Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Email được dùng để liên lạc giữa các chi nhánh trên toàn thế giới, giữa các chi nhánh nhận quyền và nhượng quyền, giữa các phòng ban, thậm chí là giữa các cá nhân trong cùng một phòng ban. Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.
Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau
1. Sử dụng email đúng dịp
Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụngemail trong những trường hợp sau:
Nội dung liên lạc cần được lưu lại
Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì
Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp
2. Cài đặt email chuyên nghiệp
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
Không dùng chức năng tô đậm [bold] và viết chữ in [ABC] cho toàn bức thư.
Luôn cài đặt phần chữ ký [signature] với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn
Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@
3. Quy luật chung cho nội dung email
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”
Cách hàng giữa các ý
Sử dụng nhiều gạch đầu dòng[bullets point] hoặc số [numbering] nếu có thể
Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi [rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email]
4. Viết Subject có ý nghĩa
Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:
- Subject tồi:
Quick question [câu hỏi nhanh]
Important, read now [quan trọng, đọc ngay]
- Subject tốt:
Royal 2009 schedule announcement [Thông báo lịch học Royal 2009]
Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8
Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau [yahoo, gmail, hotmail], hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được
5. Trình bày rõ ràng
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn
Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”
Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”
Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày
6. Tránh gửi attachment
Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung emailđể người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.
Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.
7. Vai trò của bạn?
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác
To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»
8. Trả lời nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là :
«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»
9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối
Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy emailcho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ
10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng
Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.
Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.
Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp
Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn
Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc
Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ
Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp
Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật
Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.
Nguồn Internet [//www.marketingsay.com/10-nguyen-tac-su-dung-email-chuyen-nghiep/]
Số lần xem trang : :6207
Nhập ngày : 24-02-2011
Điều chỉnh lần cuối :24-02-2011
Vì email mất tới 28% thời gian của chuyên gia trung bình, mọi người thường bỏ qua nghi thức email nhân danh năng suất. Tuy nhiên, có một bộ quy tắc và mẹo để tuân theo email kinh doanh cho dù bạn có bận rộn đến đâu. Trên thực tế, nghi thức email thích hợp sẽ không chỉ cho phép bạn duy trì tính chuyên nghiệp, nhưng nó cũng có thể làm cho giao tiếp của bạn hiệu quả hơn và giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm tốn kém.
Vào thời điểm bạn đã đọc bài đăng trên blog này, bạn sẽ biết mọi thứ bạn cần biết về nghi thức email có thể vượt qua việc học của bạn với đồng nghiệp của bạn.
P.S.
Nếu bạn cần trợ giúp với nghi thức email phù hợp, bạn có thể sử dụng Flowrite để cải thiện kỹ năng viết email của mình qua đêm. Đó là một công cụ viết được hỗ trợ bởi AI, theo nghĩa đen là viết email của bạn cho bạn, đảm bảo bạn đạt được giai điệu, định dạng và nghi thức phù hợp. Đây là cách nó hoạt động:
Nghi thức email là gì?
Nghi thức email có nghĩa là các nguyên tắc hướng dẫn hành vi của chúng tôi khi gửi và nhận email. Quy tắc ứng xử này bao gồm các hướng dẫn liên quan đến ngôn ngữ, chính tả, ngữ pháp và cách cư xử phù hợp. Các nghi thức thích hợp phụ thuộc vào người bạn đang gửi email. Tại nơi làm việc, nó luôn an toàn hơn khi sai ở phía chính thức của các quy ước này.
Tại sao nghi thức email lại quan trọng?
Tuân thủ nghi thức email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ hơn tại nơi làm việc và đại diện tốt cho chủ nhân của bạn. Nó cũng sẽ làm cho thông tin liên lạc hiệu quả hơn và ngăn bạn và doanh nghiệp gặp rắc rối. Làm quen với nghi thức email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp tôn trọng với người khác và thành công trong sự nghiệp của bạn.
1. Viết một dòng chủ đề rõ ràng
Vì nhiều người trong chúng ta liên tục bị chôn vùi trong các hộp thư đến của mình, dòng chủ đề có thể có tác động đáng kể đến việc email của bạn có được mở hay không.
Để tuân thủ email nghi thức cho một dòng chủ đề rõ ràng và ngắn mô tả những gì email của bạn về một vài từ hoặc một câu ngắn gọn. Sử dụng các định danh như "đề xuất" và "ứng dụng" ngay lập tức cho người nhận nói rõ những gì mong đợi từ email của bạn. Các dòng chủ đề cung cấp tiện ích có nhiều khả năng được đọc, vì vậy hãy giữ nó thực tế.
Dù bạn làm gì, không bao giờ gửi email mà không có dòng chủ đề. Đó là một vi phạm rõ ràng về nghi thức email thích hợp. Nhìn thấy "không có chủ đề" gần như đảm bảo rằng người nhận sẽ di chuyển thông điệp của bạn thẳng vào thùng rác vì nó có vẻ đáng ngờ.
