Với nhiều tính năng ưu việt, giao diện trực quan và cách sử dụng đơn giản, Trello chắc chắn là giải pháp quản lý công việc mà doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm.
Trello là phần mềm giúp bạn quản lý công việc một cách trực tuyến, đơn giản và hiệu quả. Trello được xây dựng dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban - tức là quản lý công việc trực quan theo các đầu công việc.
Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng trello Để quản lý dự Án và cuộc sống, trello là gì
Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần nhìn thấy mọi công việc một cách toàn diện và cho phép điều chỉnh các hoạt động linh hoạt. Trello với thiết kế tối giản và trải nghiệm dễ dàng là một công cụ tuyệt vời để bạn quản lý công việc/quản lý dự án, thay vì sử dụng các công cụ giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc nhóm như email.
Các đối tượng thường xuyên sử dụng Trello đó là: doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn freelancer.
2. Hướng dẫn sử dụng Trello
Đầu tiên, hãy cùng làm quen với các thành phần cơ bản trong phần mềm quản lý công việc Trello:
Các yếu tố cơ bản trong Trello
Card:Card hay còn gọi là thẻ thông tin, sẽ gồm có các mục: Title, Description để mô tả về một công việc [task], một tính năng sản phẩm [feature], một câu hỏi [question],...hoặc bất cứ thông tin nào bạn cần lưu. Mỗi card sẽ có các checklist để bạn chia các đầu việc nhỏ hơn. Trong các card, các thành viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc bằng cách bình luận [comment], đính kèm hình ảnh,...List:List là danh sách tổng hợp các card được phân chia theo một tình trạng hoặc một tính chất khác biệt. Ví dụ: List có tên là To-do, sẽ gồm các công việc cần hoàn thành, List Done sẽ gồm các công việc đã hoàn thành.Board: Board hay bảng thường được sử dụng tương đương như một dự án hoặc một phần công việc lớn. Trong board, có thể có nhiều List để phân chia dự án thành các danh mục đầu việc lớn.Organization: Đây là nơi tổng hợp những board và member [thành viên] công tyBạn đã nắm được các thành phần của Trello, khi này cách sử dụng Trello đã rất đơn giản. Hãy làm theo các bước sau đây nhé:
Tạo một không gian làm việc nhóm [Team space]:Tạo tên của nhóm nên gợi nhớ về dự án đang triển khai. Bạn có thể viết thêm mô tả cho dự án nếu cảm thấy cần thiết.Tạo bảng:Board sẽ có giao diện như một chiếc bảng trắng, đây là nơi bạn sẽ quản lý công việc của nhóm/dự án.Tiến hành đặt tên cho board, thêm các thành viên. Board cũng có chế độ public và private để bạn tùy chọn. Sử dụng chế độ bookmark để đánh dấu các dự án cần đặc biệt chú ý hơn các dự án còn lại.Tạo list:Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanba, nên các list phổ biến được áp dụng là: List to-do [các công việc cần làm]. List doing [các công việc đang làm], List Done [các công việc đã hoàn thành].Tạo card:Đây là đơn vị công việc nhỏ nhất trên Trello. Card sẽ bao gồm các thông tin: mô tả, file đính kèm, task nhỏ hơn hoặc checklist, thời hạn, thời gian, người chịu trách nhiệm thực hiện và nhãn. Bạn có thể tải ảnh và file từ thiết bị, Google Drive, Drop Box hay One Drive.Xem thêm: Hệ Điều Hành Chrome Os Là Gì, Hệ Điều Hành Đám Mây Của Google
Điểm thú vị và tiện lợi trong quá trình sắp xếp công việc tại Trello, đó là bạn có thể di chuyển các card bằng cách kéo-thả dễ dàng, từ List này sang List khác. Bạn cũng có thể trao đổi với các thành viên bằng cách đề cập họ trong Bình luận với cú pháp
trước tên của họ.
3. Đánh giá về phần mềm quản lý công việc Trello
Giao diện phần mềm quản lý công việc Trello
*Ưu điểm:
Dễ sử dụngGiao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản: các công việc thuộc các giai đoạn được chuyển giao linh hoạt bằng cách chỉ cần kéo thả các card, để lên lịch và giao việc trong team cũng nhanh chóng,...
