Một số vướng mắc trong trình bày thể thức văn bản quản lý nhà nươc
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Quá trình xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước, bên cạnh phải đảm bảo đúng về thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng thì đảm bảo về thể thức cũng một yêu cầu quan trọng, góp phần đảm bảo tính pháp lý của văn bản quản lý nhà nước.
Hiện nay, hệ thống văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan, tổ chức, đơn vị tham mưu soạn thảo hoặc ban hành có hai loại là văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Đối với văn bản quy phạm pháp luật quá trình soạn thảo, ban hành phải tuân thủ quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật [gọi tắt là Nghị định số 34]. Đối với văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì tuân thủ quy định tại Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 ngày 14/3/2017 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước [gọi tắt là Nghị quyết số 351]. Đối với văn bản hành chính nhà nước [bao gồm văn bản của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân] cần tuân thủ quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính [gọi tắt là Thông tư số 01]. Thời gian qua, các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đơn vị đã ban hành hoặc tham mưu cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản đảm bảo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, góp phần nâng cao chất lượng văn bản. Tuy nhiên, quá trình thực hiện có một số vướng mắc sau: Thứ nhất, về Quốc hiệu và Tiêu ngữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ là thành phần đầu tiên trong thể thức văn bản quản lý nhà nước. Thành phần có vai trò vô cùng quan trọng, vì đây là tên chính thức của một quốc gia, không chỉ biểu thị về chủ quyền lãnh thổ mà còn là danh xưng chính thức trong ngoại giao. Bên cạnh đó, Quốc hiệu và Tiêu ngữ là dấu hiệu quan trọng để phân biệt văn bản của cơ quan nhà nước với văn bản của các tổ chức khác. Hiện nay, quy định về cách trình bày đối với Quốc hiệu và Tiêu ngữ là chưa thống nhất giữa Nghị định số 34, Nghị quyết số 351 và Thông tư số 01, cụ thể: Tại Thông tư số 01 quy định “Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Cách trình bày dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm; cỡ chữ từ 13 đến 14. Tuy nhiên, tại Nghị định số 34 quy định: Phần mở đầu của văn bản gồm: Quốc hiệu, Tiêu ngữ. Quốc hiệu là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”. Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. Tiêu ngữ là: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Tại Nghị quyết số 351 quy định: Quốc hiệu là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”; Tiêu ngữ là: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm; Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa phía dưới Quốc hiệu. Như vậy, Thông tư 01 không tách riêng về Quốc hiệu và Tiêu ngữ mà quy định chung là Quốc hiệu cho cả hai thành phần trên. Đối với Nghị định số 34 và Nghị quyết số 351 quy định Quốc hiệu và Tiêu ngữ riêng, song về trình bày kiểu chữ, cỡ chữ là không thống nhất với nhau. Thứ hai, về căn cứ để ban hành văn bản Căn cứ để ban hành văn bản quản lý nhà nước là các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền có hiệu lực pháp lý cao hơn đang có hiệu lực pháp luật. Đây cũng là thành phần quan trọng để xem xét nội dung văn bản có hợp hiến, hợp pháp và hợp lý hay không. Tuy nhiên, hướng dẫn cách trình bày về căn cứ để ban hành văn bản quản lý nhà nước cũng chưa thống nhất. Thông tư 01 quy định: Phần nội dung [trong đó có căn cứ ban hành văn bản] được trình bày bằng chữ in thường kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.” Tại Nghị định số 34 quy định: Căn cứ ban hành văn bản được thể hiện bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên của văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy [;], dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm[.].
Từ những vấn đề không thống nhất như trên, đã gây không ít khó khăn trong quá trình tham mưu để cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Do vậy, đề nghị cơ quan nhà nước cơ thẩm quyền xem xét, có sự hướng dẫn thống nhất về thể thức văn bản quản lý nhà nước, từ đó để có cách hiểu và trình bày thống nhất trong xây dựng và soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, đảm bảo tính nghiêm túc, trang trọng của văn bản quản lý nhà nước.
Luật gia: Trần Tiến Hải
Trường Chính trị Quảng Bình
534 by Co Nguyen , 11 Tháng Một, 2021
Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020
Trong quá trình thực hiện nhiều thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, các sở ban ngành có liên quan, v.v…Trường hợp nếu thủ tục đó có yêu cầu nghiêm ngặt về thể thức, cách trình bày, ký tên, đóng dấu văn bản hay giáp lai,v.v…mà chúng ta thực hiện không đúng thì sẽ gây mất nhiều thời gian, để chỉnh sửa, trình ký lại. Do đó, việc hiểu rõ ràng và áp dụng những quy định về cách trình bày văn bản hành chính là rất quan trọng trong công việc soạn thảo không chỉ khi trình nộp tại các cơ quan nhà nước mà cũng tạo ra một quy chuẩn chung tại nội bộ các doanh nghiệp.