2. Bắt đầu với một lời chào chuyên nghiệp
Cách tốt nhất để chào đón một người trong email luôn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với họ và vấn đề. Cách thích hợp để bắt đầu một email chuyên nghiệp thay đổi từ chính thức đến bình thường, nhưng bạn không bao giờ nên bắt gặp không chính thức. & NBSP;
Một số lời chào phổ biến nhất bao gồm:
- Kính gửi cô/mrs./mr. Thì
- Xin chào ,
- Xin chào ,
Danh sách các lời chào không chính thức được coi là nghi thức email xấu từ "Heya" và "yo" đến chỉ tên của người nhận - & nbsp; và tin tưởng chúng tôi, bạn không muốn mắc lỗi nghi thức email này.
3. Đừng quên giới thiệu bản thân
Bạn không bao giờ cho rằng người nhận biết bạn là ai. Đặc biệt nếu bạn liên hệ với người mà bạn không biết lần đầu tiên, đó là một phần của nghi thức email để bắt đầu cơ thể email của bạn với phần giới thiệu ngắn gọn & nbsp; - & nbsp; một dòng ngắn hoặc hai thông tin liên quan sẽ làm. Nếu bạn biết người nhận nhưng bạn không hoàn toàn chắc chắn liệu tên của bạn có chuông cho họ hay không, hãy tìm cách đề cập đến lần cuối cùng bạn nói chuyện hoặc nhắc nhở họ cách bạn biết nhau.
4. Giữ nó ngắn & nbsp;
Là một nhân viên văn phòng trung bình nhận được hơn 100 email mỗi ngày, không ai có thời gian để đọc các tin nhắn dài.
Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là làm cho người nhận lướt qua toàn bộ email để tìm hiểu tin nhắn của bạn là gì. Thay vào đó, bạn nên nói thẳng về mục đích của email bằng cách nêu nó ngay từ đầu. Làm cho quan điểm của bạn nhanh chóng, không bị xáo trộn và sử dụng các câu ngắn đọc tốt. Lý tưởng nhất, email của bạn chỉ có một mục tiêu, nhưng nếu bạn cần bao gồm các chủ đề khác nhau, hãy xem xét việc ngưng tụ chúng vào các điểm đạn. & NBSP;
Khi bạn nghĩ rằng bạn đã hoàn thành, hãy dành thời gian để chỉnh sửa thông điệp của mình để đảm bảo rõ ràng và xóa tất cả các từ không cần thiết. Nếu bạn vẫn nghĩ rằng nó quá dài, hãy xem xét nếu có một kênh tốt hơn email để liên lạc về chủ đề này.
5. Không có sự hài hước
Không có giai điệu và biểu hiện phù hợp để đi cùng họ, ngay cả những cú đấm vui nhộn nhất cũng có thể cách xa mục tiêu của họ.
Đó là lý do tại sao sự hài hước thường bị lạc trong bản dịch trong một email. Sarcasm đặc biệt nguy hiểm trong định dạng bằng văn bản, vì người đọc có thể giải thích theo nghĩa đen bạn có nghĩa là điều ngược lại mà bạn vừa nói. Trừ khi bạn thực sự chặt chẽ với người nhận, bạn nên né tránh việc đùa giỡn trong một email chuyên nghiệp.
Nó thậm chí không phải là về nguy cơ bị hiểu lầm - những gì bạn thấy buồn cười không nhất thiết phải buồn cười với người nhận.
6. Cấu trúc email đúng cách
Một email chuyên nghiệp nên bao gồm một dòng chủ đề, lời chào, cơ thể, đăng xuất và chữ ký. Phố tránh xa cấu trúc này có thể được coi là vi phạm nghi thức email. Bạn nên luôn luôn tách các phần này với các đoạn vỡ đoạn văn để làm cho thông điệp của bạn dễ tiêu hóa.
Nhằm mục đích cung cấp thông điệp của bạn để thân email không còn hơn ba đoạn. Khi mọi người có xu hướng "quét" các email tìm kiếm một cái gì đó thú vị để đi sâu thay vì đọc chúng từng từ, hãy bắt đầu từng đoạn bằng cách làm nổi bật điều quan trọng nhất. Cũng nhớ để để lại một ranh giới trống giữa các đoạn văn để cải thiện khả năng đọc.
Trong trường hợp bạn cảm thấy rủi ro quá tải thông tin, hãy xem xét sử dụng Bullet Point hoặc danh sách được đánh số để mang lại nhiều cấu trúc hơn cho bài viết của bạn, hãy chia tay các phần wordy. Nếu bạn sử dụng Bold để làm nổi bật những gì quan trọng nhất, đừng bao giờ sử dụng nó cho nhiều từ hoặc cụm từ cho mỗi email.
7. Sử dụng trường hợp câu
Sử dụng một trường hợp câu có nghĩa là viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên trong một câu và bất kỳ danh từ thích hợp nào.
Thêm các mặt hàng ...