Miễn phíTrello hiện đang cung cấp sản phẩm dưới hình thức Freemium, tức là người dùng có thể sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản. Tuy rằng các tính năng nâng cao thuộc phiên bản Business có giá tiền không hề dễ chịu [9.99$/người dùng/tháng] - thì phiên bản miễn phí của Trello cũngđáp ứng được những nhu cầu cơ bản nhất trong quản lý dự án. Bạn cũng dễ dàng mời những người dùng mới tham gia Trello nhờ sự "miễn phí" này; nhờ đó Trello thường được ưa chuộng bởi các startup và freelancer.
Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.
Khả năng tích hợp lớnTrello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB.
* Nhược điểm:
Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp - khi cần có những giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp nhân viên - trưởng phòng - CEO...Đây là yếu điểm lớn nhất của Trello vì nó có thể phá vỡ tính chặt chẽ vàbảo mật thông tin doanh nghiệp.
Môi trường giao tiếp kémMặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các card, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Việc bình luận tại card cũng chưa thân thiện, không thể post bình luận ngay bằng phím Enter, bạn cần phải dùng chuột ấn “Lưu” - một lỗi cản trở trải nghiệm của người dùng.
Không phù hợp cho quản lý thời gianVới duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các card được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc [ví dụ: bạn khó biết được việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào phải làm xong thì mới có thể làm được việc khác].
Muốn tối ưu lại những yếu tố này, bạn sẽ cần những phần mở rộng-tích hợp với ứng dụng Gantt chart [trong phiên bản trả phí của Trello].
Thiếu báo cáo công việcTrello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý [Project/Team manager]; trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,...]
danangmoment.com Wework là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án của doanh nghiệp. Wework kế thừa giao diện Kanban tối ưu của Trello, nhưng đồng thời giải quyết trọn vẹn những nhược điểm mà Trello mắc phải như:
Tùy chỉnh phân quyền chặt chẽ, minh bạch, phù hợp cho quản lý đa phòng ban, đa dự ánTích hợp sẵn cùng tính năng chat nội bộTheo dõi tiến độ trực quan và linh hoạt theo nhiều phương thức, phù hợp cho nhiều mục đích và tính chất dự án: Quản lý Kanban [trello], Quản lý theo Gantt chart, dạng bảng, dạng danh sách...Báo cáo tự động về hiệu quả công việc theo thời gian thựcChi phí chỉ bằng 1/10 các phần mềm thế giới, giao diện phù hợp với doanh nghiệp Việt NamVideo giới thiệu phần mềm danangmoment.com Wework
Tìm hiểu thêm về sản phẩm Wework và nhận hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm ngay tại đây.
Khi làm việc theo đội nhóm thì Trello là một trong những công cụ không thể thiếu. Sở dĩ được nhiều người sử dụng vì Trello có nhiều tính năng ưu việt, cách sử dụng đơn giản. Vậy Trello là gì thì tìm hiểu cùng GiaiNgo nhé.
Làm việc nhóm là hình thức khá phổ biến hiện nay. Để hạn chế phát sinh không mong muốn trong quá trình làm việc. Nhiều người đã dùng Trello để cải thiện hiệu suất và theo dõi quá trình làm việc của nhau. Thực chất Trello là gì, tính năng ra sao thì cùng giải đáp qua bài viết của GiaiNgo ngay nào.
Trello là gì?
Trello là công cụ quản lý công việc khi làm việc theo nhóm. Công cụ này hoàn toàn miễn phí và giúp mọi người trong cùng một team biết được tiến trình làm việc của nhau.
Trello là một công cụ tiện ích có thể tải trên máy tính hoặc điện thoại. Các chức năng của Trello đa phần là miễn phí. Chỉ có những tính năng nâng cao và đặc biệt mới cần trả phí. Về cơ bản công cụ này khá hữu dụng khi làm việc nhóm.
Tính năng nổi bật của Trello
Ưu điểm của Trello là dễ sử dụng, linh hoạt và miễn phí. Với các tính năng cao cấp thì bạn mới phải trả phí. Tuy nhiên, phần lớn công việc chỉ cần dùng bản miễn phí đã quá đủ rồi.
Các tính năng nổi bật của Trello bao gồm:
- Phân chia và quản lý các công việc rõ ràng chẳng hạn như: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,…
- Tổng hợp phân chia đầu việc tới từng người trong nhóm. Có bảng mô tả cụ thể công việc, thời gian, tình trạng hoàn thành công việc.