Sau đây, Luật Nghiệp Thành sẽ tư vấn một số nội dung liên quan đến cách trình bày văn bản hành chính đúng luật.
- Cách trình bày chuẩn của văn bản hành chính
Một số quy định chung cần chú ý,
– Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20-25 mm; Cách mép trái 30-35mm; Cách mép phải 15-20mm.
– Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode, màu đen
– Cỡ chữ và kiểu chữ thì tùy theo từng yếu tố thể thức
– Vị trí trình bày
– Số trang văn bản được đánh từ số 1, số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, đứng, canh giữa tại lề trên văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
Sau đây là các thành phần chủ yếu có trong một văn bản hành chính, theo đó sẽ có kiểu mẫu cũng như cỡ chữ, vị trí được yêu cầu như sau:
| STT | Nội dung | Cách trình bày |
| 1 | Quốc hiệu | Vị trí: Ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. |
| Tiêu ngữ | Vị trí: Canh giữa dưới Quốc hiệu; Lưu ý: Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối [-], có cách chữ. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ | |
| 2 | Tên tổ chức ban hành văn bản | Viết tên chính thức và đầy đủ |
| 3 | Số, ký hiệu văn bản: – Số văn bản: số do tổ chức ban hành trong một năm. – Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt loại văn bản và chữ viết tắt tên tổ chức ban hành | Số văn bản phải ghi bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt tên cơ quan phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu Sau từ “Số” có dấu hai chấm [:] Số và ký hiệu phải ngăn cách bằng dấu gạch chéo [/], giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu phải có gạch nối, nhưng gạch nối phải không cách chữ. Vị trí: Canh giữa dưới tên tổ chức ban hành. Lưu ý: Với số văn bả nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. |
| 4 | Địa danh, thời gian ban hành văn bản – Địa danh: ghi tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức đóng trụ sở ban hành văn bản. – Thời gian: Ngày tháng năm văn bản được ban hành. | Các số trong ngày, tháng, năm ban hành phải dùng chữ số Ả Rập Lưu ý: Số thể hiện ngày mà nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. Trình bày: Trên cùng một dòng với mục [3], chữ cái đầu địa danh phải viết hoa,; sau địa danh phải có dấu phẩy [,] |
| Lưu ý: Tên tổ chức ban hành và số ký hiệu văn bản phải ngang hàng với Quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm. | ||
| 5 | Tên loại văn bản: Là tên của tổ chức ban hành văn bản – Trích yếu nội dung | Trình bày: Đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Trích yếu nội dung đặt dưới ngày tên loại văn bản, ghi ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Với công văn thì trích yếu đặt ở bên lề trái, canh giữa ngay bên dưới “Số, ký hiệu văn bản”. |
| Công văn: không có tên loại văn bản, có ghi trích yếu nội dung | ||
| 6 | Nội dung văn bản – Căn cứ ban hành: Ghi đầy đủ trên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản – Nội dung văn bản: Bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, chương, mục, tiểu mục, v.v… | Trình bày: – Căn cứ ban hành: Đặt dưới phần tên loại, sau mỗi căn cứ sẽ xuống dòng, cuối dòng có dấu [;], dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm [.] – Nội dung văn bản. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối tiểu là 1,5 lines. |
| 7 | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền – Là chữ ký của người thẩm quyền trên văn bản – Quyền hạn: ký thay mặt tập thể; thay người đứng đầu cơ quan tổ chức; ký thừa ủy quyền, v.v.. | Trình bày: – Về quyền hạn ký:
– Chức vụ, chức danh phải ghi rõ, được ghi phía trên họ tên người ký. Họ tên người ký văn bản phải bao gồm họ, tên đệm [nếu có] và tên người ký. Đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký. Lưu ý: Không ghi họ hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ tên người ký. |
| 8 | Dấu của tổ chức màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu. | Trình bày: đóng trùm lên khoảng ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái. |
