Cách sử dụng if trong excel

Hằng Hoàng Thị Thúy 01/11/2021

Tiệc Sale Lớn Nhất Năm - Xả Kho Giảm Hết

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel, hàm này cho phép bạn thực hiện so sánh lô-gic của một biểu thức cho trước và xét tính đúng sai của biểu thức đó.

Vì vậy, một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Nếu thỏa mãn điều kiện ban đầu bạn đặt ra hệ thống sẽ đưa ra giá trị hiển thị đúng theo yêu cầu, trường hợp không thỏa điều kiện ban đầu thì hệ thống sẽ trả về giá trị sai mà bạn đã yêu cầu trong biểu thức trước đó.

Trước khi vào công thức khô khan chúng ta hãy trở về tuổi thơ và giúp mẹ đi mua trứng gà nhé!

Lấy ví dụ đời sống minh họa cho hàm if

Chắc chắn các bạn đã từng được mẹ dặn đi mua trứng gà! Và dĩ nhiên trước khi đi mua mẹ sẽ luôn dặn dò đi mua trứng gà cho mẹ ở quán A nghen, còn không có thì cầm tiền về cho mẹ, con nhớ chưa?

Và chúng ta dạ thiệt mau và đi mua trứng gà với công thức: tìm trứng gà ở cứa hàng A > Có trứng gà thì mua > Không có trứng gà thì không mua.

Tương tự như hàm if chúng ta có một chuỗi công việc như sau:

• Đi tìm mua trứng trứng gà = Biểu thức so sánh [logical_test].

Đây là điều kiện tuyên quyết là phải tìm trứng gà và mua trứng gà, và dưới hình là biểu thức của nhiệm vụ đi mua trứng gà.

Ví dụ minh họa cho hàm If dựa trên tình huống thực tiễn, để dể nhớ hơn

• Có trứng gà thì mua > Giá trị điều kiện đúng [value_if_true]

Khi tìm được trứng gà là đã đúng với yêu cầu của mẹ thì ta sẽ mua, và có thể hiệu là điều kiện đúng của biểu thức và yêu cầu đi mua trứng gà cho mẹ.

Ví dụ minh họa cho hàm if với điều kiện đúng

• Không có trứng gà thì không mua > Giá trị điều kiện sai [value_if_false]

Nếu không có trứng ta không mua và về nhà, có thể hiểu đây là điều kiện sai của biểu thức mẹ dặn đi tìm và mua trứng gà.

Ví dụ minh họa cho điều kiện sai của hàm if

Như vậy chúng ta có công thức hàm If như sau:

=IF[Biểu thức so sánh, giá trị điều kiện đúng, giá trị điều kiện sai]

=IF[logical_test,value_if_true,value_if_false]

ví dụ về công thức hàm if

Chúng ta hoàn thành nhiệm vụ mẹ giao và cũng tìm hiểu xong về công thức hàm if.

Khi tạo điều kiện kiểm tra với hàm IF, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự so sánh sau đây:

Ký tự so sánh trong hàm IF

Ví dụ 1: So sánh giá trị thực tế so với ngân sách lập ra của công ty A để đánh giá trạng thái như sau:

=IF[C2>B2,"Vượt ngân sách","Trong ngân sách"]

Trong đó:

• C2 là giá trị thực tế 921.58
• B2 là giá trị ngân sách 800.00
• Điều kiện đúng khi C2>B2 là "Vượt ngân sách". Ngược lại nếu sai thì kết quả sẽ hiển thị "Trong ngân sách".

Ví dụ 2: Để xác định giá trị ngân sách bị vượt ta có thể lồng công thức toán học vào giá trị đúng hoặc sai như sau:

=IF[C2>B2,C2-B2,0]

Trong đó:

• C2 là giá trị thực tế 921.58
• B2 là giá trị ngân sách 800.00
• Nếu đúng điều kiện C2>B2 khi đó hệ thống sẽ thực hiện công thức tính C2-B2 và hiển thị kết quả. Ngược lại nếu sai thì kết quả sẽ hiển thị 0 hoặc không hiển thị.

Sử dụng công thức toán học trong hàm IF

Video minh họa:

Hàm IFS là hàm giúp bạn kiểm tra xem một hoặc nhiều điều kiện có được đáp ứng hay không và trả về một giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên. Hàm IFS giúp việc đọc các câu lệnh có nhiều điều kiện trở nên dễ dàng hơn và bạn có thể nhập 1 chuỗi điều kiện trong 1 công thức. Kết quả theo sau mỗi điều kiện sẽ được áp dụng khi điều kiện đúng, khiến việc đọc và viết công thức dễ dàng hơn.

=IFS[logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3],…]

Xét điểm IELTS để đánh giá đạt điều kiện tốt nghiệp của các sinh viên sau:

• Sinh viên có điểm trên 4 xếp loại "Đạt". Ngược lại xếp "Không đạt".

Ta có công thức IF đơn giản như sau: =IF[B2>=4;"Đạt";"Không đạt"]

Bước 1: Nhập công thức tại ô tính [1] hoặc bạn có thể chọn ô tính rồi nhập trên thanh công thức [2].

Nhập công thức vào ô tính hoặc thanh công thức

Bước 2: Nhập đầy đủ công thức vào ô tính. Với Google Spreadsheets, hệ thống sẽ hiển thị trước kết quả khi bạn nhập đúng công thức.

Bước 3: Để gán công thức cho các ô bên dưới, bạn chọn ô vuông nhỏ ngay góc dưới bên phải của ô tính bạn đang chọn [1], sau đó nhấn giữ chuột kéo theo chiều thẳng xuống đến ô cuối cùng bạn muốn gán công thức [2].

Gán công thức cho các ô khác

Sau khi gán công thức, các ô bạn chọn sẽ tự động hiển thị kết quả dựa theo công thức bạn gán.

Bài tập 1: Xếp loại học lực của các sinh viên sau:

• Sinh viên có điểm trung bình từ 9 điểm trở lên xếp loại "Giỏi".
• Sinh viên có điểm trung bình từ 7 điểm đến dưới 9 điểm xếp loại "Khá".
• Sinh viên có điểm trung bình từ 5 điểm đến dưới 7 điểm xếp loại "Trung bình".
• Sinh viên có điểm trung bình dưới 5 điểm xếp loại "Yếu".

Từ các điều kiện trên ta có công thức lồng các hàm IF như sau:

=IF[C2>=9;"Giỏi";IF[C2>=7;"Khá";IF[C2>=5;"Trung bình";"Yếu"]]]

Bài tập 2: Xếp loại rèn luyện của các sinh viên sau:

• Sinh viên có điểm rèn luyện từ 90 trở lên xếp loại "Xuất sắc".
• Sinh viên có điểm rèn luyện từ 80 đến dưới 90 điểm xếp loại "Giỏi".
• Sinh viên có điểm rèn luyện từ 50 đến dưới 80 điểm xếp loại "Khá".
• Sinh viên có điểm rèn luyện dưới 50 xếp loại "Trung bình".

Từ các điều kiện trên ta có công thức lồng các hàm IFS như sau:

=IFS[D2>=90;"Xuất sắc";D2>=80;"Giỏi";D2>=50;"Khá";D2