- Trello còn cho phép các thành viên trong nhóm yêu cầu sự giúp đỡ của nhau.
Cấu tạo của Trello
Cấu tạo của Trello có 4 phần chính, giao diện trên máy tính hay điện thoại khá dễ nhìn. Từ đó, tạo sự thuận tiện cho người dùng. Tiết kiệm thời gian và quản lý tiến trình công việc hiệu quả.
Cấu tạo của Trello bao gồm các phần sau:
- Card: Đây là một thẻ thông tin bao gồm Title [tiêu đề], Description [mô tả] dùng để lưu trữ công việc. Có thể dùng Card để ghi Task [công việc], Feature [tính năng của sản phẩm], Question [các câu hỏi], Note [các ghi chú], … Đặc biệt mỗi Card này nếu bạn có nhiều đầu việc nhỏ hơn có thể tạo Checklist [danh sách các nhiệm vụ nhỏ].
- List: List là danh sách tổng hợp nhiều Card có cùng một tình trạng [đang làm, chưa làm, đã làm xong] hoặc cùng một tính chất.
- Board: Board là tổng hợp các List, đây là bảng tương đương như 1 dự án hoặc một nhiệm vụ công việc lớn. Trong Board chứa các List để kiểm soát tình trạng các đầu việc.
- Organization: Organization có nhiệm vụ tổng hợp các Board và toàn bộ nhân sự trong Team.
Cách tải phần mềm Trello
Cách tải phần mềm Trello cho máy tính [Android, macOS]
Bạn có thể sử dụng trực tiếp phần mềm trên giao diện web hoặc download Trello về desktop, PC để thuận tiện hơn khi sử dụng.
Cách tải như sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang chủ của phần mềm theo đường link: //trello.com/vi/platforms. Tại mục “Cho máy tính”, chọn Appstore nếu tải về macOS hoặc “Microsoft” nếu tải cho Windows.
- Bước 2: Cửa sổ mới hiện ra, nhấn chọn vào mục “Get”.
- Bước 3: Nhấn chọn vào mục “Install”. Sau đó, đợi vài phút để tải ứng dụng về máy tính.
- Bước 4: Sau khi hoàn tất việc tải. bạn chỉ cần nhấn chọn vào mục “Launch” để bắt đầu khởi động và sử dụng ứng dụng.
Cách tải phần mềm trello cho điện thoại [iPhone, Smartphone]
Rất tuyệt vời khi Trello có cả các App để chúng ta dễ dàng tải về sử dụng đồng bộ. Việc này giúp bạn có thể dễ dàng báo cáo công việc mọi lúc, mọi nơi.
Chỉ cần lên CH Play [đối với Smartphone] hay App Store [ đối với iPhone] và tìm với từ khóa Trello để tải App về điện thoại. Khi tìm được app bạn nhấn vào nút cài đặt và tiến hành đăng nhập vào công cụ khi tải xong.
Hướng dẫn đăng ký tài khoản Trello
Để đăng ký tài khoản Trello vô cùng đơn giản. Công cụ này rất giống với cách đăng ký các mạng xã hội khác. Chỉ cần vài thao tác đơn giản và địa chỉ email của bạn.
Bước 1: Truy cập website
Truy cập địa chỉ như sau: Trello.com sau đó click chuột vào ô: “Sign Up”
Bước 2: Điền thông tin
Bạn hãy điền đầy đủ thông tin vào Form như trong màn hình: Name, Email, Password. Sau cuối nhấp chuột vào “Create New Account”.
Bước 3: Xác nhận
Phần mềm sẽ gửi đến cho bạn một email với đường link xác nhận. Bạn chỉ cần vào mở mail và nhấp chuột vào “Confirm Your Email Address” để xác thực email là của bạn.
Hướng dẫn sử dụng Trello
Giao diện phần mềm được thiết kế thân thiện. Nên cách sử dụng Trello cũng khá đơn giản. Dưới đây là một số hướng dẫn khi sử dụng, mời các bạn cùng tham khảo.
Cập nhật thông tin Profile
Để tài khoản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Sau khi đăng nhập Trello, bạn nên cập nhật đầy đủ các thông tin như ảnh đại diện, họ tên đầy đủ,…
Hướng dẫn tạo bảng trong Trello cụ thể:
- Bước 1: Dưới mục “Personal Boards”, nhấn chọn vào ô “Create New Board”.