| 9 | Nơi nhận văn bản gồm nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra; giám sát; báo cáo; trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản. | Trình bày: Sát lề trái; phía sau có dấu hai chấm. Phần liệt kê nơi nhận văn bản, ghi chữ in thường, cỡ 11, kiểu đứng. Mỗi cơ quan nhận văn bản sẽ gạch đầu dòng [-], cuối dòng là [;], dòng cuối ghi “Lưu: VT, “chữ viết tắt tên tổ chức soạn văn bản và số lượng bản lưu”.” |
| Lưu ý: Ghi từ “Nơi nhận” ngang hàng với “Quyền hạn, chức vụ của người ký”. |
* Một số lưu ý về sử dụng dấu:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Đóng dấu treo trên văn bản chính hoặc phụ lục: Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Đóng dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản/phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
| STT | Thành phần | Loại chữ | Cỡ chữ | Kiểu chữ | Ví dụ minh họa |
| 1 | Quốc hiệu | In hoa | 12 – 13 | Đứng, đậm | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Tiêu ngữ | In thường | 13 – 14 | Đứng, đậm | Độc lập – Tự do – Hạnh phúc | |
| 2 | Tên tổ chức ban hành văn bản | In hoa | 12 – 13 | Đứng, đậm | CÔNG TY TNHH ABC |
| 3 | Số, ký hiệu văn bản | In thường | 13 | Đứng | Ví dụ: Văn bản là Quyết định do công ty ABC ban hành thì ghi: Số: 01/QĐ-ABC |
| 4 | Địa danh, thời gian ban hành văn bản | In thường | 13 – 14 | Nghiêng | Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2021 |
| 5 | Tên văn bản | ||||
| a. Tên loại văn bản | In hoa | 13 – 14 | Đứng, đậm | QUYẾT ĐỊNH | |
| b. Trích yếu nội dung | In thường | 13 – 14 | Đứng, đậm | Về việc bổ nhiệm người đừng đầu chi nhánh | |
| Trích yếu nội dung với công văn | In thường | 12 – 13 | Đứng | V/v xác nhận không nợ thuế | |
| 6 | Nội dung văn bản | ||||
| – Căn cứ ban hành | In thường | 13 – 14, | Nghiêng | – Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 ngày 16/07/2020; | |
| – Nội dung văn bản | In thường | 13 – 14 | Đứng | Dựa theo nội dung thông báo ngày …./…./……, công ty… | |
| 7 | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền | ||||
| a. Quyền hạn của người ký | In hoa | 13 – 14 | Đứng, đậm | TM. GIÁM ĐỐC | |
| Chức vụ của người ký | In hoa | 13 – 14 | Đứng, đậm | PHÓ GIÁM ĐỐC | |
| b.Họ tên của người ký | In thường | 13 – 14 | Đứng, đậm | Nguyễn Văn A | |
| 8 | Dấu của tổ chức | Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái | |||
| 9 | Nơi nhận văn bản. | ||||
| – Từ “Nơi nhận” | In thường | 12 | Nghiêng, đậm | Nơi nhận: | |
| – Tên tổ chức, cá nhân nhận văn bản | In thường | 11 | Đứng | – Phòng nhân sự,…; – …………….; – Lưu: VT. |
* Để bạn đọc dễ hình dung, đây là sơ đồ trình bày cụ thể của từng thành phần:
* Lưu ý: Vì đối tượng áp dụng Nghị định này là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước. Và các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp. Cho nên, các yêu cầu về thể thức trình bày trên đã được lược bỏ một số nội dung cho phù hợp đối với soạn thảo văn bản hành chính khi các doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.
Ngoài ra, việc quy định về thể thức, cách trình bày sẽ được quy định tại các văn bản hướng dẫn trong từng lĩnh vực, ban ngành có liên quan. Ví dụ như đối với Bộ Kế hoạch đầu tư sẽ có ban hành thông tư hướng dẫn về các biểu mẫu, trong đó bao gồm những quy định về kiểu chữ, phông chữ, cỡ chữ được sử dụng trong các mẫu giấy khi doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; v.v…
Riêng đối với các loại Giấy tờ nội bộ trong doanh nghiệp, v.v… thì việc phải yêu cầu có một số các thành phần thể thức trên là không bắt buộc.
Chẳng hạn như “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là yếu tố không bắt buộc phải có đối với các văn bản trên. Do “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là một trong các thành phần của văn bản hành chính trong quản lý nhà nước, do có ý nghĩa pháp lý quan trọng, thể hiện tính trang trọng, tôn trọng với Hiến pháp và pháp luật. Do đó, “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là điều kiện bắt buộc phải có với văn bản nhà nước, chứ không nhất thiết phải có đối với các văn bản thông thường lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Linh Chi
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận
Close Window