Khi lập hóa đơn, nếu có sai sót dù lớn hay nhỏ thì đều phải thu hồi để điều chỉnh, sửa chữa hoặc hủy hóa đơn rồi lập hóa đơn khác. Trong bài viết này, Rồng Việt sẽ cùng các bạn tìm hiểu sự khác nhau giữa biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn.
1. Biên bản thu hồi hóa đơn
a. Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế. Nếu phát hiện sai phải hủy bỏ. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
b. Những chú ý khi lập Biên bản thu hồi hóa đơn
- Ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn và ngày trên hóa đơn mới phải giống nhau.
- Trên biên bản cần thể hiện rõ: Lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số… ngày… tháng… ký hiệu…, và xuất hóa đơn mới số… ngày… tháng… ký hiệu…
- Sau khi lập xong 2 bên phải ký và ghi rõ họ tên [ thông thường sẽ là người đại diện pháp luật] và đóng dấu và biên bản xác nhận=> Xuất lại hóa đơn mới.
c. Ví dụ minh họa
Vào ngày 10/02/2019, Công ty A bán hàng và đã lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng. Tuy nhiên, đến ngày 15/02/2019 Công ty A phát hiện ra đơn giá ghi trên hóa đơn bị sai. Lúc này Công ty A sẽ phải tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT sau đó xuất lại hóa đơn mới có đoan giá đúng cho khách hàng.
2. Biên bản hủy hóa đơn:
a. Khái niệm
Biên bản bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện hủy cũng đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn. Biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.
b. Các trường hợp hủy hóa đơn:
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
c. Thủ tục hủy hóa đơn:
– Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
- Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
– Hủy hóa đơn của cơ quan thuế:
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.
d. Ví dụ minh họa
Công ty A đã thông báo phát hành hóa đơn GTGT với số lượng 5 cuốn tương đương 250 số. Kể từ khi thông báo phát hành đến ngày 20/4/2019, Công ty A đã sử dụng 4 cuốn tương đương 200 số. Vào ngày 21/4/2019, Công ty A thay đổi địa chỉ đặt trụ sở kinh doanh và đã thực hiện xong thủ tục cấp giấy chứng nhận ĐKKD mới. Địa chỉ ghi trên hóa đơn đang sử dụng sẽ không còn trùng với địa chỉ mới và Công ty A cũng không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn GTGT còn tồn 1 cuốn [ tương ứng 50 số]. Do đó Doanh nghiệp này thành lập hội đồng tiến hành hủy toàn bộ số hóa đơn 50 số đó theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014.
Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn. Chúc các bạn thành công!
- Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng người bán chưa gửi cho người mua, lúc này người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.
- Đối với hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua thì không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.
2. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau:
Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Mẫu số 04/SS-HĐĐT: //cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/mau-so-04-ss-hddt.docx
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi đã thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Tra cứu
Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Trường hợp 2: Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn [trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh]
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy
Trong đó, phải ghi chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn được làm theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mẫu số 02/HUY-HĐG: //cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/mau-so-02-huy-hoa-don-giay.doc
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn gồm các bước sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.[trừ Hộ, cá nhân kinh doanh]
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn
- Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười [10] ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
3. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:
Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ] Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
Theo đó, có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy vào hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Ngoài ra, chủ thể bị buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn để thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả.
Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email: info@thuvienphapluat.vn