- Bước 2: Đặt tiêu đề cho bảng. Bạn cũng có thể thay đổi màu nền hay hoa văn hiển thị cho bảng.
- Bước 3: Nếu bạn có nhiều nhóm, hãy lựa chọn chính xác nhóm mà bạn muốn cấp quyền truy cập nhé!
Sau khi tạo xong, bảng công việc mới sẽ hiển thị ngay trên trang chủ của Trello, ngay cạnh các bảng công việc khác. Chúng sẽ tự động sắp xếp nếu tài khoản của bạn có nhiều nhóm làm việc khác nhau.
Cách thêm thành viên vào bảng
- Bước 1: Mở bảng công việc lên. Dọc theo phần trên của bảng, ở ngay phía bên trái trang, nhấn chọn vào mục “Share”.
- Bước 2: Tìm kiếm người dùng bằng cách nhập địa chỉ email hoặc tên tài khoản của họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo đường liên kết và gửi nó cho ai đó nếu bạn không biết email hay tên tài khoản của họ.
- Bước 3: Sau khi đã nhập đúng tên, nhấn vào mục “Send Invitation” để gửi lời mời.
Hướng dẫn cách xóa bảng trong Trello
- Bước 1: Tại màn hình chính, nhấn chọn Board để mở bảng.
- Bước 2: Nhấn vào mục “See closed boards” để xem những bảng mà bạn đã đóng trước đó.
- Bước 3: Chọn bảng bạn muốn xóa rồi nhấn “Delete” là được.
Hướng dẫn cách tạo thẻ ghi chú cơ bản trong Trello
- Bước 1: Nhấn vào mục “Add a card” để tạo thẻ.
- Bước 2: Nhập tiêu đề cho thẻ.
- Bước 3: Nhấn chọn vào mục “Add Card” để hoàn tất.
Hướng dẫn xóa thẻ trong Trello
- Bước 1: Chọn 1 thẻ mà bạn muốn xóa.
- Bước 2: Nhấn chọn vào mục “Archive” rồi nhấn “Delete” để xóa thẻ.
- Bước 3: Tiếp tục nhấn “delete” để hoàn tất việc xóa thẻ.
Cách phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm
- Bước 1: Nhấn vào thẻ ghi chú bạn muốn chỉ định cho các thành viên của nhóm.
- Bước 2: Ở phía bên phải thẻ, nhấn chọn vào mục “Members”.
- Bước 3: Tìm kiếm người dùng mà bạn muốn giao việc và nhấn vào tên của họ để thêm họ.
Cách thêm ngày hẹn trong bảng Trello
- Bước 1: Chọn thẻ bạn muốn thêm ngày hạn.
- Bước 2: Ở phía bên phải thẻ, nhấn chọn vào mục “Due Date”.
- Bước 3: Chọn ngày hạn theo bộ công cụ lịch, thêm khoảng thời gian và nhấn chọn vào mục “Save” là được
Một số mẹo dùng Trello dành cho người mới sử dụng
Khi mới sử dụng Trello, bạn sẽ cảm thấy bỡ ngỡ và khó hòa nhập tức thời với công cụ này. Tuy nhiên, chỉ cần biết một số mẹo trong quá trình sử dụng sẽ khiến việc dùng Trello của bạn đơn giản hơn nhiều.
Bạn có thể tham khảo qua một số mẹo khi sử dụng Trello dưới đây:
- Nên sử dụng những tính năng cơ bản và tạo các dự án cơ bản. Tránh lạm dụng các chức năng của bộ công cụ quản lý này.
- Nên vẽ bản kế hoạch ra giấy trước khi nhập vào ứng dụng. Việc này giúp bạn sử dụng Trello dễ dàng hơn.
- Trello có mục giải đáp thắc mắc cho người dùng. Bạn nên đọc lướt qua phần này trước khi sử dụng.
Trello là một công cụ khá bổ ích và được nhiều người dùng đón nhận tại Việt Nam hiện nay. Mong rằng từ thông tin trên đây sẽ giúp bạn sử dụng Trello dễ dàng và hiểu được Trello là gì. Từ đó, giúp công việc của bạn thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm khá nhiều thời gian cho bản thân.