Trong bài viết dưới đây, Quantrimang sẽ hướng dẫn bạn cách xóa từng tin nhắn riêng lẻ và lịch sử chat trên Microsoft Teams, cũng như ẩn cuộc trò chuyện và giải quyết những hạn chế liên quan đến ứng dụng này.
Xóa cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams
Một số điều cần lưu ý khi xóa cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams
Khi bạn xóa một cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams, dù là cuộc trò chuyện nhóm hay cá nhân, đây là một số điều bạn cần lưu ý.
- Cuộc trò chuyện bạn xóa sẽ bị xóa khỏi tất cả các thiết bị của bạn và không thể hoàn tác.
- Cuộc trò chuyện bạn xóa sẽ vẫn còn ở phía [những] người khác tham gia trong cuộc trò chuyện.
- [Những] người tham gia trò chuyện sẽ thấy thông báo bạn đã rời khỏi cuộc trò chuyện nhưng không biết bạn đã xóa cuộc trò chuyện đó.
- Nếu có các tệp hoặc liên kết đính kèm trong cuộc trò chuyện, chúng cũng sẽ vẫn khả dụng đối với [những] người tham gia khác.
- Nếu một người nào đó thêm lại bạn vào cuộc trò chuyện, bạn sẽ thấy lại lịch sử cuộc trò chuyện đó.
Một điều quan trọng khác cần lưu ý đó là Microsoft chỉ cung cấp khả năng xóa các cuộc trò chuyện trong Teams cho các tài khoản cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn sử dụng tài khoản Teams cho cơ quan hoặc trường học, bạn chỉ có thể ẩn các cuộc trò chuyện mà mình không muốn thấy chứ không thể xóa.
Xóa cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams trên PC
Bạn có thể xóa cuộc trò chuyện trong ứng dụng Microsoft Teams desktop và ứng dụng web theo cách tương tự.
Trước tiên, chọn bấm vào tab “Chat” [Trò chuyện] ở phía bên trái và chọn cuộc trò chuyện từ danh sách. Di con trỏ qua cuộc trò chuyện bạn muốn xóa và nhấp vào ba dấu chấm để hiển thị menu tuỳ chọn. Nhấp vào “Delete Chat” [Xóa trò chuyện].
Xác nhận rằng bạn muốn xóa cuộc trò chuyện bằng cách nhấp vào “Yes, Delete”.
Xóa cuộc trò chuyện nhóm trong ứng dụng Microsoft Teams di động
Bạn cũng có thể xóa một cuộc trò chuyện trong ứng dụng Microsoft Teams dành cho thiết bị di động trên Android, iPhone và iPad.
Trước tiên, bấm chọn tab Chat ở thanh công cụ đáy màn hình và chọn cuộc trò chuyện mà bạn muốn xoá. Trên Android, nhấn và giữ cuộc trò chuyện. Trên iPhone và iPad, bạn vuốt cuộc trò chuyện từ phải sang trái và nhấn vào “More” [Thêm].
Chọn “Delete” [Xóa], và xác nhận bằngcách nhấn vào “OK” [Android] hoặc “Yes” [iPhone và iPad].
Cách xóa tin nhắn riêng lẻ trong Teams
Xóa lịch sử chat trong Teams hơi phức tạp một chút, còn tùy thuộc vào kênh, bạn không thể xóa tất cả các tin nhắn được. Ngoài ra, bạn chỉ có thể xóa từng cụm tin nhắn chứ không thể xóa cùng lúc chỉ với một thao tác.
1. Mở Microsoft Teams.
2. Bấm vào mục tin nhắn bạn muốn xóa.
3. Di chuột vào tin nhắn bạn muốn xóa.
4. Bấm vào hình elip vừa xuất hiện.
5. Bấm Delete để xóa tin nhắn.
6. Người nhận tin nhắn giờ sẽ thấy dòng thông báo “This message was deleted” thay vì tin nhắn gốc.
7. Để thu hồi thao tác, bấm Undo.
Cách xóa hoàn toàn lịch sử chat trong Teams
Không thể xóa hoàn toàn lịch sử chat của Microsoft Teams chỉ bằng một lần bấm nhưng bạn có thể ẩn nó đi nếu muốn phần trò chuyện của mình trong sạch sẽ gọn gàng.
1. Mở Microsoft Teams.
2. Bấm Chat.
3. Bấm chuột phải vào cuộc nói chuyện bạn muốn ẩn.
4. Bấm Hide.
5. Cuộc nói chuyện giờ đã được ẩn đi.
6. Để cuộc nói chuyện hiển thị trở lại, tìm tên của người dùng trên thanh tìm kiếm.
7. Bấm chuột phải vào cuộc nói chuyện và chọn Unhide.
Chúc bạn thực hiện thành công!
Hủy các cuộc họp trước thời hạn để tránh trông giống như một kẻ dở hơi.
Đó là quy tắc cơ bản tại nơi làm việc ảo để lên lịch các cuộc họp trước. Nó mang lại cho những người tham dự cuộc họp một sự thân mật và họ có thể giữ cho lịch trình của mình luôn mở cho cuộc họp. Nhưng việc lên lịch cuộc họp cũng quan trọng như việc lên lịch cuộc họp, việc thông báo cho họ biết nếu cuộc họp bị hủy cũng quan trọng không kém.
Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng hủy các cuộc họp mà bạn đã lên lịch trong ứng dụng. Bạn chỉ có thể hủy cuộc họp nếu bạn là người tổ chức cuộc họp. Nếu bạn được mời tham dự một cuộc họp, bạn chỉ có thể xóa cuộc họp đó khỏi lịch của mình chứ không thể hủy cuộc họp.
Giờ đây, có hai loại cuộc họp đã lên lịch: cuộc họp độc lập và cuộc họp định kỳ. Hãy xem cách hủy từng loại cuộc họp trong Microsoft Teams.
Lưu ý: Nếu cuộc họp đã lên lịch không có bất kỳ người tham dự nào, sẽ không có bất kỳ tùy chọn nào để hủy cuộc họp. Nhưng vì không có người tham dự, bạn không thực sự cần thông báo cho bất kỳ ai về việc hủy. Vì vậy, sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn hủy cuộc họp.
Hủy cuộc họp độc lập
Mở Microsoft Teams và chuyển đến tab”Lịch”từ trình đơn điều hướng ở bên trái.
Sau đó, chuyển đến cuộc họp bạn muốn hủy và nhấp vào cuộc họp đó.
Một menu tùy chọn ngắn sẽ bật lên. Nhấp vào nút’Chỉnh sửa’.
Màn hình chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Nhấp vào nút’Hủy cuộc họp’ở góc trên cùng bên trái.
Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Bạn có thể thêm thông báo hủy cho những người tham dự cuộc họp, nhưng nó hoàn toàn là tùy chọn. Nhấp vào nút”Hủy cuộc họp”.
Thao tác này sẽ xóa cuộc họp khỏi lịch của bạn và Microsoft Teams cũng sẽ thông báo cho những người tham dự cuộc họp về sự phát triển này.
Lưu ý: Việc hủy cuộc họp khỏi Microsoft Teams chỉ hoạt động đối với người dùng Microsoft 365. Đối với người dùng miễn phí Microsoft Teams, bạn phải thông báo thủ công cho những người mà bạn đã gửi liên kết cuộc họp về việc hủy. Ngoài ra, hãy xóa sự kiện để không ai có thể tham gia cuộc họp trong trường hợp họ không nhận được bản ghi nhớ. Chuyển đến tab Cuộc họp. Sau đó, nhấp vào nút”Thêm tùy chọn”[menu ba chấm] và chọn”Xóa”từ các tùy chọn.
Hủy cuộc họp định kỳ
Bạn cũng có thể có các cuộc họp đã lên lịch diễn ra đúng lúc. Khi nói đến việc hủy các cuộc họp này, có hai điều cần xem xét: Cho dù bạn muốn hủy một cuộc họp duy nhất hay một loạt cuộc họp hoàn chỉnh.
Hủy một cuộc họp riêng lẻ
Nếu bạn muốn hủy một lần xuất hiện, hãy chuyển đến tab Lịch và nhấp vào lần xuất hiện của cuộc họp mà bạn muốn hủy.
Sau đó, nhấp vào nút’Chỉnh sửa’. Một menu thả xuống sẽ mở rộng. Chọn’Chỉnh sửa lần xuất hiện’từ các tùy chọn.
Chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Sau đó, nhấp vào nút ‘Hủy cuộc họp’ ở góc trên cùng bên trái.
Một lần nữa, một số tùy chọn sẽ mở rộng. Nhấp vào’Hủy sự kiện’từ các tùy chọn. Nếu bạn đổi ý ở giai đoạn này, bạn cũng có thể hủy toàn bộ loạt phim bằng cách nhấp vào tùy chọn’Hủy loạt phim’.
Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Thêm ghi chú hủy nếu bạn muốn. Sau đó, nhấp vào nút ‘Hủy sự kiện’ để chỉ hủy bỏ sự kiện cuộc họp duy nhất này và Microsoft Teams sẽ thông báo cho những người tham dự có liên quan.
Hủy toàn bộ chuỗi cuộc họp
Thay vào đó, nếu bạn muốn hủy toàn bộ chuỗi cuộc họp, hãy chuyển đến tab Lịch và nhấp vào bất kỳ cuộc họp nào từ chuỗi cuộc họp trên lịch.
Nhấp vào nút’Chỉnh sửa’và chọn’Chỉnh sửa chuỗi video’từ các tùy chọn thả xuống.
Chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Nhấp vào tùy chọn’Hủy cuộc họp’. Khi chỉnh sửa chuỗi sự kiện, sẽ không có tùy chọn hỏi bạn muốn hủy sự kiện hay chuỗi sự kiện. Nó sẽ hủy chuỗi chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Thêm thông báo hủy cho những người tham dự cuộc họp nếu bạn muốn thêm thông báo được cá nhân hóa về việc hủy. Sau đó, nhấp vào nút’Hủy chuỗi chương trình’.
Toàn bộ chuỗi cuộc họp sẽ bị hủy và những người tham dự cuộc họp sẽ được thông báo về cập nhật này.
Việc hủy cuộc họp để bạn không lãng phí thời gian của những người tham dự khác cũng quan trọng như việc lên lịch cuộc họp. May mắn thay, Microsoft Teams giúp bạn thực sự dễ dàng hủy bất kỳ loại cuộc họp nào và cũng thông báo cho những người tham dự trong quá trình này.