên phải của hình dạng hoặc hộp văn bản.

1. Bấm chuột phải vào viền của hình dạng hoặc hộp văn bản có chứa văn bản bạn muốn ngắt dòng.

2. Trên menu lối tắt, chọn Định dạng Hình.

3. Trong ngăn Định dạng Hình, chọn Kích cỡ/Bố & tính

   , rồi chọn Ngắt dòng văn bản trong hìnhdạng .

Thay đổi lề giữa văn bản và cạnh của hình dạng hoặc hộp văn bản

Lề là khoảng cách giữa văn bản và viền ngoài của hình dạng hoặc hộp văn bản bao quanh.

1. Bấm chuột phải vào viền của hình dạng hoặc hộp văn bản.

2. Trên menu lối tắt, chọn Định dạng Hình.

3. Trong ngăn Định dạng Hình dạng, chọn Kích cỡ/Bố trí & tính

   .

4. Chỉ định một số đo theo inch hoặc milimet [mm] cho bất kỳ lề nào sau đây:

   • Lề trái Khoảng cách giữa viền trái của hình dạng và văn bản ngoài cùng bên trái

   • Lề phải Khoảng cách giữa viền phải của hình dạng và văn bản ngoài cùng bên phải

   • Lề Trên Khoảng cách giữa viền trên cùng của hình dạng và văn bản ở trên cùng

   • Lề dưới Khoảng cách giữa viền dưới của hình dạng và văn bản thấp nhất

1. Định dạng trang

Đây là định dạng đầu tiên mà bạn cần phải định dạng, để định dạng trang bạn cần phải thực hiện định dạng:

1.1. Căn lề

Để căn lề chuẩn, bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở file word bạn cần định dạng, trên thanh công cụ bên trên chọn vào tab Page Layout.

Căn lề văn bản - Hình 1

- Bước 2: Trong nhóm Page setup chọn Margins để chọn định dạng căn lề có sẵn bên dưới mục thả xuống, nếu muốn định dạng theo các thông số khác chọn Custom Margins… để tùy chỉnh lề theo các kích thước mong muốn:

Căn lề văn bản - Hình 2

Tỷ lệ căn lề, kích thước chuẩn cho văn bản như sau:

- Lề trên được căn khoảng từ 2 đến 2.5 cm

- Lề dưới được căn lề từ 2 đến 2.5 cm

- Lề trài cách méo trái từ 3 đến 3.5 cm

- Lề phải có độ căn lề từ 1.5 đến 2 cm.

- Bước 3: Bạn chọn vào mục Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản. Trong đó:

+ Portrait để chọn khổ dọc

+ Landscape để chọn khổ ngang.

Căn lề văn bản - Hình 3

1.2. Thay đổi kích cỡ, chiều văn bản

- Để xoay trang giấy của văn bản theo chiều mong muốn chọn click lần lượt theo các thao tác sau chọn vào trên thanh menu Page Layout. Trong mục Page setup chọn Orientation chọn trang giấy của bạn xoay ngang hoặc xoay dọc ở Portrait và Landscape.

Định dạng trang văn bản

- Thay đổi kích cỡ trang giấy: chọn Size trong Page setup của Page Layout thường mặc định chọn là kích cỡ A4.

Video liên quan